Legal Operations

En genomlysning av juristfunktionen kartlägger nuläget inom organisation, bemanning, processer, teknologi, kostnader och leveransmodell. Resultatet blir en tydlig målbild och en prioriterad plan för hur juridikfunktionen kan utvecklas.

Beroende på era behov kan genomlysningen omfatta hela juristfunktionen eller ett avgränsat område. Vi kan bland annat analysera:

• Organisation och bemanning: Har juristfunktionen rätt kapacitet, kompetens, roller och ansvarsfördelning?

• Processer och arbetssätt: Var finns ineffektivitet, onödiga överlämningar och flaskhalsar?

• Teknologi och AI: Hur används befintliga verktyg och vilka möjligheter finns till automatisering och AI-stöd?

• Leveransmodell och outsourcing: Hur bör arbetet fördelas mellan juristteamet, verksamheten, tekniska lösningar och externa partners?

• Kostnadseffektivitet: Hur ser juristkostnaderna och användningen av externa juridiska partners ut?

• Styrning och uppföljning: Hur kan juristfunktionen mäta sin prestation, sitt värdebidrag och sin påverkan på verksamheten?

Utifrån kartläggningen tar vi tillsammans fram en målbild för juristfunktionens framtida operativmodell, en så kallad Target Operating Model. Målbilden konkretiseras i rekommendationer, prioriteringar och en genomförbar handlingsplan.

En analys skapar värde först när den leder till verklig förändring. Därför kan Fondia stötta er hela vägen från nulägesanalys och målbild till implementering, utbildning och uppföljning.

Tillsammans prioriterar vi de initiativ som skapar störst nytta för juridikfunktionen och verksamheten. Vi hjälper er att utforma initiativen, tydliggöra ansvar och omsätta planen i nya arbetssätt och fungerande lösningar.

Effektiva juridiska processer gör juridiken mer tillgänglig för verksamheten och frigör tid för strategiskt och affärsnära arbete.

Vi kartlägger prioriterade processer och identifierar ineffektivitet, onödiga arbetsmoment och flaskhalsar. Därefter hjälper vi er att bedöma vilka moment som kan tas bort, standardiseras, hanteras genom självbetjäning, automatiseras eller utföras av en extern partner.

Vi kan även hjälpa er att utveckla och förbättra exempelvis:

• arbetsflöden

• standarder

• mallar, guider och playbooks

AI och legal tech kan effektivisera repetitiva arbetsmoment, förbättra tillgången till juridisk kunskap och frigöra tid för mer kvalificerat och strategiskt arbete. Rätt lösning behöver alltid utgå från verksamhetens behov, risker, processer och tekniska förutsättningar.

Vi hjälper er att identifiera de mest relevanta användningsområdena för teknologi och AI genom exempelvis:

• analys av befintlig teknologi och framtida behov,

• framtagande av strategi för att köpa eller utveckla tekniska lösningar

• utveckling av en konkret färdplan för legal tech,

• identifiering och prioritering av användningsområden för AI

• planering av promptbibliotek, AI-stödda arbetsflöden och AI-agenter

• kravställning och val av tekniska lösningar och leverantörer

• implementering i samverkan med juristfunktionen och IT

• styrning, sekretess, dataskydd och kvalitetssäkring vid användning av AI

Rightsourcing innebär att rätt arbete utförs av rätt resurs, på rätt sätt och till rätt kostnad. Arbetet kan utföras av det interna juristteamet, av verksamheten själv, med stöd av teknologi eller av en extern juridisk partner.

Vi hjälper er att definiera juristfunktionens framtida fokus och skapa en ändamålsenlig leveransmodell. Det kan innebära att:

• tydliggöra juridikfunktionens roll och centrala fokusområden

• identifiera vilka frågor juristteamet bör prioritera,

• delegera arbete och möjliggöra självbetjäning i verksamheten

• identifiera arbetsmoment som kan standardiseras eller automatiseras

• avgöra vilka uppgifter som kan läggas ut

• välja lämpliga externa lösningar och partners,

• skapa en tydlig modell för samarbete och uppföljning

Fondia kan även vara en del av den framtida leveransmodellen. Genom Legal Department as a Service, LDaaS, kan vi fungera som en outsourcad juristavdelning eller som ett flexibelt komplement till ett befintligt juristteam – ett extended legal team.

Genom DPO as a Service, DPOaaS, kan vi ta rollen som dataskyddsombud och bidra till kontinuitet och kvalitet i dataskyddsarbetet även när de interna resurserna förändras.

Vi kan också ansvara för avgränsade juridiska processer, exempelvis löpande granskning av sekretessavtal (NDA review) och personuppgiftsbiträdesavtal (DPA review), visselblåsarprocesser, regulatorisk omvärldsbevakning eller varumärkesbevakning.

Ett Legal Operations-uppdrag anpassas efter juristfunktionens behov, mognadsgrad och mål. Resultatet kan exempelvis vara:

• en tydlig målbild för juristfunktionens framtida roll

• en konkret och prioriterad handlingsplan

• tydligare roller, ansvar och beslutsvägar

• effektivare juridiska processer och kortare ledtider

• mer självbetjäning och bättre stöd till verksamheten

• en strategi och färdplan för AI och legal tech

• bättre användning av interna och externa resurser

• ökad kontroll över externa juristkostnader

• tydligare nyckeltal och uppföljning

• mer tid för strategiskt och affärsnära juridiskt arbete

Vill ni få in ett externt perspektiv eller skapa samsyn kring juristfunktionens framtida utveckling? Vi hjälper er att designa och facilitera workshops, konferenser och teamdagar som kombinerar inspiration med konkreta beslut och nästa steg.

Exempel på teman är:

• strategi och vision för juristfunktionen

• organisation, roller och prioriteringar

• effektivare arbetssätt och samarbete

• AI och legal tech

• kompetensutveckling och framtida behov

• juristfunktionens samarbete med verksamheten och ledningen

Upplägget kan omfatta:

• Före: Förintervjuer eller enkät samt gemensam formulering av mål och agenda.

• Under: Erfaren och neutral facilitering, inspiration och interaktiva övningar som leder fram till tydliga beslut.

• Efter: Dokumentation, handlingsplan med ansvariga och möjlighet till uppföljning.

Formatet kan vara en halvdag, en heldag eller en workshop över en till två dagar, hos er eller på en annan plats.