Legal tech - laadunvarmennusta ja riskienhallintaa urakkasopimuksiin

Oikeusteknologiassa on kyse ohjelmistojen hyödyntämisestä juridiikan tekemisessä ja tukemisessa. Tyypillisiä käyttökohteita ovat esimerkiksi sopimusanalytiikka, dokumenttiautomaatio ja erilaiset asiantuntijajärjestelmät (ks. aiempi kirjoituksemme aiheesta). Järjestelmistä on saatavissa hyötyä myös rakentamisen urakoiden lakiasioiden hallintaan.

Rakentamisessa erilaisia urakkamuotoja on useita (kokonaisurakka, jaettu urakka, kokonaisvastuurakentaminen jne.). Kun mukaan otetaan aliurakat, kaikille urakkamuodoille tyypillinen yhteinen tekijä on harjoituksessa mukana olevien osapuolten ja sitä myötä erilaisten sopimussuhteiden suuri määrä. Jos aliurakkasopimusten ehtoja ei ole laadittu yhdenmukaisiksi pääurakkasopimuksen ehtojen kanssa, muodostuu katvealueita ja voi syntyä oikeudenmenetyksiä. Yleisten sopimusehtojen (YSE 1998, Orgalime, ECE 188, NL(M) jne.) käyttö ja sivu-urakoiden alistaminen vähentävät näitä riskejä, mutta toisiaan täydentävät hankekohtaiset asiakirjat ja sopimusten ketjuuntuminen usein lisäävät haastekerrointa.

Onneksi apuja on saatavilla. Tarjolla on työkaluja, joilla tarvittavan dokumentaation luomista voidaan automatisoida, jotka tarjoavat keskitetyn alustan sopimusasiakirjojen neuvottelemiselle ja hyväksymisprosessille, joilla asiakirjat voidaan arkistoida tekoälyä hyödyntäen ja määräajoista muistuttaen ja jotka kytkeytyvät halutussa määrin muihin käytössä oleviin työkaluihin. Tässä pari keskeistä nostoa urakkasopimusten kannalta:

Sopimusautomaatio. Automaatio lisää tehokkuutta ja säästää aikaa, kun esimerkiksi aliurakointisopimukseen ja sen eri liitteisiin tarvittavat tiedot tarvitsee syöttää vain kertaalleen, ja järjestelmä hoitaa loput. Se myös varmistaa johdonmukaisuuden: samat asiat tulevat käsitellyiksi samoissa yhteyksissä samalla tavalla, ja vaikkapa urakkaohjelmamallin muuttuessa uusin malli tulee automaattisesti käyttöön kaikille käyttäjille. Automaatio on myös riskinhallintatyökalu: mahdollisuus virheisiin vähenee, kun esimerkiksi varmistetaan että sopimuksissa on oikeat liiteversiot, ja asiakirjakohtaisesti voidaan määritellä, mitä käyttäjät voivat itse muokata ja mitkä muutokset edellyttävät hyväksyntää.

Sopimushallinta. Asianmukaisilla työkaluilla urakkasopimukset on mahdollista generoida, neuvotella, hyväksyttää ja arkistoida keskitetysti ilman ylimääräistä versionhallinta- ja sähköpostirumbaa. Oikeanlainen ohjelmistoalusta mahdollistaa sopimusprosessin etenemisen seurannan urakka-asiakirjojen teko- ja neuvotteluvaiheessa, sovitut työnkulut lopullisten versioiden läpikäynnille ja sähköisille allekirjoituksille sekä lopulta arkistoympäristön, josta hankekohtaiset asiakirjat löytyvät helposti ja joka tukee erilaisten urakkaan liittyvien sopimuksellisten aikataulujen seurantaa sekä muutos- ja lisätöiden dokumentaation hallintaa.

Me Fondialla autamme sinua paremman huomisen rakentamisessa paremmilla oikeudellisilla ratkaisuilla. Jos haluat keskustella asiasta lisää, voit ottaa yhteyttä Pessi Honkasaloon tai Satu Pohjaan.