Toimittajasopimukset - päivityksiä tarvitaan kestävyysvaatimuksiin vastaamiseksi

Viime vuoden 2023 aikana ESG:hen ja kestävään kehitykseen liittyvä sääntely-ympäristö on kehittynyt nopeasti. Useita kestävään kehitykseen liittyviä aloitteita on hyväksytty ja tullut voimaan tai ne ovat parhaillaan siirtymävaiheessa. Uudet vaatimukset kattavat suuren osan kaikesta liiketoiminnan osa-alueista, lähtien johdon sitoutumisesta tekniseen kestävyysraportointiin ja kestävyystiedon tuottamiseen, toimitusketjun hallintaan ja niin edelleen.

Vastuullisuutta koskevat velvoitteet voivat vaikuttaa organisaation koko arvoketjuun, ja siksi niitä olisi harkittava huolellisesti sekä menettelyjen että sopimusten näkökulmasta. Vaatimukset voivat esimerkiksi vaikuttaa yritysten arvoketjun tietovaatimuksiin sekä huolellisuusvelvoitteisiin ja -vaatimuksiin, liikekumppaneiden välisten tietojen vastaanotto- ja raportointitarpeisiin, tiettyjen tuotteiden tuontivaatimuksiin, ilmasto- ja biodiversiteettitoimiin jne.

Toimitusketjun hallinnan ja siihen kuuluvien kaupallisten sopimusten osalta tämä tarkoittaa sitä, että yritysten on myös varmistettava, että sovellettavat vastuullisuusvaatimukset konkretisoidaan sopimusvelvoitteina ja -oikeuksina eri sopimusosapuolten välillä.

Seuraavaksi tarkastelemme erityisesti yrityksen ja sen tavarantoimittajien välisiä hankintasopimuksia ja kestävyysraportointia koskevia sääntöjä. Vuodesta 2024 alkaen EU:n yritysten kestävyysraportointi direktiiviä (CSRD) alettiin soveltaa ensin suuriin pörssiyhtiöihin. Sääntöjä laajennetaan vuonna 2025 koskemaan myös muita suuria yrityksiä, ja asteittain soveltamisalaa laajennetaan koskemaan myös pk-yrityksiä, tosin vapaaehtoisuuden pohjalta.

Jotta yritys saisi toimittajiltaan CSRD:n edellyttämät tiedot, sen olisi suositeltavaa sisällyttää hankintasopimuksiinsa sopimuslausekkeita, jotka velvoittavat kunkin toimittajan keräämään ja toimittamaan yritykselle CSRD:n edellyttämät tiedot. Lisäksi sopimuslausekkeet olisi laadittava siten, että yritys voi välittää kyseiset tiedot edelleen asiakkailleen tai muille kaupallisille kumppaneilleen, joilla on CSRD:n mukainen lakisääteinen raportointivelvollisuus ja joiden on sen vuoksi saatava kyseiset tiedot omilta toimitusketjun kumppaneiltaan.

Jos yrityksesi kuuluu suoraan CSRD:n raportointivaatimusten soveltamisalaan, on suositeltavaa päivittää yrityksesi hankintasopimukset niin, että hankintasopimuksen ehtojen mukaan yrityksesi voi saada toimittajilta lakisääteistä raportointia varten kestävään kehitykseen ja ESG:hen liittyviä tietoja. Jos yrityksesi ei kuulu suoraan uusien sääntöjen soveltamisalaan, mutta esimerkiksi yrityksesi arvoketjuun kuuluvan asiakasyrityksen on raportoitava vastuullisuudestaan CSRD:n nojalla, on samalla tavoin suositeltavaa lisättävä asiaankuuluvia sopimusehtoja hankintasopimukseen, joilla varmistetaan, että kyseinen asiakasyritys voi saada lakisääteisiä tietoja yrityksesi kautta. Kun toimittajille asetetaan sopimusvelvoite, jonka mukaan niiden on toimitettava tarvittavat raportointiin liittyvät tiedot, mahdollistaa se osaltaan sen, että yrityksesi voi puolestaan noudattaa soveltuvin osin lakisääteisiä raportointivaatimuksia.

Toimittajasopimuksen päivittäminen on yksi käytännön toimista ja väline, jolla varmistetaan, että yrityksen arvoketjun kaupalliset kumppanit pystyvät noudattamaan kestävyysraportointivaatimuksia.

Nyt on hyvä aika arvioida yrityksesi kaupallisten sopimusten sisältö ja varmistaa, että ne on päivitetty siten, että ne sisältävät EU:n vastuullisuussääntelyn kannalta tarpeelliset tiedot. Näin yrityksesi voi rajata riskejä siitä, että yrityksesi ei noudattaisi suoraan yritykseen tai sen asiakkaisiin tai liikekumppaneihin sovellettavia kestävyysvaatimuksia.

Fondian vastuullisuuteen ja kaupallisiin sopimuksiin perehtyneet juristit kartoittavat mielellään tarvittavat sopimuspäivitykset ja muut toimet, jotka ovat yrityksesi kannalta olennaisia vastuullisen liiketoiminnan rakentamisessa.