Yhtiön hallinnollinen vuosikello Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa
)
Uusi vuosi on alkanut ja sen myötä useissa yhtiöissä on alettu valmistautua varsinaisiin yhtiökokouksiin.
Mitä ovat ne vuosittaiset hallinnolliset vaatimukset, joista yhtiön johdon tulee olla tietoisia erityisesti silloin, kun yhtiörakenne ulottuu yhden maan rajojen ulkopuolelle?
Tärkeimmät hallinnolliset vaatimukset ovat EU-maissa usein samankaltaisia, mutta määräajat voivat vaihdella paljonkin eri maiden välillä. Olemme laatineet yhteenvedon tärkeimmistä velvoitteista kaikissa Fondia-maissa eli Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa auttaaksemme yhtiötäsi vuotuisten hallinnollisten vaatimusten suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Alle on koottu Fondia-maiden suosituimpia yhtiömuotoja koskevat yleiset määräykset. Huomioithan, että myös yhtiöjärjestykset on aina tarkistettava, sillä niissä voidaan asettaa poikkeavia määräyksiä ja määräaikoja.
Suomi - Yksityisten osakeyhtiöiden (Oy) on noudatettava seuraavia määräaikoja:
Tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen laatiminen sekä veroilmoituksen toimittaminen - viimeistään 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen toimittaminen tilintarkastajalle, jos yhtiö on tilintarkastusvelvollinen - viimeistään kuukautta ennen varsinaista yhtiökokousta.
Yhtiökokouskutsun toimittaminen - aikaisintaan 2 kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta (voidaan luopua, jos kaikki osakkeenomistajat hyväksyvät sen kirjallisella yksimielisellä osakkeenomistajien päätöksellä).
Varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen - viimeistään 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen toimittaminen rekisteröitäväksi - 2 kuukauden kuluessa tilinpäätöksen hyväksymisestä yhtiökokouksessa.
Ruotsi - Yksityisten osakeyhtiöiden (AB) on noudatettava seuraavia määräaikoja:
Tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen toimittaminen tilintarkastajalle, jos yhtiö on tilintarkastusvelvollinen - viimeistään 6 viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta.
Yhtiökokouskutsun toimittaminen - aikaisintaan 6 viikkoa ja viimeistään 4 tai 2 viikkoa (jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään) ennen varsinaista yhtiökokousta; tästä voidaan kuitenkin luopua kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella.
Varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen - viimeistään 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilinpäätöksen toimittaminen rekisteröitäväksi - kuukauden kuluessa tilinpäätöksen hyväksymisestä yhtiökokouksessa, mutta viimeistään 7 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Viro - Yksityisten osakeyhtiöiden (OÜ) on noudatettava seuraavia määräaikoja:
Yhtiökokouskutsun toimittaminen - viimeistään viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta; tästä voidaan kuitenkin luopua kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella.
Varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen - ei erityistä määräaikaa, mutta on huomioitava, että tilinpäätös on toimitettava rekisteröitäväksi 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilinpäätöksen toimittaminen rekisteröitäväksi - viimeistään 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Jos OÜ:llä on hallintoneuvosto, hallintoneuvoston kokoukset on pidettävä vähintään kerran kolmessa kuukaudessa. Lisäksi johtokunnan on esitettävä hallintoneuvostolle katsaus OÜ:n taloudellisesta toiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta vähintään kerran neljässä kuukaudessa.
Liettua - Yksityisten osakeyhtiöiden (UAB) on noudatettava seuraavia määräaikoja:
Yhtiökokouskutsun toimittaminen - viimeistään 21 päivää ennen varsinaista yhtiökokousta; tästä voidaan kuitenkin luopua kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella.
Varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen - viimeistään 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilinpäätöksen toimittaminen rekisteröitäväksi - 30 päivän kuluessa tilinpäätöksen hyväksymisestä yhtiökokouksessa, mutta viimeistään 5 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 31. joulukuuta 2022, määräajat ovat seuraavat:
)
Varsinaisen yhtiökokouksen asialista
Varsinaisen yhtiökokouksen yhtenä tehtävänä on tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen tai toimintakertomuksen hyväksyminen edelliseltä tilikaudelta. Tämän lisäksi yhtiökokous päättää tilikauden tuloksesta: voiton jakamisesta tai siirtämisestä seuraavalle tilikaudelle tai tappion käsittelystä. Lisäksi yhtiökokous päättää muista asioista, jotka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä yhtiökokouksessa. Yhtiön saattaa olla tarpeen valita tilintarkastaja. Yhtiökokous on myös hyvä tilaisuus valita tai uudelleen valita yhtiön johtoelinten jäsenet. Suomessa ja Ruotsissa asialistalla on myös vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.
Onko sinulla yhtiöoikeuteen ja yhtiön hallinnollisiin asioihin liittyviä kysymyksiä?
Haluaisitko saada yhtiöoikeudellista asiantuntijaneuvontaa, jonka tarkoituksena on suojella ja palvella yhtiötäsi, sen johtoa sekä omistajia?
Älä epäröi ottaa yhteyttä yhtiöoikeuden asiantuntijoihimme Suomessa, Ruotsissa, Virossa sekä Liettuassa!
