”Jag vill jobba från London, Paris eller Warszawa, för att vara närmare att bistå Ukraina” – vad gäller för dig som arbetsgivare vid önskemål om distansarbete från utlandet?
)
Det är lätt att som medarbetare vilja ta sin laptop och jobba utanför Sveriges gränser i ett par månader. Vi tycker att alla arbetsgivare ska vara schyssta arbetsgivare, och också medvetna!
Vid distansarbete från utlandet finns det viktiga konsekvenser i arbetsgivaransvaret att ta hänsyn till, t ex skatt, arbetsmiljöansvar och försäkringar.
Med den fria rörligheten i EU kan det vara svårt för myndigheter att i praktiken veta var en person faktiskt befinner sig och utför arbete, mycket rörlighet går under radarn.
Samtidigt, om det skulle uppstå krav från utländska skattemyndigheter eller andra problem så blir tvingande utländsk lag involverad. Det är tidsödande och kostsamt att hantera.
Attraktiva medarbetare väljer sin arbetsgivare noga i dag. Flexibilitet är viktigt för att behålla personal och sörja för en god nyrekrytering. Orientera dig alltså snabbt i denna artikel från Fondias arbetsrättsliga och skatterättsliga team kring några av de punkter som är viktiga att känna till om vad som gäller när medarbetare vill jobba från utlandet!
1. Skatt för medarbetaren
När medarbetaren på eget initiativ arbetar från utlandet kan medarbetaren anses vara skattskyldig både i hemlandet (Sverige) och det land hen arbetar från (utlandet).
Hur den slutliga skattskyldigheten blir för den anställde regleras sedan via dubbelbeskattningsavtal (om ett sådant finns) mellan Sverige och landet i fråga. Det kan även förekomma krav på att den svenska arbetsgivaren ska registrera sig som arbetsgivare i utlandet, något som ofta är administrativt krångligt.
Den s.k. sexmånadersregeln som i korthet innebär att inkomst under vissa förutsättningar inte beskattas i Sverige om medarbetaren arbetar utomlands är bara tillämplig när en medarbetare är utsänd av arbetsgivaren, och gäller alltså inte om medarbetaren arbetar utomlands på eget initiativ.
Krångligt alltså, om utländsk skattemyndighet skulle kräva inkomstskatt av medarbetaren och ev. sociala avgifter av arbetsgivaren! Fondias skatterättsliga team kan hjälpa till att reda ut vad som gäller för ert företag.
2. Arbetsmiljöansvar och kontorsutrustning
Arbetsgivaren har fortsatt ansvar för arbetsmiljön vid distansarbete utomlands. Följande gäller.
När distansarbetet sker på arbetstagarens eget initiativ, och det finns ett utrustat företagskontor som alternativ, behöver arbetsgivaren inte tillhandahålla sådant som skrivbord, stol, extra skärmar. Inte heller behöver arbetsgivaren inspektera distanskontoret. Vid självvalt distansarbete får medarbetarna också ett något ökat ansvar för att rapportera problem i sin distansarbetsmiljö och medverka till lösningar.
Viktigt att observera är dock att arbetsgivaren fortsatt bär ansvaret för arbetsmiljön, även vid distansarbete från utlandet. Det behövs en kontinuerlig dialog, åtgärder och uppföljning vid behov.
3. Företagsförsäkring
Med att arbetsgivaren har fortsatt arbetsmiljöansvar följer att det är viktigt att kolla att företagets försäkring vid arbetsskada gäller även när medarbetaren befinner sig utomlands. Kolla gärna även om det finns fler försäkringar som kan påverkas, t. ex. företagets ansvarsförsäkring.
Och påminn medarbetaren om att hen har eget ansvar för skador utanför arbetstid, och behöver en egen, privat, reseförsäkring som gäller under hela vistelsen i utlandet!
4. Sociala avgifter
En konsekvens av att en medarbetare arbetar utomlands kan bli att medarbetaren inte längre anses tillhöra det svenska socialförsäkringssystemet. Det skulle kunna leda till att den svenska arbetsgivaren ska betala sociala avgifter i utlandet.
Om medarbetaren bor i Sverige och delar sin arbetstid mellan olika länder så att arbetstiden i Sverige under perioden uppgår till minst 25% av den totala arbetstiden, så omfattas den anställde oftast av det svenska socialförsäkringssystemet. I sådana fall behöver företaget bara erlägga sociala avgifter i Sverige. Försäkringskassan kan lämna besked vad som gäller efter ingivande av ett s.k. A1-intyg av arbetsgivaren.
Reglerna om sociala avgifter varierar mycket mellan olika länder, Fondia kan etablera kontakt med expertis i det aktuella landet.
5. Fast driftställe
Utlandsarbete under längre tid kan resultera i att företaget anses ha ett fast driftsställe i landet, vilket får till följd att företaget ska betala bolagsskatt och ev. vissa avgifter och administrativa kostnader för intäkter från det fasta driftstället.
Ett antal kriterier ska vara uppfyllda för att ett fast driftställe ska uppstå, kriterierna som styr detta utgår från OECDs modellavtal men avsteg kan göras i intern rätt. Som arbetsgivare bör man därför kontrollera vad som gäller i det aktuella landet.
6. Policy ger tydlighet och förutsebarhet
Eftersom distansarbete från utlandet är något som attraktiv arbetskraft alltmer efterfrågar finns det all anledning för arbetsgivare att orientera sig i dessa frågor. En policy ger tydlighet och förutsebarhet.
För att få en samsyn i vad som är önskvärt och viktigt, brukar vi förorda medarbetarna eller eventuella fackklubbar involveras policyarbetet i ett tidigt skede.
Andra saker som är bra att tänka på är att:
distansarbete fungerar bra för många, men inte för alla. Arbete på distans ska alltid beslutas i samråd med närmaste chef. Om medarbetaren inte levererar, eller på annat sätt råkar ut för svårigheter, ska distansarbetet kunna återkallas.
det är klokt att tänka igenom hur man ska organisera digitala- hybrid- och fysiska möten.
policyn rörande distansarbete hemma och i utlandet ska vara diskretionär, dvs ensidigt kunna ändras av företaget vid behov.
Fondias arbetsrättsliga team är bra på att medverka till tydliga policys som är bra för företaget. Vi har kontor i Stockholm Göteborg och Malmö – Välkommen till Fondia!
