”Ymmärretäänkö ehdot varmasti tarkoitetulla tavalla – ja mitä asialle voi tehdä?” kysyy Helena Haapio

Monille on varmaan tuttua sopimuksiin liittyvä ahdistus – sopimuksen teksti on pienellä präntättyä ja monimutkaista ja sitä on sivutolkulla. Tämä johtaa siihen, että ehtoja ei lueta, saati ymmärretä. Kun niihin ei jakseta perehtyä, syntyy helposti väärinkäsityksiä, sopimusrikkomuksia ja oikeudenmenetyksiä. Fondialla oli kunnia saada sopimusinnovaattori ja -valmentaja Helena Haapio vierailevaksi tähdeksi helmikuun Fondia Academyyn kertomaan siitä, kuinka välttää sopimuksiin liittyvät sudenkuopat sopimusmuotoilun avulla.

Monet perinteiset sopimukset ja ehdot ovat työläitä tuottaa ja tulkita. Niihin palaa sekä aikaa että rahaa ja ne eivät ole kiinnostavia niille, joiden niitä pitäisi toteuttaa. Sopimukset yksin eivät saa asioita tapahtumaan vaan siihen tarvitaan ihmisiä, joiden merkitys korostuu erityisesti poikkeus- ja ongelmatilanteissa. Sopimusmuotoilu onkin tärkeä osa riskienhallintaa, sillä sen avulla voidaan varmistaa, että ehdot löydetään, luetaan ja etenkin ymmärretään. Näin vältetään tilanteet, jotka voivat tulla hyvinkin kalliiksi ja viedä aikaa ja resursseja.

Sopimukset ohjaavat osapuolia ja niiden toimintaa. Kun velvoite kirjataan sopimukseen, se pitää täyttää. Juristin tehtävä on varmistaa, että sopimuksiin valitaan oikeat ehdot ja tunnistetaan eri tilanteet, joihin pitää reagoida. Mutta sen lisäksi, että ehtojen tulee olla oikeudellisesti päteviä, on tärkeää, että ne ovat kaikille ymmärrettäviä. Juristin työn näkökulmasta tämä tarkoittaa käyttäjäkokemuksen nostamista keskiöön; sen pohtimista mitä käyttäjä haluaa ja tarvitsee. Lisäksi on tärkeää, että sopimus sopii sen käyttötarkoitukseen ja että se on käyttäjäystävällinen.

Sopimusmuotoilun ydin on, että sopimuksen sanomaa selkeytetään ja tehdään siitä ymmärrettävämpää molemmille osapuolille. Se ei suinkaan tarkoita pelkkää sanojen muotoilua, vaan myös esimerkiksi visuaalisten elementtien, kuten aikajanojen ja kaavioiden, käyttämistä. Sopimusmuotoilun tavoitteena on tuottaa ymmärrystä, ei vain tekstiä tai kuvia.

Visualisointia on tutkittu paljon ja tulosten mukaan se selvästi auttaa havainnollistamaan ja välittämään tietoa ja tekee tiedon näkyväksi ja ymmärrettäväksi. Kun ihminen näkee kuvan, viesti välittyy tehokkaammin, kuin pelkän tekstin avulla. Haapion kokemuksen mukaan parhaiten toimii se, että käytetään sekä tekstiä että kuvaa yhdessä. Jo Benjamin Franklin on aikanaan todennut, että kuvakieli on universaalinen kieli ja sitä ymmärretään lähtökohtaisesti paremmin, kuin sanoja, vaikka teksti olisi miten muotoiltu.

Haapion mielestä juristit voisivat rohkeammin alkaa käyttää kuvia sopimuksissa. Visualisointiin on totuttu kaikessa muussa, mutta ei ehkä vielä sopimuksissa. Visualisointi on kuitenkin vain yksi muotoilun keino ja se ei suinkaan tarkoita synonyymiä muotoilumalleille ja muille keinoille, joita sopimusten muotoilijoilla on. Luodakseen toimivan ja käyttäjälleen selkeän sopimuksen, tulee juristin huomioida useita rakenteellisia näkökohtia. Ollakseen toimiva, sopimuksen kielen olla selkeää eli tekstin sanasto, rakenne ja muotoilu auttavat lukijaa helposti löytämään tarvitsemansa tiedon, ymmärtämään sen ja käyttämään tietoa hyväkseen. Eli kyse ei suinkaan ole vain lauserakenteista tai pilkun paikasta vaan paljon enemmästä.

Haapio antoi Academyssamme paljon vinkkejä siitä, mistä muotoiluun voi etsiä apua. Internetin ansiosta ideoita ja apua on helposti ja laajasti saatavilla. Haapio on mm. tuottanut yhdessä Stefania Passeran kanssa WorldCC:lle sopimusten muotoilumallikirjaston. Malleja ei ole tarkoitus kopioida sellaisenaan, vaan tarkoitus löytää ideoita ja inspiraatioita siihen, miten sopimuksia voisi muotoilla niin, että ne toimivat kentällä, jossa niitä juuri pitäisi noudattaa. Netistä löytyy myös paljon style guide -oppaita ja esimerkiksi Adobe on julkaissut omat ohjeensa. Aiheesta löytyy myös paljon kirjallisuutta, johon Haapio on myös antanut oman suuren panoksensa.

Haapio kertoo kokeneensa, että sopimuksia laativien yritysten johto ja kokeneet neuvottelijat ovat usein haltioissaan ja kokevat, että asia on tärkeä. Toisaalta taas ne, jotka ovat innostuneet ja lähteneet kokeilemaan sopimusmuotoilua, ovat kohdanneet hankaluuksia perinteisen juristikunnan keskuudessa, jossa esimerkiksi kuvien käyttö koetaan riskaabelina. Haapio kuitenkin muistuttaa, että niin on sanojenkin käyttäminen, kuten on monesti huomattu käytännössä.

Legal design eli juridiikan muotoileminen käyttäjäystävälliseksi ja saavutettavammaksi on ilmiönä sen verran uusi, että oikeuskäytäntöä aiheesta ei (onneksi) juurikaan vielä ole. Tarkoitus onkin, että muotoilulla saadaan estettyä sopimusten päätyminen tuomioistuinten käsiteltäväksi ja tämä on myös Haapion toive. Hän totesi myös, että muutoksen vauhti ei ole ollut sellaista, kuin hän olisi toivonut, mutta hän on toiveikas siitä, että nyt alkaa tapahtua, kun Legal Design -ilmiö on pinnalla. IACCM:n toimitusjohtajaa Tim Cumminsia lainaten: ”Muutaman vuoden kuluttua katsomme taaksepäin ja mietimme, miten kesti näin kauan, että saatiin sopimuksista ymmärrettäviä niille massoille, joiden elämään ne vaikuttavat”.

Muotoilemme Fondialla jatkuvasti sekä sopimuksia että muita asiakirjoja ja autamme mielellään myös juridiikan muotoiluun liittyvissä kysymyksissä.