Digitala bolagsstämmor är tillåtna sedan den 1 januari 2024
)
I samband med pandemin fick företag temporärt möjligheten att hålla sina bolagsstämmor digitalt. Sedan årsskiftet har möjligheten att hålla digitala stämmor införts permanent.
För vem och grundläggande förutsättningar
Den nya lagstiftningen möjliggör för aktiebolag och ekonomiska föreningar, inklusive bostadsrättsföreningar och kooperativa hyresrättsföreningar, att hålla digitala stämmor. Bolag och föreningar har nu rätt att hålla sina årsstämmor digitalt om bolagsordningen respektive stadgarna tillåter det. Dessutom öppnar lagstiftningen för att hålla digitala stämmor vid extraordinära omständigheter utan krav på stöd i bolagsordningen eller stadgarna.
Enligt aktiebolagslagen ska bolagsstämman normalt hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. Bolagsordningen kan dock ange en annan ort i Sverige eller, med stöd av den nya lagstiftningen, tillåta att stämman hålls digitalt.
Kallelsen till stämma
Kallelsen till stämman ska normalt inkludera tid och plats för stämman samt information om förutsättningarna för aktieägares deltagande. Vid digitala stämmor ska kallelsen också inkludera instruktioner för att delta digitalt. En föreslagen dagordning, tydligt angivna ärenden och information om hur aktieägare kan utöva rösträtt måste också ingå.
Krav på ändring i bolagsordning
För att kunna hålla stämma digitalt måste alltså bolag först kalla till och genomföra en extra bolagsstämma för att ändra bolagsordningen så att den tillåter att framtida stämmor hålls digitalt. Bolagsordningen kan även ändras i samband med årsstämman.
Verktyg för att genomföra digital stämma
Den nya lagen stadgar inte vilket verktyg som ska användas för att genomföra den digitala stämman. Det centrala är att aktieägarna kan delta på stämman med en teknik som de typiskt sett har tillgång till.
Det är också viktigt att den tilltänkta stämmoordföranden för en digital stämma är förberedd på hur eventuella tekniska bekymmer under stämman ska hanteras. Vid digitala stämmor är det också viktigt att identifiering, fullmakter och rösträkning kan hanteras på ett smidigt sätt.
Särskilt om samtliga aktieägares samtycke samt hybridstämmor
Det är också värt att notera att digitala bolagsstämmor precis som tidigare är tillåtna om alla aktieägare samtycker till det. Även hybridstämmor är tillåtna utan särskilt stöd i bolagsordningen vilket innebär att stämman hålls på en fysisk plats medan vissa aktieägare närvarar digitalt.
Fondia och bolagsstämmor
Vi på Fondia har lång erfarenhet av att hantera bolagsstämmor. Vi assisterar gärna er i att upprätta en ny bolagsordning som möjliggör digitala stämmor och ser till att kallelsen uppfyller de nya kraven. Vårt team erbjuder också ordförandeskap vid bolagsstämmor för att guida aktieägarna genom komplexa beslutsprocesser. För styrelser tillhandahåller vi vår styrelsesekreterartjänst, som stödjer styrelsen med struktur och protokollföring.
Med vår kompetens inom bolagsrätt står vi redo att underlätta övergången till digitala bolagsstämmor för ert företag. För mer information eller för att diskutera hur vi kan stödja er specifikt, kontakta oss idag.
Vi finns i Stockholm, Göteborg och Malmö!
