Vad gäller för dig som arbetsgivare vid önskemål om distansarbete från utlandet?

Med den fria rörligheten i EU kan det vara svårt för myndigheter att i praktiken veta var en person faktiskt befinner sig och utför arbete, mycket rörlighet går under radarn.

Samtidigt, om det skulle uppstå krav från utländska skattemyndigheter eller andra problem så blir tvingande utländsk lag involverad. Det är tidsödande och kostsamt att hantera.

Attraktiva medarbetare väljer sin arbetsgivare noga i dag. Flexibilitet är viktigt för att behålla personal och sörja för en god nyrekrytering. Orientera dig alltså snabbt i denna artikel från Fondias arbetsrättsliga och skatterättsliga team kring några av de punkter som är viktiga att känna till om vad som gäller när medarbetare vill jobba från utlandet!

 1.       Skatt för medarbetaren

När medarbetaren på eget initiativ arbetar från utlandet kan medarbetaren anses vara skattskyldig både i hemlandet (Sverige) och det land hen arbetar från (utlandet).

Hur den slutliga skattskyldigheten blir för den anställde regleras sedan via dubbelbeskattningsavtal (om ett sådant finns) mellan Sverige och landet i fråga. Det kan även förekomma krav på att den svenska arbetsgivaren ska registrera sig som arbetsgivare i utlandet, något som ofta är administrativt krångligt.

Den s.k. sexmånadersregeln som i korthet innebär att inkomst under vissa förutsättningar inte beskattas i Sverige om medarbetaren arbetar utomlands är bara tillämplig när en medarbetare är utsänd av arbetsgivaren, och gäller alltså inte om medarbetaren arbetar utomlands på eget initiativ.

Det kan alltså uppstå situationer där  en utländsk skattemyndighet kan kräva inkomstskatt av medarbetaren och där ev. sociala avgifter ska betalas i det andra landet av arbetsgivaren.

2.       Arbetsmiljöansvar och kontorsutrustning

Arbetsgivaren har fortsatt det övergripande ansvaret för arbetsmiljön vid distansarbete utomlands, dock får medarbetaren ett något ökat ansvar för att samverka med arbetsgivaren kring arbetsmiljön och rapportera upplevda problem i sin distansarbetsmiljö samt medverka till lösningar. Det behövs en kontinuerlig dialog och uppföljning och vid behov åtgärder för att rätta till eventuella brister.

Kopplad till arbetsmiljön är även frågan om vilken kontorsutrustning som ska tillhandahållas medarbetaren, vilket i huvudsak beror på om medarbetaren har tillgång till ett redan utrustat företagskontor i utlandet eller inte. Kom även ihåg att inte bara fysiska arbetsmiljöaspekter utan även olika psykosociala faktorer kan behöva beaktas vid utlandsarbete inom ramen för arbetsgivarens arbetsmiljöansvar.  

3.       Försäkringar

Ur både företagets som medarbetarens perspektiv är det viktigt att se över försäkringsskyddet inför arbete utomlands. Exempelvis kan parterna behöva säkerställa om företagets försäkring vid arbetsskada gäller även när medarbetaren befinner sig utomlands och vid behov teckna tilläggsförsäkring. Även andra försäkringar kan komma att påverkas av utlandsarbetet, t.ex. företagets ansvarsförsäkring.

Påminn även medarbetaren om att hen har eget ansvar för skador utanför arbetstid, och behöver en egen, privat, försäkring som gäller under hela vistelsen i utlandet.

4.       Sociala avgifter

En konsekvens av att en medarbetare arbetar utomlands kan bli att medarbetaren inte längre anses tillhöra det svenska socialförsäkringssystemet. Det skulle kunna leda till att den svenska arbetsgivaren ska betala sociala avgifter i utlandet.

Om medarbetaren bor i Sverige och delar sin arbetstid mellan olika länder så att arbetstiden i Sverige under perioden uppgår till minst 25 procent av den totala arbetstiden, så omfattas den anställde oftast av det svenska socialförsäkringssystemet. I sådana fall behöver företaget bara erlägga sociala avgifter i Sverige.  Försäkringskassan kan lämna besked vad som gäller efter ingivande av ett s.k. A1-intyg.

Den 1 juli undertecknade Sverige ett nytt internationellt ramavtal, en överenskommelse som gäller socialförsäkring vid distansarbete över landsgränserna. EU:s medlemsstater samt Storbritannien, Schweiz, Norge, Lichtenstein och Island har erbjudits möjlighet att tillträda avtalet. Avtalet syftar till att underlätta distansarbete över landsgränserna genom att arbetstagaren har möjlighet att omfattas av socialförsäkringsreglerna i arbetsgivarens land även om arbetstagaren är bosatt i ett annat land och arbetar på distans från hemlandet. Läs mer om vad den nya överenskommelsen innebär här.

Reglerna om sociala avgifter varierar mycket mellan olika länder, Fondia kan etablera kontakt med expertis i det aktuella landet.

5.       Fast driftställe

Utlandsarbete under längre tid kan resultera i att företaget anses ha ett fast driftsställe i landet, vilket får till följd att företaget ska betala bolagsskatt och ev. vissa avgifter och administrativa kostnader för intäkter från det fasta driftstället.

Ett antal kriterier ska vara uppfyllda för att ett fast driftställe ska uppstå, kriterierna som styr detta utgår från OECDs modellavtal men avsteg kan göras i intern rätt. Som arbetsgivare bör man därför kontrollera vad som gäller i det aktuella landet.

6.       Policy ger tydlighet och förutsebarhet

Eftersom distansarbete från utlandet är något som attraktiv arbetskraft alltmer efterfrågar finns det all anledning för arbetsgivare att orientera sig i dessa frågor. En policy ger tydlighet och förutsebarhet.  

För att få en samsyn i vad som är önskvärt och viktigt, brukar vi förorda att medarbetarna eller eventuella fackklubbar involveras i policyarbetet i ett tidigt skede.

Andra saker som är bra att tänka på är att:

• distansarbete fungerar bra för många, men inte för alla. Arbete på distans ska alltid beslutas i samråd med närmaste chef. Om medarbetaren inte levererar, eller på annat sätt råkar ut för svårigheter, ska distansarbetet kunna återkallas.

• det är klokt att tänka igenom hur man ska organisera digitala- hybrid- och fysiska möten.

• policyn rörande distansarbete hemma och i utlandet bör vara diskretionär, dvs ensidigt kunna ändras av företaget vid behov.

Fondias arbetsrättsliga team hjälper gärna till med rådgivning och upprättande av policys kring distansarbete.

Vi har kontor i Stockholm Göteborg och Malmö – Välkommen till Fondia!