Juristin vinkit teknologian ja tekoälyn käyttöönottoon

Teknologian ja tekoälyn integrointi liiketoimintaan on merkittävä askel kohti tehokkaampaa ja älykkäämpää liiketoimintaympäristöä. AI-työkalujen hyödyntäminen ei ole enää vain teknologian eturintamassa olevien yritysten etuoikeus, vaan kovaa vauhtia arkipäiväistyvä työkalu jokaisen yrityksen kilpailukyvyn säilyttämiseksi.

Organisaation tekoälymatkan huoneentauluksi voidaan nostaa kolme ydinohjetta:

  1. Tunne asiaan liittyvä sääntely

  2. Kommunikoi, kouluta, kannusta

  3. Tiedä mitä hankit

Tunne sääntely

Sääntely on organisaation toiminnan peruskivi ja johto vastaa sääntelyn noudattamisesta. Tekoälyasetus (AI Act) on tämän kirjoituksen julkaisuhetkellä edelleen viimeistelyvaiheessa. Sitä aletaan soveltaa asteittain seuraavan kolmen vuoden kuluessa (kieltojen osalta ehkä vielä 2024 aikana) ja se tuo aikanaan tullessaan merkittävästi uusia velvoitteita tekoälyn kehittäjille ja käyttäjille erityisesti korkeariskisissä käyttökohteissa. Jo ennen sitä tekoälyn käyttöön soveltuu laaja joukko erilaista sääntelyä, jonka tärkein osa koskee henkilötietojen käsittelyä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä ohjaavat erityisen merkittävästi tekoälysovellusten käyttöä. Tietosuojan ohella oma merkityksensä on myös esimerkiksi liikesalaisuuksia koskevalla sääntelyllä, tekijänoikeuksien suojalla ja työlainsäädännöllä.

Kovan sääntelyn ohella tekoälyn käyttöä ohjaavat pehmeämmät lähteet, kuten Unescon tai OECD:n tekoälyä koskevat eettiset periaatteet. Tekoälyn hyödyntäjien tulee paitsi noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä, myös aktiivisesti seurata ja ennakoida tulevaa sääntelykehitystä. Tähän ennakointiin edellä mainitun pehmeän sääntelyn periaatteiden noudattaminen luo jo hyvän pohjan, sillä tuleva tekoälysäädös rakentuu pitkälti samoille periaatteille.

Kommunikoi, kouluta, kannusta

Vaikka tekoälyn hyödyntämisestä työelämässä puhutaan jatkuvasti, sen varsinainen käyttö on kuitenkin suurimmalle osalle työntekijöitä vielä vierasta eikä välttämättä ole selkeää sekään, mitä tekoälyllä oikein tarkoitetaan. Organisaation sisäinen viestintä ja koulutus ovat olennaisia elementtejä, kun pyritään varmistamaan teknologian ja tekoälyn tehokas ja hyödyllinen, sekä eettisesti että juridisesti kestävä käyttö.

Organisaation ohjeistaminen ja rohkaiseminen tekoälyn ja muun teknologian käyttämiseen työtehtävien hoitamisen tukena on ensiarvoisen tärkeää kahdestakin syystä:

Ensinnäkin selkeä ohjeistus, koulutus ja valmiiksi mietityt, organisaation omiin prosesseihin sovitetut mahdolliset käyttötavat parantavat merkittävästi työkalujen käytön omaksumista ja niiden hyödyntämistä eri työtehtävissä. Kun työntekijät tuntevat saavansa tukea ja ohjeistusta, kynnys kokeilla uusia teknologioita madaltuu ja teknologiasta tulee parhaimmillaan osa arkea. Työtekijöitä tulisi myös ohjeistaa siten, että heillä on riittävät valmiudet arvioida tekoälyllä tuotettua materiaalia ja sen oikeellisuutta. Tämä kaikki nostaa koko yhteisön maturiteettia ja valmiuksia AI:n hyödyntämiseen yleisellä tasolla, joka taas osaltaan avaa mahdollisuuden työhön liittyvien prosessien merkittävään tehostumiseen ja uusien kilpailuetujen luomiseen.

Toiseksi selkeä ohjeistus tekoälyn käyttötavoista on tärkeää riskienhallinnan kannalta. Se auttaa työntekijöitä ymmärtämään mihin tehtäviin tekoälytyökaluja saa käyttää ja missä kontekstissa sekä myös tunnistamaan ne tilanteet, joissa niiden käyttö voi olla epäsoveliasta tai jopa vaarallista. Erityisesti generatiivisten tekoälytyökalujen käyttöön on tärkeää luoda selkeä ohjeistus, koska niihin liittyy tiedon luottamuksellisuuden, henkilötietojen suojan ja virheellisen tulosaineiston käytön kannalta merkittäviä riskejä.

Tekoäly on erinomainen apuri esimerkiksi datan analysointiin, automatisoituun sisällöntuotantoon ja päätöksenteon tueksi, mutta pelisääntöjen luomisesta ei kannata tinkiä. Selkeiden käytäntöjen kehittäminen ja niiden jalkauttaminen on keskeistä, jotta tekoälyn käyttäjät ymmärtävät sekä teknologian mahdollisuudet että sen rajat. Tällainen lähestymistapa ei ainoastaan minimoi riskejä, vaan myös luo pohjaa luottamukselle ja innovatiivisuudelle yrityksen sisällä.

Tiedä, mitä hankit

Tehokkaan tekoälytyökalun hankinta vaatii perusteellista paneutumista ja selkeitä tavoitteita. Jos halutaan, että tekoälyä ja teknologiaa todellakin hyödynnetään organisaatiossa, kannattaa käyttää aikaa sekä vaatimusten määrittelyyn että teknologiaan tutustumiseen. Ennen investointia on välttämätöntä määritellä yksityiskohtaisesti, mihin toimintoihin työkalua aiotaan käyttää ja mitä tuloksia sen avulla halutaan saavuttaa. Hankkijan on ymmärrettävä, millaisia prosesseja työkalun avulla voidaan automatisoida. Lisäksi on hyvä miettiä, miten hankittavan teknologian voi integroida olemassa oleviin järjestelmiin ja millaista datan laatua ja määrää sen tehokas toiminta edellyttää. On olennaista asettaa realistiset odotukset sille, mitä tekoälytyökalut voivat tarjota, ja tunnistaa, että niiden toimivuus usein vaatii räätälöintiä ja jatkuvaa kehittämistä.

Teknologian käyttöönotto vaatii usein myös roolien miettimistä organisaatiossa. Pystyvätkö asiantuntijat toimimaan esimerkiksi pääkäyttäjinä tai käyttötukena, vai tarvitaanko tähän yhteistyötä IT-osaston kanssa. Kuka hoitaa viestinnän ja kenen vastuulla kouluttaminen on? Teknologian käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi roolien ja vastuiden määrittämiseen kannattaa käyttää aikaa.

Tekoälyratkaisut eivät ole avaimet käteen -ratkaisuja. Ne ovat monimutkaisia järjestelmiä, jotka vaativat jatkuvaa valvontaa, ylläpitoa ja päivityksiä toimiakseen optimaalisesti. Tämä sisältää henkilöstön kouluttamisen siten, että se ymmärtää tekoälyn toimintaperiaatteet ja pystyy ohjaamaan työkalujen toimintaa sekä kehittämään niitä vastaamaan muuttuvia tarpeita. Lisäksi on tärkeää määritellä selkeät vaatimukset tekoälytyökaluille, niin teknisten ominaisuuksien, suorituskyvyn kuin tietoturvan ja yhteensopivuuden osalta.

Tekoäly ei ole yksi teknologia, vaan nimikkeen alle kuuluu joukko erilaisia menetelmiä. Otettaessa tekoälyä käyttöön on hyvä ymmärtää, että erilaiset teknologiset ratkaisut ratkaisevat erilaisia ongelmia. Kattava ennakkotutkimus ja vaatimusten määrittely varmistavat, että hankittu tekoälyratkaisu vastaa organisaation tarpeisiin ja tavoitteisiin. On suositeltavaa tehdä pilottiprojekteja ja testejä ennen laajamittaisia investointeja, jotta voidaan arvioida työkalun soveltuvuutta ja tehdä tarvittavat muutokset ennen täysimittaisen käyttöönoton aloittamista. Siten varmistetaan, että tekoälytyökalut tuottavat todellista arvoa liiketoiminnalle ja että niiden potentiaali hyödynnetään täysimääräisesti.

Fondia tukenasi teknologian ja tekoälyn käyttöönotossa

Ohjaamme mielellämme organisaatiotasi teknologian ristiaallokossa ja autamme teitä selviytymään uusien teknologioiden hyödyntämiseen liittyvistä haasteista. Sekä Fondian data- ja tekoälytiimi että oikeusteknologian asiantuntijat ovat täällä sinua varten.

Tämä artikkeli avaa Fondian tekoälyn hyödyntämistä koskevan artikkelisarjan, joka tarjoaa konkreettisia suosituksia siitä, miten yritykset voivat navigoida tekoälyn käyttöönotossa menestyksekkäästi. Tulemme käsittelemään aihepiiriä useasta eri näkökulmasta ja aina mahdollisimman käytännönläheisesti.

Muita ajankohtaisia artikkeleita