Återgång i arbete – vad gäller när ni skapar er framtida arbetsplats?
)
Efter en längre tid av hemarbete är vi många som satt i system att låna barnens skrivbord på dagtid, drömma om teamsmöten på nätterna eller hängt upp ett tygskynke under trappan för att skapa ett provisoriskt hemmakontor. Vi har helt enkelt hittat nya arbetsrutiner som medfört både fördelar och nackdelar i vardagen.
Den 29 september påbörjas steg 4 i FHMs arbete med att avveckla de restriktioner som införts på grund av covid-19. Steget medför stora förändringar för både arbetsgivare och arbetstagare när myndighetens allmänna råd om att arbeta hemifrån tas bort. En återgång till arbetsplatsen väcker många frågor, utmaningar och möjligheter. Vad ska bli det ”nya normala” på er arbetsplats? Och vilka lagar och regler spelar in på ert val?
Arbetsgivarens arbetsledningsrätt – ingen medarbetare har ”rätt” att arbeta hemifrån
Frågan om var arbetet ska utföras är en del av arbetsgivarens givna rätt att leda och fördela arbetet. Det finns ingen rättighet för anställda att få arbeta hemifrån eller på distans.
Av anställningsavtalet ska enligt LAS §6c framgå vilken arbetsplatsen är, vilket kan medföra att det betraktas som arbetsvägran om medarbetaren inte kommer till kontoret. Arbetsvägran är en allvarlig förseelse som i förlängning kan leda till uppsägning.
Notera också att det på samma grund kan utgöra avtalsbrott på arbetsgivarens sida att permanent ålägga medarbetaren att arbeta på distans, om anställningsavtalet föreskriver en kontorsplats.
Att erbjudas att arbeta hemifrån – en konkurrensfördel
Många arbetsgivare har goda erfarenheter av arbetet hemifrån under pandemin. Jobbet har blivit gjort och Teams, Zoom, Skype och andra digitala kommunikationsformer har fungerat bra, både för större möten och sådana på tu man hand.
En undersökning från Novus (sept2020), beställd av TCO, visar att 9 av 10 tjänstemän vill ha möjlighet att fortsätta jobba hemifrån, åtminstone någon dag i veckan även efter att restriktionerna hävs. Samtidigt har 8 av 10 saknat det sociala samspelet med kollegerna. Till detta kommer att många arbetsgivare önskar öka den dynamik och kreativitet som uppstår i spontana möten mellan medarbetare på arbetsplatsen.
Detta tyder på att arbetsgivare som ger medarbetare – där tjänsten så tillåter – möjlighet att arbeta hemifrån delar av arbetstiden, öppnar för att vara en attraktiv arbetsgivare som lättare behåller kompetent personal och sörjer för en god nyrekrytering.
Arbetsmiljön, då?
Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön, vare sig det är på kontoret, hemifrån eller på café. Men trots att det inte uttryckligen framgår i lagtext finns det mildrande faktorer. Arbetsgivaren förväntas inte att knacka på hemma hos medarbetarna för skyddsrond. När hemarbetet är frivilligt, det vill säga när det erbjuds också en arbetsplats på ett fullvärdigt utrustat kontor, så behöver arbetsgivaren inte heller tillhandahålla någon extra utrustning i hemmet.
Förslagsvis ökar en arbetsgivare med personal som då och då arbetar hemifrån intresset för hur dessa organiserar sig ergonomiskt och koncentrationsmässigt och stöttar goda vanor i hemarbetet. Arbetstagare måste också alltid samverka för en god arbetsmiljö och ska rapportera risker och skador.
God arbetsledning och medarbetare med olika former av problematik
Ibland säger man att den som arbetar väl på kontoret som regel arbetar väl även hemifrån. Och att den som har problem på kontoret som regel får större problem när arbetet sker hemifrån.
Det finns medarbetare som behöver mer stöttning och ledning av arbetsgivaren än vad som kan ges på distans. Och ibland fungerar en medarbetare bra i en viss fas av sitt liv, men sämre i en annan, det kan handla om livskriser, missbruk eller annat.
Därför kan det vara viktigt att inte rusa för fort fram och bestämma att ”alla ska arbeta hemifrån två dagar i veckan”.
Viktigt att göra en policy – som kan ändras
Nej, gör en policy som sätter ramarna. Att beslut i det enskilda fallet ska tas i samråd med, och i slutändan av, närmaste chef. Individens hemarbete ska kunna utvärderas löpande och ändras i det enskilda fallet. Och det är viktigt att det tydligt framgår att policyn i sig är diskretionär, dvs arbetsgivaren kan ensidigt ändra den.
Likaså bör arbetsgivaren se över sitt försäkringsskydd för arbetstagare utanför kontoret, och i policyn kan man även passa på att klargöra vad som gäller beträffande arbetsmiljön i hemmet, utrusning och utvärderingar.
Fundera över om ni vill kräva inställelse av samtliga medarbetare till vissa gemensamma möten eller aktiviteter (även om det är någons ”jobba-hemma-dag”) samt om alla möten kan genomföras i hybrid, dvs både i fysiskt möte och på distans.
Har man fackliga representanter på arbetsplatsen är det klokt att i ett tidigt skede involvera dem i diskussionerna och i utformandet av policyn.
Hur motiverar vi medarbetarna och därmed maximerar företagets resultat post-pandemin?
Vad som ska bli det nya normala sättet för arbetsplatsen att arbeta på, är alltså en fråga som arbetsgivaren i slutändan har rätt att besluta om.
Men företagets resultat påverkas givetvis av medarbetares engagemang och välmående, varför en dialog med företagets medarbetare om hur arbetet bäst organiseras kan hjälpa till att motivera personalen. Och därmed öka företagets attraktionskraft för den mest värdefulla tillgången – medarbetarna.
