Tietosuoja Fondialla

Meille Fondialla on tärkeää kunnioittaa yksityisyyttäsi ja suojata henkilötietosi huolellisesti. Pyrimme siihen, että kaikki tekemämme henkilötietojen käsittely on läpinäkyvää ja siksi olemme koonneet tähän osioon kaiken henkilötietojesi käsittelyä koskevan tiedon.

 

Fondia toimii neljässä eri maassa, joista jokainen toimii osaltaan rekisterinpitäjänä. Kaikki tietosuojaan liittyvät kyselyt ja pyynnöt tulee osoittaa sähköpostitse osoitteeseen privacy(at)fondia.com.

 

Fondia Finland
Aleksanterinkatu 11 (Entrance at Kluuvikatu 6 A) FI-00100 Helsinki Finland
Fondia Estonia
Rotermanni 14 EE-10111 Tallinn Estonia
Fondia Lithuania
Gedimino pr. 20 LT-01103 Vilnius Lithuania
Fondia Sweden
Kungsgatan 56 SE-11122 Stockholm Sweden

 

Miten käsittelemme henkilötietoja?

Olemme jakaneet henkilötietojen käsittelyn eri osioihin riippuen missä roolissa haluat tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Emme tee profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

 

Vierailen Fondian verkkosivuilla

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Sivuillamme on käytössä chatbot, jonka käyttö edellyttää analytiikkaevästeiden hyväksymistä. Chatbot toimii automaattisesti ja sen toiminnallisuudessa hyödynnetään koneoppimista, jolla pyritään optimoimaan vastausten hyödyllisyyttä sinulle. Chatissa antamiasi henkilötietoja (yhteystietojasi ja muita mahdollisia tietoja) käytetään yhteyden ottamiseen pyytäessäsi sekä sen arvioimiseksi, miten voimme parhaiten auttaa sinua. Ethän paljasta chatissa tarpeettomia tietoja yksityiselämästäsi.

Voit ottaa meihin yhteyttä myös sivuiltamme löytyvällä lomakkeella tai varata ajan kalenteristamme. Kummassakin tapauksessa keräämme sivulta nimen ja yhteystietojen lisäksi tietoa juridisesta kysymyksestä, johon kaipaat apua. Tietoja käytetään yhteyden ottamiseen ja sen arvioimiseksi, miten voimme parhaiten auttaa sinua.

Emme kohdenna sinuun suoramarkkinointia sähköpostitse tai puhelimitse. Käytämme sivustollamme kuitenkin markkinointievästeitä, joiden tarkoituksena on kohdentaa sinulle mainontaa sosiaalisessa mediassa.

Käsittely perustuu antamaasi suostumukseen. Evästeiden osalta voit aina peruuttaa suostumuksesi evästeasetuksistamme sivun vasemmasta alalaidasta klikkaamalla keksiä.

Mistä saamme tietoja?

Keräämme tiedot sinulta itseltäsi, kun vierailet verkkosivuillamme.

Miten pitkään säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme chatbotin kautta antamiasi henkilötietoja niin kauan, kuin ne ovat tarpeen yhteyden ottamiseksi ja mahdollisen toimeksiannon käynnistämiseksi. Jos sinusta tulee asiakkaamme, on henkilötietojesi käsittely kuvattu kohdassa ”Olen Fondian asiakas tai asiakkaan yhteyshenkilö”. Evästeiden säilytysajat on kuvattu ”Evästeet” -osiossa.

Fondia on kohdistanut minuun markkinointia

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Keräämme potentiaalisista asiakkaistamme perus- ja yhteystiedot kuten nimi, työsähköpostiosoite, -puhelinnumero ja asema yrityksessä.

Näiden tietojen keräämisen tarkoituksena on

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen paremmin tarpeitasi vastaaviksi

  • palveluidemme markkinointi yrityksille

  • mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme.

Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta ja asiakashankinnasta.

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ammatillisista sosiaalisen median verkostoista, yhteystietopalveluiden tarjoajilta ja sinulta itseltäsi, kun olet yhteydessä meihin esimerkiksi verkkosivujemme chatbotin kautta, sähköpostitse, puhelimitse tai käyttäessäsi VirtuaaliLakimiestä.

Kenelle luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Saatamme luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneillemme, jotka suorittavat markkinointia tai järjestävät kampanjoita ja tapahtumia kanssamme ja puolestamme, ja jotka katsovat olevansa rekisterinpitäjiä eivätkä lukuumme toimivia henkilötietojen käsittelijöitä (tällaisia tahoja ovat mm. erilaiset sosiaalisen median toimijat ja mainosverkostot). Muutoin emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, elleivät lainsäädäntö tai viranomaisen määräys velvoita meitä niin tekemään.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä EU/ETA:n ulkopuolelle. Huolehdimme siitä, että tietojen siirroissa käytetään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Kohdennamme markkinointia yrityksille. Yritysten yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat relevantteja kyseiselle yritykselle suunnattavalle markkinoinnille. Poistamme tiedot, kun emme enää tarvitse niitä markkinointitarkoituksiin.

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista, mikäli et enää halua vastaanottaa meiltä markkinointia.

Olen Fondian asiakas tai asiakkaan yhteyshenkilö

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Keräämme asiakkaidemme yhteyshenkilöiden nimen, työsähköpostiosoitteen ja -puhelinnumeron sekä aseman yrityksessä.

Keräämme tietoja

  • asiakassuhteen hoitamiseksi

  • toimeksiantojen toteuttamiseksi

  • asiakaskyselyitä varten

  • mahdollisen hyväntekeväisyyslahjoituksen tekemiseksi puolestasi

  • laskutusta varten.

Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta, toimeksiantojen toteuttamisesta ja asiakashallinnasta. Lisäksi käsittelemme tietoja kirjanpitoa varten lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Mistä saamme tietoja?

Tiedot kerätään sinulta itseltäsi, asiakasyritykseltämme, viranomaisilta ja luottotietoyhtiöiltä.

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakkaita koskevat henkilötiedot poistetaan, kun tiettyyn asiakassuhteeseen tai palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Tämä aika on tyypillisesti kymmenen (10) vuotta.

Fondia on asiakkaamme

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Keräämme toimittajiemme yhteyshenkilöiden nimen, työsähköpostiosoitteen ja -puhelinnumeron sekä aseman yrityksessä toimittajasuhteen hoitamiseksi ja laskujen maksamista varten. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoiminnan jatkuvuudesta. Lisäksi käsittelemme tietoja kirjanpitoa varten lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Mistä saamme tietoja?

Tiedot kerätään sinulta itseltäsi ja toimittajayritykseltä.

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Toimittajia koskevat henkilötiedot poistetaan, kun toimittajasuhde päättyy.

Haen työpaikkaa Fondialta

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Käsittelemme työnhakijoistamme seuraavia tietoja, jotta voimme edetä rekrytointiprosessissa:

  • Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli

  • Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite

  • Hakemaasi työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, palkkatoive ja aloittamiseen liittyvät tiedot

  • Meille antamasi soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestäsi, taustastasi ym. kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoria (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit, viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin, referenssit sekä suostumuksellasi tehdyn  henkilöarvioinnin ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja näitä koskevat tiedot

  • Rekrytointiprosessia koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä

  • Mahdolliset muut tiedot, jotka olet itse vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili

Tietojesi käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessiemme hallinnointi. Tietojen avulla voimme ottaa yhteyttä  hakijoihin ja tehdä päätöksiä työtehtäviä täytettäessä.

Jättäessäsi meille hakemuksen, käsittely perustuu suostumukseesi. Voit peruuttaa suostumuksesi vetäytymällä rekrytointiprosessista.

Mistä saamme tietoja?

Käytämme pääsääntöisesti tietoja, jotka olet itse antanut meille rekrytointiprosessin yhteydessä. Lähettämällä työhakemuksen annat luvan kerätä tietojasi LinkedIn-profiilista sekä mahdollisilta suosittelijoilta. Käytämme lisäksi ulkoisia rekrytointikonsultteja, jotka etsivät puolestamme potentiaalisia työntekijöitä.

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi kaksi (2) vuotta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

Kehen voin olla yhteydessä, jos haluan lisätietoja hakuprosessista?

Lisätietoja rekrytointiprosessista antaa Wilma Laukkanen, johon voit olla yhteydessä puhelimitse +358 20 720 5674 tai sähköpostitse wilma.laukkanen(at)fondia.com.

Osallistun Fondian tapahtumaan/webinaariin

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Keräämme ilmoittautumisen yhteydessä tapahtumien järjestämiseksi ja toteuttamiseksi osallistujista henkilötietoja kuten nimi, titteli, erityisruokavaliot, allergiatiedot sekä laskutusta varten tarvittavat tiedot. Keräämme tiedot suostumuksellasi. Voit perua ilmoittautumisesi milloin tahansa ennen tapahtumaa ilmoittamalla meille, jolloin poistamme tietosi.

Tapahtuman jälkeen käsittelemme tietoja laskutusta ja kirjanpitoa varten. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia kirjanpidosta ja laskutuksesta.

Mistä saamme tietoja?

Tiedot kerätään sinulta itseltäsi täyttämästäsi osallistumislomakkeesta.

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Säilytämme tarvittavia osallistujatietoja niin kauan, kuin on tarpeen laskutusta ja kirjanpitoa varten ja muut tiedot poistetaan tapahtuman päätyttyä.

Käytän Fondian VirtuaaliLakimiestä

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Keräämme VirtuaaliLakimieheen rekisteröitymisen yhteydessä etunimen, sukunimen, yrityksen, tittelin, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen sekä salasanan. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi sekä liiketoimintamme jatkuvuuden varmistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi

  • asiakassuhteemme hoitaminen

  • suoramarkkinointi.

 Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi rekisteröityessäsi palveluun.

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Rekisteröityessäsi antamiasi tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröitymisesi on voimassa.

Miten tietoja käsitellään sopimusgeneraattorissa?

Käyttäessäsi sopimusgeneraattoria, syöttämäsi tiedot tallentuvat palveluun asiakirjojen luomista varten. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin. Sopimusgeneraattorin avulla luoduissa dokumenteissa olevia tietoja säilytetään 30 päivän ajan dokumentin laatimisesta.

Tietojani käsitellään osana Fondian asiakkaalta saamaa toimeksiantoa

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Asiakkailta saamiemme toimeksiantojen hoitamiseksi joudumme toisinaan käsittelemään toimeksiantoihin liittyvien ihmisten henkilötietoja. Nämä tiedot saattavat koskea toimeksiannon antaneen asiakkaan henkilöstöä, sopimuskumppaneita tai osakkeenomistajia sekä riidanratkaisussa myös muita henkilöitä, jotka ovat vastapuolella tai muuten osallisena asiassa.

Tiedot koostuvat tyypillisesti nimistä ja yhteystiedoista, sekä toimeksiannon kannalta merkityksellisten tapahtumien tai olosuhteiden kuvauksista. Tietoja käsitellään vain sellaisessa laajuudessa, kuin on välttämätöntä toimeksiannon suorittamiseksi.

Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme huolehtia liiketoimintamme jatkuvuudesta ja toimeksiantojen toteuttamisesta.

Mistä saamme tietoja?

Tiedot kerätään pääasiallisesti asiakasyritykseltämme.

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Toimeksiantojen toteuttamisen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot poistetaan, kun toimeksiantoon liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Tämä aika on tyypillisesti kymmenen (10) vuotta.

Fondia käsittelijänä

Fondia Sága

Fondia Sága on Fondian asiakirjageneraattori ja tapa laatia asiakkaalle räätälöityjä sopimuksia kiinteään kuukausihintaan. Fondia Ságassa asiakas voi itse muodostaa asiakirjoja ja ladata muodostetut asiakirjat, kun vaaditut tiedot on täytetty. Asiakirjat voivat sisältää Fondian asiakkaiden työntekijöiden ja asiakkaiden yhteyshenkilöihin liittyviä tietoja.

Asiakas on rekisterinpitäjä Fondia Ságassa käsiteltäville henkilötiedoille ja Fondia käsittelee tietoja asiakkaan lukuun. Asiakas ja Fondia ovat solmineet henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen.

Alikäsittelijänämme on Thomson-Reuters, joka tarjoaa teknisen alustan Fondia Sága-palvelulle. Tiedot tallennetaan EU:n sisäpuolelle (Alankomaihin). Thomson-Reuters käyttää alihankkijoita palvelun tarjoamiseen, mistä saat lisätietoja täältä.

Tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin palvelu on käytössä asiakkaalla. Asiakas voi itse määritellä säilytysajat ja poistaa tietoja omien tiedonhallintakäytäntöjensä mukaisesti.

Fondian Know Your Customer (KYC) -prosessi

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Keräämme potentiaalisista asiakkaistamme tuntemistietoja ja muita henkilötietoja “Know Your Customer” eli KYC-prosessin yhteydessä

  • rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi, paljastamiseksi ja selvittämiseksi

  • rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten

  • pakotteisiin liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi

  • liiketoimintariskin arvioimiseksi.

Ennen kuin aloitamme yhteistyön, tarvitsemme yhteisön nimen ja y-tunnuksen sekä tunnistautumista varten yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Tämän jälkeen lähetämme sähköpostitse linkin lomakkeeseen, jonka täyttämisen yhteydessä yhteyshenkilön tulee tunnistautua. Jotta lomakkeella pääsee eteenpäin, tulee yhteyshenkilön syöttää lomakkeeseen tekstiviestitse lähetetty tunnusluku.

Lomakkeella kerätään tietoja yhteisöstä sekä henkilötietoja yhtiön edustajasta, tosiasiallisista edunsaajista sekä poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä.

Yhteisöistä kerättäviä tietoja ovat:

  • nimi

  • y-tunnus

  • toimiala

  • onko yhteisöllä liiketoimintaa/asiakkaita EU:n/ETA:n ulkopuolella

  • onko yhteisöllä liiketoimintaa/asiakkaita tietyissä korkean riskin maissa

  • onko kaikki tosiasialliset edunsaajat ilmoitettu kaupparekisteriin

  • onko yhdellä tai useammalla henkilöllä yli 25 % omistus tai äänivalta yhteisössä ja jos ei, missä roolissa edunsaajat ovat

  • onko yhteisön edustaja / tosiasiallinen edunsaaja tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani toiminut viimeisen vuoden aikana merkittävässä julkisessa tehtävässä

  • mahdolliset lisätiedot jakommentit

Yhteisön edustajasta keräämme nimen, henkilötunnuksen ja kansalaisuuden. Tosiasiallisista edunsaajista keräämme nimen, henkilötunnuksen, kansalaisuuden, sähköpostin, puhelinnumeron sekä tiedon siitä, miksi henkilö on tosiasiallinen edunsaaja. Yhteisön poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä keräämme nimen, syntymäajan ja kansalaisuuden.

Jos asiakkaana on yksityishenkilö, saatamme myös tarkastaa luottotiedot. Lisäksi jos emme saa tunnistettua asiakasta sähköisesti, saatamme joutua pyytämään kopion henkilöllisyystodistuksesta kuten passista. Tallennamme passikopiosta passin numeron, myöntäjän, syntymäajan, henkilötunnuksen sekä kansalaisuuden.

Saatuamme täytetyn lomakkeen, keräämme yhteisöstä lisäksi kaupparekisteriotteen, riskiluokituksen, mahdolliset maksuhäiriömerkinnät sekä edunsaajarekisteriotteen. Tietoja päivitetään ja kerätään myös asiakkuuden aikana osana rahanpesulain vaatimaa asiakkaan jatkuvaa tuntemista esim. yhteyshenkilön vaihtuessa. Haemme säännöllisesti asiakkaistamme kaupparekisteriotteen ja otteen tosiasiallisista edunsaajista.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite, joka perustuu seuraaviin säädöksiin:

  • rahanpesulaki (444/2017)

  • EU:n pakoteasetukset

  • laki eräiden Suomelle Yhdistyneiden Kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä

  • muut kansalliset pakotteisiin liittyvät viranomaispäätökset.

Lisäksi käsittelyperusteena on Fondian oikeutettu etu huolehtia kattavasti liiketoimintariskeistä.

Mistä saamme tietoja?

Lomakkeen kautta saatavat tiedot keräämme yhteisön yhteyshenkilöltä tai henkilöasiakkaalta.

Kaupparekisteristä pyydämme kaupparekisteriotteen sekä tarkistamme tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot. Tarkistamme myös mahdolliset maksuhäiriömerkinnät luottotietorekisteristä. Lisäksi tarkistamme tarvittaessa pakotelistaukset ja haemme taustatietoja muista julkisista lähteistä yhteisön ja henkilöasiakkaiden tietojen ja taustojen varmentamiseksi.

Miten pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme KYC-prosessiin liittyviä tuntemistietoja rahanpesulain mukaisesti viisi (5) vuotta tiedon keräämisestä. Riskiarvioinnissa kertaluontoisesti käytettävät tiedot poistetaan arvioinnin päätyttyä.

 

Kenelle luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei lainsäädäntö tai viranomainen velvoita meitä niin tekemään.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä EU/ETA:n ulkopuolelle. Huolehdimme siitä, että tietojen siirroissa käytetään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä.

 

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

  • Oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot.

  • Oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista.

  • Oikeus vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista.

  • Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.