)
Fondia toimii neljässä maassa. Nämä yhtiöt ovat:
Fondia Oyj (“Fondia Finland”)
Fondia Eesti OÜ (“Fondia Estonia”)
Fondia Legal Services AB (”Fondia Sweden”)
Fondia Lietuva, UAB (“Fondia Lithuania”)
Tietosuoja Fondialla
Meille Fondialla on tärkeää kunnioittaa yksityisyyttäsi ja suojata henkilötietosi huolellisesti. Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, kuinka käsittelemme henkilötietoja. Päivitetty 17.9.2026
)
Fondia Finland
Aleksanterinkatu 11
(Entrance at Kluuvikatu 6 A)
FI-00100 Helsinki
Finland
)
)
Fondia Lithuania
Gedimino pr. 20
LT-01103 Vilnius
Lithuania
)
Fondia Sweden
Drottninggatan 71 C
SE-111 36 Tukholma
Ruotsi
Fondia Oyj toimii henkilötietojen käsittelyn osalta yhteisrekisterinpitäjänä muiden Fondia-yhtiöiden kanssa. Tapahtumien, kameravalvonnan ja työnhaun osalta kukin yhtiö on itsenäinen rekisterinpitäjä.
Jos sinulla on kommentteja tai kysymyksiä siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi tai haluat käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen privacy(at)fondia.com.
Henkilötietojen käsittely
Alla on kerrottu henkilötietojen käsittelystä osioittain tietojen käyttötarkoituksen perusteella. Saat kunkin osion tekstin auki klikkaamalla otsikkoa.
Selosteen lopussa on kerrottu yleisesti tietojen luovutuksista, siirrosta EU:n/ETA:n ulkopuolelle, tietojen suojaamisen periaatteista sekä rekisteröidyn oikeuksista.
Asiakkaamme ovat lähtökohtaisesti yrityksiä. Jotta voimme tarjota palveluitamme ja olla yhteydessä asiakasorganisaatioon, keräämme sinusta asiakkaamme yhteyshenkilönä henkilötietoja, kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä aseman organisaatiossa.
Toimeksiantojen hoitamiseksi joudumme toisinaan käsittelemään myös sellaisten henkilöiden tietoja, jotka eivät ole asiakkaamme yhteyshenkilöitä, mutta liittyvät toimeksiantoon muulla tavoin. Tällaiset henkilöt saattavat olla esimerkiksi toimeksiannon antaneen asiakkaan työntekijöitä, asiakkaita, sopimuskumppaneita tai osakkeenomistajia, taikka riidanratkaisussa vastapuolena tai muutoin osallisena (kuten todistajana) asiassa. Tiedot koostuvat tyypillisesti nimistä ja yhteystiedoista, sekä toimeksiannon kannalta merkityksellisten tapahtumien tai olosuhteiden kuvauksista. Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa, kuin on välttämätöntä toimeksiannon suorittamiseksi.
Fondialla on myös lainsäädäntöön perustuva velvollisuus tuntea asiakkaansa. Lisätietoa potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille toteutettavasta prosessista löytyy ”Know Your Customer (KYC) -prosessi ” -osiosta.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja
asiakassuhteen hoitamiseksi
toimeksiantojen toteuttamiseksi
laadun varmistamiseksi ja palveluidemme ja liiketoiminnan kehittämiseksi
asiakaskyselyitä ja muuta asiakasviestintää varten
laskutusta varten.
Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta, toimeksiantojen toteuttamisesta ja asiakashallinnasta. Lisäksi käsittelemme tietoja kirjanpitoa varten lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Jos olet asiakkaanamme poikkeuksellisesti yksityishenkilönä, käsittely perustuu myös sopimuksen täytäntöönpanoon.
Tietolähteet
Keräämme henkilötiedot sinusta asiakkaamme yhteyshenkilönä suoraan sinulta itseltäsi tai muilta kanssasi samassa organisaatiossa työskenteleviltä yhteyshenkilöiltämme. Muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden tiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaaltamme.
Saatamme myös toimeksiannon niin edellyttäessä kerätä tietoja julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä tai viranomaisilta, kuten tuomioistuimilta.
Säilytysajat
Toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti kymmenen vuoden ajan, mikä on Suomen Asianajajaliiton antama suositus.
KYC eli ”Know Your Customer” on asiakkaan tunnistamisprosessi, jonka avulla keräämme tietoja organisaatioista ennen asiakassuhteen muodostamista. Tietoja päivitetään ja kerätään myös asiakkuuden aikana osana rahanpesulain vaatimaa asiakkaan jatkuvaa tuntemista.
Pyydämme sinua organisaatiosi edustajana täyttämään lomakkeen ja tunnistautumaan, jotta saamme tietoja itse organisaatiosta, mutta myös henkilötietoja organisaation edustajista, tosiasiallisista edunsaajista, vastuuhenkilöistä (jos yrityksellä ei ole tosiasiallisia edunsaajia) ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä. Osa tiedoista tulee lomakkeelle automaattisesti muista lähteistä, jolloin tietojen oikeellisuus on vahvistettava.
Keräämme KYC -prosessin yhteydessä seuraavia tietoja:
Organisaatiot
nimi
y-tunnus
osoite
maa
milloin organisaatio on perustettu
yritysmuoto
toimiala
onko organisaatiolla liiketoimintaa tai asiakkaita EU:n/ETA:n ulkopuolella
onko organisaatiolla liiketoimintaa tai asiakkaita maissa, jotka FATF (Financial Action Task Force) tai EU on luokitellut korkean riskin maiksi
onko yhdellä tai useammalla henkilöllä yli 25 % omistus tai äänivalta ja jos ei, missä roolissa edunsaajat ovat
onko organisaation edustaja / tosiasiallinen edunsaaja tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani toiminut viimeisen vuoden aikana merkittävässä julkisessa tehtävässä
luottoluokitus
mahdollisia muita lisätietoja kuten tieto varojen alkuperästä.
Organisaation edustajat
nimi
sähköpostiosoite
henkilötunnus
kansalaisuus.
Poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt (”PEP”)
nimi
syntymäaika
kansalaisuus.
Tosiasialliset edunsaajat
nimi
kansalaisuus
asuinmaa
syntymäaika
omistusosuus/äänivalta.
Vastuuhenkilöt (jos organisaatiolla ei ole tosiasiallisia edunsaajia)
nimi
rooli
kansalaisuus
asuinmaa
syntymäaika.
Osana KYC-prosessia tarkastamme organisaatiot ja sen edustajat (kuten toimitusjohtaja, hallituksen jäsenet ja tosiasialliset edunsaajat) useiden kansallisten ja kansainvälisten pakotelistojen sekä viranomaislähteiden avulla. Näihin kuuluvat Keskusrikospoliisin tekemät jäädyttämispäätökset, EU:n finanssipakotteet ja EU:n sektoripakotteet, YK:n turvallisuusneuvoston määräämät pakotteet, Ison-Britannian OFSI:n (HM Treasury) ylläpitämä UK Sanctions List sekä Yhdysvaltain International Trade Administrationin/Bureau of Industry and Securityn ylläpitämä Consolidated List. Näiden lähteiden avulla varmistetaan, ettei organisaatio tai sen edustaja ole pakotteiden kohteena tai muutoin viranomaisten seurantalistoilla ennen asiakassuhteen aloittamista tai sen jatkamista.
Lisäksi tarkistamme Yhdysvaltain OFAC:n SDN- ja Non-SDN-listat. OFAC eli Yhdysvaltain valtiovarainministeriön ulkomaanvarojen valvontavirasto (Office of Foreign Assets Control, "OFAC") hallinnoi ja panee täytäntöön Yhdysvaltojen ulkopolitiikkaan ja kansallisiin turvallisuustavoitteisiin perustuvia taloudellisia ja kaupallisia pakotteita. Näitä pakotteita kohdistetaan tiettyihin valtioihin ja hallintojärjestelmiin, terroristeihin, kansainvälisiin huumekauppiaisiin, joukkotuhoaseiden leviämiseen liittyvään toimintaan osallistuviin henkilöihin sekä muihin uhkiin Yhdysvaltain kansalliselle turvallisuudelle, ulkopolitiikalle tai taloudelle.
Asiakkaamme ovat lähtökohtaisesti yrityksiä. Jos kuitenkin olet asiakkaamme yksityishenkilönä, keräämme nimesi, henkilötunnuksesi ja osoitteesi sekä tiedon siitä, oletko poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö eli PEP. Saatamme myös tarkastaa luottotietosi. Lisäksi jos emme saa tunnistettua sinua sähköisesti, saatamme joutua pyytämään kopion henkilöllisyystodistuksesta. Tallennamme henkilöllisyystodistuksesta erikseen myös asiakirjan numeron, myöntäjän, syntymäajan, henkilötunnuksen sekä kansalaisuuden.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
KYC-prosessiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, paljastaminen ja selvittäminen
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattaminen
pakotteisiin liittyvien velvoitteiden toteuttaminen
liiketoimintariskien arvioiminen.
Fondia Oyj:n osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite, joka perustuu seuraaviin säädöksiin:
rahanpesulaki (444/2017)
EU:n pakoteasetukset
laki eräiden Suomelle Yhdistyneiden Kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä (659/1967)
muut kansalliset pakotteisiin liittyvät viranomaispäätökset.
Lisäksi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme huolehtia kattavasti liiketoimintariskeistä.
Tietolähteet
Saamme KYC-prosessissa käsiteltävät henkilötiedot pääsääntöisesti viranomaislähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä sekä luottotietojärjestelmistä. Haemme tarvittaessa taustatietoja myös muista julkisista lähteistä asiakkaidemme ja heidän liiketoimintaansa liittyvien henkilöiden, kuten toimitusjohtajan ja hallituksen jäsenten tietojen ja taustojen varmentamiseksi.
Henkilötiedot sinusta yrityksen edustajana keräämme sinulta itseltäsi.
Säilytysajat
Säilytämme KYC-prosessiin liittyviä tuntemistietoja rahanpesulain mukaisesti vähintään viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
Voit ottaa meihin yhteyttä verkkosivujemme kautta käyttäen Leadoon tarjoamaa chatbottia, yhteydenottolomakkeella tai varaamalla ajan kalenteristamme Calendlyn kautta. Näiden yhteydessä keräämme nimen ja yhteystietojen lisäksi tietoa lakitarpeistasi, joista haluat keskustella kanssamme. Pyydämme huomioimaan, että lomakkeiden kautta ei tule paljastaa tarpeettomia tietoja yksityiselämästä. Käytämme edellä mainittuja henkilötietoja yhteyden ottamiseen ja sen arvioimiseksi, miten voimme parhaiten olla sinulle avuksi.
Sijoittajasivuillamme olevan lomakkeen kautta voit myös tilata tiedotteet Fondian yhtiötiedotteista, lehdistötiedotteista, johtohenkilöiden liiketoimista, liputusilmoituksista ja omien osakkeiden hankinnoista. Keräämme tätä varten sähköpostisoitteen, tiedon siitä, mitkä edellä mainituista tiedotteista haluat tilata sekä millä kielellä haluat tiedotteet.
Käsittelyn oikeusperuste
Verkkosivujemme kautta kerättyjen henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi.
Tietolähteet
Saamme tiedot sinulta, kun olet yhteydessä meihin verkkosivujemme kautta.
Säilytysajat
Jos aloitamme toimeksiannon yhteydenottosi perusteella, tietojasi käsitellään jatkossa asiakassuhteen perusteella. Lisätietoja tällaisesta käsittelystä saat alla kohdasta ”toimeksiannot ”. Jos toimeksiantoon ei päädytä, säilytämme antamiasi henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksissa. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä suoramarkkinointitarkoituksiin saat alla kohdasta ”Suoramarkkinointi, uutiskirjeet ja muu viestintä ”.
Sijoittajasivujen tiedotteiden tilauslomakkeella annettuja tietoja säilytämme niin kauan, kun haluat vastaanottaa meiltä kyseisiä tiedotteita. Voit peruuttaa tiedotteiden tilaamisen milloin tahansa maksutta. Jos peruutat tiedotteiden tilaamisen, säilytämme sähköpostiosoitteesi, jotta voimme kunnioittaa toivettasi olla vastaanottamatta tiedotteita.
Evästeet
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Voit lukea evästekäytännöstämme, mihin tarkoituksiin ja miten käytämme evästeitä. Voit koska tahansa antaa tai peruuttaa suostumuksesi evästeiden käyttöön. Saat yleiset evästeasetukset näkyviin sivuston alalaidasta kohdasta ”Evästeasetukset ”. Tarkempaa tietoa yksittäisistä evästeistä saat klikkaamalla evästeikkunan kohdasta ”Tallennusasetukset ”.
Suoritamme evästeiden avulla profilointia niiltä osin, kuin olet antanut suostumuksesi analytiikkaevästeiden käyttöön.
Suoramarkkinointi
Jos työskentelet sellaisessa organisaatiossa, joka on potentiaalinen asiakkaamme ja toimit sellaisissa tehtävissä, joihin palvelumme olennaisesti liittyvät, saatamme kohdistaa sinuun suoramarkkinointia sähköpostitse tai puhelimitse. Lisäksi saatamme olla sinuun yhteydessä suoramarkkinointitarkoituksissa, jos olet osallistunut tapahtumaamme.
Suoramarkkinointia varten keräämme sinusta nimen, organisaation nimen, työsähköpostiosoitteen, työpuhelinnumeron ja tittelin. Näiden tietojesi käsittelyn tarkoituksena on tapahtumiemme ja palveluidemme markkinointi asiakashankintaa varten ja käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta ja asiakashankinnasta sekä markkinoida palveluitamme.
Jos olet kieltänyt suoramarkkinoinnin, säilytämme nimesi ja yhteystietosi sekä tiedon kiellosta, jotta voimme kunnioittaa oikeuttasi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Uutiskirjeet
Lähetämme säännöllisesti uutiskirjeitä, joissa kerromme ajankohtaisista asioista. Voit halutessasi tilata uutiskirjeemme esim. verkkosivustomme kautta, MyFondiaan rekisteröityessäsi tai seuraamalla Fondiaa LinkedIn:ssä. Uutiskirjeen toimittamista varten keräämme nimesi ja sähköpostiosoitteesi sekä organisaatiosi nimen.
Itse tilaamiesi uutiskirjeiden osalta käsittely perustuu antamaasi suostumukseen. Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointia maksutta. Jos saat uutiskirjeemme, koska seuraat meitä LinkedIn:ssä, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta ja asiakashankinnasta sekä markkinoida palveluitamme.
Asiakasviestintä
Lähetämme säännöllisesti asiakaskirjeitä, joissa kerromme ajankohtaisista asioista, jotka saattavat vaikuttaa organisaationne liiketoimintaan.
Mikäli organisaatiosi on Fondian LDaaS-asiakas ja sinulle on myönnetty käyttöoikeus organisaatiosi MyFondia-ympäristöön, voimme lähettää sinulle sähköpostitse palveluun kuuluvia viestejä. Tällaisia viestejä ovat esimerkiksi LDaaS-palveluun sisältyvän Legal Monitoring -palvelun ilmoitukset, joissa informoimme ajankohtaisista aiheista, kuten muutoksista lainsäädäntöön, jotka saattavat vaikuttaa toimintaanne ja siten vaatia toimenpiteitä.
Asiakasviestinnän tarkoituksena on informoida asiakkaitamme muuttuvasta lainsäädännöstä ja vaatimuksista ja käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia asiakassuhteesta. Voit lukea lisää suorittamastamme asiakastietojen käsittelystä tämän selosteen kohdasta ”toimeksiannot”.
Tietolähteet
Saamme tiedot sinulta itseltäsi tilatessasi uutiskirjeen, ilmoittautuessasi tapahtumaamme, rekisteröityessäsi MyFondiaan tai ollessasi yhteydessä meihin esimerkiksi sähköpostitse tai verkkosivujemme lomakkeiden kautta.
Voimme saada tietojasi myös joltain muulta organisaatiosi edustajalta, jos he myöntävät sinulle käyttöoikeuden MyFondiaan (LDaaS-asiakkaat).
Lisäksi saamme suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja yhteystietopalveluiden tarjoajilta.
Voimme saada tietojasi myös joltain muulta organisaatiosi edustajalta, jos he myöntävät sinulle käyttöoikeuden MyFondiaan (LDaaS-asiakkaat).
Lisäksi saamme suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja yhteystietopalveluiden tarjoajilta.
Säilytysajat
Säilytämme suoramarkkinointiin käsiteltäviä henkilötietojasi niin kauan kuin ne ovat relevantteja edustamallesi organisaatiolle suunnattavan suoramarkkinoinnin kannalta. Poistamme tiedot, kun emme enää tarvitse niitä tai kun pyydät markkinointitarkoituksiin käsiteltävien henkilötietojesi poistamista.
Uutiskirjeen lähettämiseksi käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin haluat vastaanottaa meiltä uutiskirjeitä. Uutiskirjeen tilaamisen voit peruuttaa milloin tahansa maksutta.
Asiakkuuksiin liittyvien henkilötietojen säilytysajoista voit lukea lisää kohdasta ”toimeksiannot”.
Ilmoittautuessasi järjestämiimme tapahtumiin keräämme sinulta seuraavat tiedot:
etunimi
sukunimi
sähköpostiosoite
matkapuhelinnumero (ei pakollinen tieto)
yritys/organisaatio
y-tunnus
titteli.
Lisäksi kysymme, onko edustamasi organisaatio Fondian LDaaS -asiakas sekä mistä kuulit tapahtumastamme.
Saatamme myös valokuvata tapahtumiamme ja julkaista kuvia sosiaalisen median kanavissamme. On mahdollista, että joissain kuvissa näkyy tunnistettavasti tapahtumiimme osallistuvia henkilöitä. Ilmoitamme valokuvauksesta tapahtumassa kyltein. Voit milloin tahansa kieltää meitä kuvaamasta ja julkaisemasta sellaisia kuvia, joista olet tunnistettavissa.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Keräämme ilmoituslomakkeella kysymämme tiedot tapahtumien järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme järjestää tapahtumia.
Saatamme myös käyttää yhteystietojasi markkinoidaksemme sinulle tulevia tapahtumiamme ja palveluitamme. Yhteystietojesi käyttäminen markkinointitarkoituksiin perustuu oikeutettuun etuumme markkinoida tapahtumiamme ja huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta.
Valokuvien ottaminen tapahtumassa sekä niiden julkaiseminen sosiaalisen median kanavissamme perustuu myös oikeutettuun etuumme markkinoida palveluitamme.
Tietolähteet
Tiedot kerätään sinulta itseltäsi ilmoittautumislomakkeella.
Henkilötietojen luovutukset
Saatamme järjestää tapahtumia yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa, jolloin nämä yhteistyökumppanit toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä eivätkä henkilötietojen käsittelijöinä puolestamme. Tällöin saatamme luovuttaa heille tarvittavia henkilötietoja tapahtuman järjestämiseksi.
Säilytysajat
Säilytämme yhteystietoja tulevien tapahtumien markkinointia varten niin kauan kuin ne ovat relevantteja suoramarkkinoinnin kannalta.
Poistamme markkinointia varten käsiteltävät henkilötiedot, kun emme enää tarvitse niitä tai kun pyydät niiden poistamista. Muut tiedot poistetaan tapahtuman päätyttyä.
Tapahtumissa otettuja kuvia säilytämme toistaiseksi. Voit koska tahansa pyytää sellaisten kuvien poistamista, joissa esiinnyt tunnistettavasti.
Käsittelemme sinusta yhteistyökumppanimme (esim. palveluntarjoajat) edustajana henkilötietoja yhteistyön hoitamiseksi ja hallinnoimiseksi, sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä laskutusta varten. Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä mahdolliset laskutukseen liittyvät tiedot.
Käsittelyn oikeusperuste
Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoiminnan jatkuvuudesta. Jos olet yhteistyökumppanimme oikeushenkilönä, käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon. Lisäksi käsittelemme tietoja kirjanpitoa varten lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Tietolähteet
Tiedot kerätään sinulta itseltäsi yhteistyökumppanimme edustajana.
Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeellista yhteistyötä varten. Säilytämme kirjanpitoa varten tarvittavia tietoja niin kauan, kuin lainsäädäntö meitä velvoittaa.
Käsittelemme sinusta työnhakijanamme rekrytoinnin yhteydessä seuraavia tietoja:
perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli
yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero
haettuun työtehtävään liittyvät tiedot, kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, palkkatoive ja aloittamiseen liittyvät tiedot
soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot taustastasi, kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoria (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot, työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, todistukset ja arvioinnit, viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin, referenssit sekä suostumuksellasi tehdyn henkilö- tai soveltuvuusarvioinnin tulokset ja muut tiedot
rekrytointiprosessia koskevat tiedot, kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä
mahdolliset muut tiedot, jotka olet antanut vapaaehtoisesti työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa (kuten LinkedIn-profiili).
Näiden tietojen antaminen on edellytyksenä rekrytointiprosessille.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessiemme hallinnointi. Tietojen avulla voimme olla yhteydessä hakijoihin ja tehdä päätöksiä avoimia paikkoja täytettäessä.
Tehtävään valitun henkilön osalta käsittely perustuu sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Muiden työnhakijoiden osalta Kkäsittely perustuu oikeutettuun etuumme toteuttaa rekrytointiprosessi.
Henkilö- tai soveltuvuusarviointien ja suosittelijoilta saatujen tietojen osalta käsittely perustuu suostumukseesi, jonka annat jättäessäsi työhakemuksen. Voit koska tahansa peruuttaa suostumuksen, mutta tällöin emme voi jatkaa rekrytointia osaltasi.
Profilointi
Teemme rekrytoinnin yhteydessä profilointia, kun arvioimme soveltuvuuttasi ja pätevyyttäsi haettavana olevaan tehtävään. Profiloinnin tarkoituksena on siten auttaa meitä löytämään tehtävään sopiva työntekijä. Profilointi ei kuitenkaan sisällä täysin automatisoitua päätöksentekoa, vaan HR-asiantuntijamme arvioivat aina soveltuvuutta ja tekevät päätöksiä henkilö- ja soveltuvuusarvioiden pohjalta.
Tietolähteet
Käsittelemme pääsääntöisesti vain tietoja, jotka annat meille itse rekrytointiprosessin yhteydessä. Joissain tapauksissa sSaatamme kerätä tietoa suostumuksellasi myös meille osoittamiltasi suosittelijoilta ja sosiaalisen median profiileistasi.
Käytämme lisäksi ulkoisia rekrytointikonsultteja, jotka etsivät puolestamme potentiaalisia työntekijöitä.
Säilytysajat
Säilytämme tietoja kaksi (2) vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä. Säilytysaika perustuu yhdenvertaisuuslain mukaiseen kanneaikaan.
MyFondia on ylläpitämämme alusta, joka tarjoaa työkaluja mm. organisaation lakitarpeiden kartoittamiseksi. Osa MyFondian toiminnoista vaatii rekisteröitymisen.
Rekisteröitymättä voit lukea MyFondiassa Legal Insights -lakitietopankin sisältöjä. Tällöin sinusta ei kerätä henkilötietoja sallimiasi evästeitä lukuun ottamatta. Evästeiden käytöstä verkkosivuillamme (ml. MyFondia) on kerrottu evästekäytännössämme.
Rekisteröityneenä itsepalvelukäyttäjänä pääset käyttämään Legal Health Check -työkalua edustamasi organisaation lakitarpeiden kartoittamiseksi ja AI Lawyeria, joka on tekoälypohjainen työkalu.
LDaaS-asiakkaana voit tarkastella MyFondiassa myös organisaationne toimeksiantoihin liittyvää dokumentaatiota, jos organisaatiosi on ottanut alustan käyttöön ja sinulla on oikeudet tarkastella sisältöjä. Voit lukea lisää asiakkuuteen liittyvien henkilötietojen käsittelystä kohdasta ”Toimeksiannot ”.
Käsiteltävät tiedot, käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Jotta voit käyttää MyFondiassa olevia rekisteröitymistä edellyttäviä työkaluja itsepalvelukäyttäjänä, keräämme sinusta etunimen, sukunimen, sähköpostiosoitteen ja edustamasi organisaation nimen. Näiden tietojen käsittelyn tarkoituksena on palveluidemme käytön mahdollistaminen, asiakassuhteesta huolehtiminen sekä itsepalvelukäyttäjien osalta suoramarkkinointi.
Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme varmistaa liiketoimintamme jatkuvuus sekä ylläpitää ja hoitaa asiakassuhdettamme.
Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi itsepalvelukäyttäjänä suoramarkkinointiin suostumuksellasi, jonka pyydämme rekisteröitymisen yhteydessä. Lisätietoja suorittamastamme suoramarkkinoinnista löytyy kohdasta ”Suoramarkkinointi ja uutiskirjeet ”.
Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi rekisteröityessäsi palveluun.
Voimme saada tietojasi myös joltain muulta organisaatiosi edustajalta, jos he myöntävät sinulle käyttöoikeuden MyFondiaan (LDaaS-asiakkaat).
Säilytysajat
Rekisteröityessä annettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröityminen on voimassa. Voit lopettaa palvelun käytön milloin tahansa, jolloin tietosi poistetaan.
Fondian Helsingin toimiston tiloissa on sisäänkäyntien yhteydessä tallentava kameravalvonta. Näin ollen kuva-aineistoa tallentuu kameravalvonnan alueella liikkuvista henkilöistä. Kuvan lisäksi tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.
Sisäänkäynneillä on kylttejä, joissa on kerrottu tallentavasta kameravalvonnasta.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kameravalvonnan tarkoitus on suojata omaisuutta, varmistaa alueella liikkuvien henkilöiden ja tilojen turvallisuus, ennaltaehkäistä ilkivaltaa ja rikoksia sekä auttaa jo tapahtuneiden rikosten sekä omaisuutta ja turvallisuutta vaarantavien tilanteiden selvittämisessä.
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia turvallisuudesta.
Henkilötietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan lähtökohtaisesti vain poliisille tai muulle viranomaiselle rikostutkintaa varten.
Säilytysajat
Lähtökohtaisesti tallenteita voidaan käsitellä takautuvasti 7 vuorokauden ajalta, jonka jälkeen ne hävitetään.
Järjestämme satunnaisesti alumni-iltoja, joihin kutsumme entisiä työntekijöitämme. Jos olet entinen Fondian työntekijä, säilytämme nimesi, henkilökohtaisen sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi kutsuaksemme sinut alumneille suunnattuihin tapahtumiimme.
Käsittelyn oikeusperuste
Käsittely perustuu antamaasi suostumukseen.
Säilytysajat
Säilytämme tietoja niin kauan, kuin haluat tulla kutsutuksi alumni-iltoihin. Poistamme tiedot heti, kun et enää halua vastaanottaa kutsuja.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Emme lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei lainsäädäntö tai viranomainen velvoita meitä niin tekemään. Tietojen mahdolliset luovutukset on kuvattu yllä olevissa osioissa.
Hyödynnämme kuitenkin henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet esimerkiksi IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Palveluntarjoajien kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyn osalta sopimukset, joilla varmistetaan, että henkilötietosi ovat turvassa ja niitä käsitellään ainoastaan sovellettavan lainsäädännön ja ohjeidemme mukaisesti.
Emme lähtökohtaisesti siirrä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytämme kuitenkin kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme siitä, että tietojen siirroissa käytetään tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimenpiteitä.
Henkilötietojen suojaaminen
Käytämme erilaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Arvioimme säännöllisesti järjestelmiämme, rutiinejamme ja käytäntöjämme varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely on turvallista ja suojattua.
Rekisteröityjen oikeudet
Alla on kuvattu henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeudet, joita voit käyttää olemalla yhteydessä meihin sähköpostitse osoitteeseen privacy(at)fondia.com.
Oikeus tutustua tietoihin
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, mitä henkilötietojasi käsittelemme sekä oikeus saada kopio näistä tiedoista. Voimme kieltäytyä tietojen antamisesta ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Meillä on velvollisuus varmistaa, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheettömiä ja ajan tasalla. Jos kuitenkin katsot, että käsittelemme sinusta virheellisiä tai puutteellisia tietoja, sinulla on oikeus pyytää näiden tietojen oikaisemista tai täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Voit tietyissä tapauksissa vaatia, että henkilötietosi poistetaan. Voit vaatia poistoa esimerkiksi silloin, kun emme enää tarvitse tietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin. Tällöin poistamme tietosi, ellei meillä ole oikeudellista velvoitetta tai muuta pakottava syytä säilyttää tietojasi.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Niiltä osin, kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, voit vastustaa tietojesi käsittelyä. Jos emme pysty osoittamaan perusteltuja ja huomattavan tärkeitä syitä käsittelylle, meidän on lopetettava kyseisten henkilötietojen käsittely.
Lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, jolloin lopetamme käsittelyn välittömästi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, jolloin saamme ainoastaan säilyttää, mutta emme käyttää henkilötietojasi. Rajoitusoikeutta voidaan soveltaa esimerkiksi, jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että emme käsittele henkilötietoja toimintaamme soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.