Väärinkäytöstilanteet yhtiössä – miten ne voidaan ehkäistä ja mikä on hallituksen vastuu?

Miten hallitus voi toimillaan estää väärinkäytöstilanteiden syntymisen yhtiössä ja mikä on hallituksen vastuu, mikäli väärinkäytöstilanne havaitaan? Yhtiöoikeusjuristimme Elina Kumpulainen käsittelee blogissaan hallituksen lakisääteisiä tehtäviä, hallituksen mahdollisuuksia ja toimintatapoja estää väärinkäytöstilanteiden syntyminen sekä miten hallituksen tulee toimia tilanteessa, jossa se havaitsee väärinkäytöstilanteen syntyneen.

Osakeyhtiölain mukaan hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Nämä niin sanotut yleiset tehtävät muodostavat hallituksen yleistoimivallan. Jos yhtiöllä on toimitusjohtaja, hän vastaa yhtiön juoksevasta hallinnosta, minkä voidaan ajatella olevan enemmän yhtiön päivittäistä johtamista ja hallitukselle jää näin vastuu laajakantoisemmista liiketoiminnallisista päätöksistä. Tällaisia laajakantoisempia liiketoiminnallisia päätöksiä voivat olla esimerkiksi merkittävät yrityskaupat ja investoinnit tai olennaiset sopimuksia tai rahoitusta koskevat päätökset. Yleissäännös asettaa käytännössä hallitukselle velvollisuuden rakentaa yhtiön toiminnan kannalta riittävä organisaatio ja varmistaa sen toiminta. Riittävä organisaatio vaihtelee luonnollisesti yhtiön koosta ja toiminnasta riippuen. Oikeuskirjallisuudessa todetaan hallituksen vastuun liittyvän käytännössä mahdollisen puutteellisen organisaation mahdollistamiin taloudellisiin väärinkäytöksiin ja esimerkiksi varainhoidon valvonnan järjestämisen laiminlyömiseen.

Osakeyhtiölain mukaan hallituksen tulee vastata siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Toisin sanoen hallitus vastaa valvonnan järjestämisestä, mutta ei tee tätä valvontaa itse. Toimitusjohtajan tehtävänä on vastata siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallituksen tulee toisin sanoen vastata valvonnan asianmukaisuudesta ja toimitusjohtaja vastaa varsinaisesta toiminnasta.

Kirjanpidon ja varainhoidon valvonta voidaan toteuttaa usealla tavalla riippuen yhtiön luonteesta ja koosta. Taloudellisen raportoinnin ja kirjanpidon asianmukaisuuden varmistamisessa tilintarkastajan rooli on luonnollisesti keskeinen. Yhtiöiden hallitusten on kuitenkin syytä huomioida, että tilintarkastajan varsinaisena tehtävänä ei ole etsiä väärinkäytöksiä vaan varmentua siitä, että tilinpäätös on laadittu olennaisilta osiltaan oikein. Selkeät sisäiset prosessit ja toimintaohjeet auttavat johtoa ja viime kädessä hallitusta varmistamaan, että yhtiön liiketoimintaa ja taloutta hoidetaan huolellisesti, lainmukaisesti ja eettisesti. Pörssiyhtiöissä on sisäistä valvontaa tukemassa yleensä compliance-toiminto sekä mahdollisesti myös oma erityinen sisäisen tarkastuksen toiminto. Tukea sisäiseen valvontaan voidaan eri kokoisissa yhtiöissä ostaa myös ulkopuolisilta palveluntarjoajilta, esimerkiksi tilintarkastustoimistoilta.

Olennaisinta on tiedostaa, että tehtäviä voi delegoida ja ulkoistaa, mutta vastuuta ei. Milloin hallituksen voidaan siis katsoa riittävällä tasolla täyttäneensä vastuunsa valvonnan järjestämisestä ja siten varmistua, ettei laiminlyöntejä tapahdu? Hallituksen tulisi yhtiön koosta ja luonteesta riippuen arvioida onko yhtiössä tapahtuva tarkastustoiminta riittävää vai olisiko tarvetta suorittaa aika ajoin tarkempaa tarkastusta. Onko esimerkiksi tunnistettu riskejä, jotka antaisivat syytä arvioida tarkastustoimien tarvetta. Onko yhtiön toimitusjohtajalla ja/tai talousjohtajalla riittävä taloudellinen osaaminen vai onko kaikki yhtiön kirjanpito ainoastaan ulkopuolisen tilitoimiston harteilla? Onko yhtiön taloudellinen tilanne kiristynyt siten, että johdolla voi olla houkutus kaunistella lukuja hallituksen suuntaan tai jättää jotakin kertomatta oman asemansa turvaamiseksi? Hallituksen on riittävällä tasolla jatkuvasti perehdyttävä, esitettävä kysymyksiä, vaadittava riittävää taustadokumentaatiota sekä haastettava ja kyseenalaistettava johtoa. Samalla on hyvä muistaa, että hallituksen valvontavastuu ei tarkoita vain väärinkäytösten tai virheellisten päätösten havaitsemista. Hallituksen tulee myös valvoa sitä, että sen tekemät päätökset toteutetaan asianmukaisesti. Tämän lisäksi hallituksen on riittävällä tasolla kirjattava tekemänsä selvitykset kokouspöytäkirjoihin, jotta voidaan jälkikäteen varmistua siitä, että hallitus on toiminut päätöksenteossaan huolellisesti ja perusteellisesti. Tietämättömyys ei koskaan vapauta vastuusta, vaikka voidaan ajatella olevan selvää, että hallituksen jäsenten ei tarvitse olla kirjanpidon ja tilinpäätökseen liittyvien seikkojen asiantuntijoita. Hallituksen on voitu katsoa toimineen riittävän huolellisesti, mikäli voidaan jälkikäteen katsoa hallituksen tehneen päätöksensä perustellusti ja harkiten ja riittävän kattavan dokumentaation perusteella.

Hallituksen valvontavastuuseen kuuluu varmistuminen siitä, että havaittuihin väärinkäytöksiin myös puututaan. Koska varsinaiset täytäntöönpanotoimet kuuluvat tavanomaisesti hallituksen sijaan toimitusjohtajalle, on toimitusjohtajan rooli keskeisessä asemassa etenkin niissä tapauksissa, joissa väärinkäytös ilmenee muualla kuin yhtiön johdossa. Tällaisissa tapauksissa hallituksen tehtävä on ensisijaisesti varmistua siitä, että toimitusjohtaja ryhtyy asianmukaisiin toimiin väärinkäytöstilanteiden korjaamiseksi tai mikäli toimitusjohtajan toimet katsottaisiin riittämättömiksi, hallituksen tulee tarvittaessa päättää toimitusjohtajan vaihtamisesta.

Mikäli väärinkäytöstilanne koskee yhtiön johtohenkilöä (eli hallituksen jäsentä, hallintoneuvoston jäsentä tai toimitusjohtajaa), kuuluu hallituksen yleistoimivaltaan myös päättää johtohenkilön vahingonkorvausvastuuseen liittyvistä asioista. Erityisesti silloin, kun havaittu väärinkäytös on aiheuttanut olennaista vahinkoa yhtiölle tai sen osakkeenomistajille, on mahdollista, että hallituksen tulee yleistoimivaltansa puitteissa päättää vahingonkorvausvaatimuksen esittämisestä johtohenkilöä vastaan tai vaihtoehtoisesti viedä vahingonkorvausvelvollisuutta koskeva asia käsiteltäväksi yhtiökokouksessa. Vakavissa väärinkäytöstilanteissa voi olla kyse myös esimerkiksi kavalluksesta tai jonkin muun rikoksen tunnusmerkistön täyttävästä menettelystä, ja tällaisessa tapauksessa hallituksen tulee päättää vielä tutkintapyynnön tekemisestä.

Fondia avustaa asiakkaitaan laaja-alaisesti erilaisissa yhtiöoikeudellisissa kysymyksissä ja avustaa muun muassa usean asiakasyrityksen hallitusta toimimalla hallituksen sihteerinä ja juridisena neuvonantajana lähellä operatiivista liiketoimintaa. Lähellä operatiivista liiketoimintaa toimiva juridinen neuvonantaja voi auttaa yritystä havaitsemaan väärinkäytöstilanteita tai ehkäisemään niiden syntymistä