Mitä pitää tietää ennen copilotin käyttöön ottamista?
)
Kirjoittajat: Louise Malmberg ja Arttu Ruukki
Microsoft tuo 1.11.2023 alkaen Copilot-tekoälytyökalunsa saataville Office 365
-sovelluksiinsa sisäänrakennettuina ominaisuuksina. Myös Google on lanseerannut vastaavia työkaluja Duet AI -nimellä Google Workspace -käyttäjille.
Kun tähän mennessä näiden työkalujen mukanaan tuomista hyödyistä ovat päässeet nauttimaan vasta "varhaiset omaksujat", tekoäly on näiden lanseerausten myötä ottamassa jälleen ison askeleen kohti luonnollista arkipäivän työtä.
Miksi yritysten pitäisi harkita Copilotin käyttöä?
On toki liioiteltua väittää, että tekoäly muuttaa kaiken koskettamansa kullaksi, mutta joitakin vaikuttavia sovelluksia sillä kiistatta on.
Copilotin ja vastaavien tekoälytyökalujen avulla yritykset voivat käsitellä valtavia datamassoja ja ymmärtää organisaationsa tietoja entistä tehokkaammin ja hienostuneemmin, koska tekoäly kykenee analysoimaan suuria tietomääriä hyvin lyhyessä ajassa. Se saattaa johtaa jopa täysin uusiin oivalluksiin, kun työkalut tunnistavat datasta trendejä ja säännönmukaisuuksia, jotka aiemmin jäivät huomaamatta.
Analyyttisten tehtävien lisäksi Copilot ja vastaavat työkalut toimivat avustajina ja auttavat muun muassa muokkaamaan asiakirjoja, kirjoittamaan sähköposteja, laatimaan asiakirjoja valittujen tietojen perusteella, laatimaan automaattisia tehtävälistoja ja henkilökohtaisia, interaktiivisia kokousmuistioita.
Ovatko organisaatiot valmiita antamaan tekoälytyökaluille pääsyn IT-ympäristöönsä?
Edellä mainittujen tehtävien suorittamiseksi tekoälytyökalut käsittelevät ja kartoittavat organisaation datan analysoimalla koko IT-ympäristön, mukaan lukien käyttäjien keskustelut, sähköpostit ja asiakirjat, sekä kuuntelemalla kokouksia tuottaakseen hyödyllisiä tuloksia.
Nämä käsitellyt tiedot voivat sisältää luottamuksellisia tietoja, joihin vain johdolla pitäisi olla pääsy, kuten arkaluonteisia tietoja käynnissä olevista henkilöstöasioista ja organisaatiomuutoksiin liittyvistä suunnitelmista. Sellaisetkin tiedot, jotka aiemmin haudattiin koodinimelliseen kansioon, ovat nyt hetkessä löydettävissä. On selvää, että arkaluonteista tietoa pitäisi hallita eritasoisten käyttöoikeuksien avulla, mutta tehdäänkö tätä rutiininomaisesti?
Mitä tulisi ottaa huomioon, ennen kuin Copilot otetaan käyttöön:
Entistä tehokkaammat työkalut vaativat niiden hallinnoinnista vastaavilta ja myös käyttäjiltään toimenpiteitä paitsi käyttöön liittyvien riskien vähentämiseksi, niin myös työkalujen toimintojen ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi tehokkaalla tavalla. Yritysten on ymmärrettävä hallussaan olevan datan sisältö ja siihen liittyvät rakenteet, ja tietyt toimenpiteet on toteutettava ennen kuin tekoälytyökalut saavat vihreää valoa ja pääsyn yrityksen tietoihin.
Kukaan ei halua käyttää aikaa ja resursseja vahinkojen paikkailuun tai maksettavaksi tuleviin korvauksiin, jos työntekijöiden luottamus rikkoutuu, luottamuksellisia tietoja tai henkilötietoja vuotaa, immateriaalioikeuksia loukataan tai sopimuksia rikotaan vain siksi, että tekoälytyökalujen suunnittelu ja käytön ohjaus on ollut puutteellista.
Koska tekoälytyökalujen käyttökohteiden ja -tapojen joukko on niin laaja, niihin liittyy useita oikeudellisia haasteita ja näkökulmia. Siksi Fondia suosittelee, että yritykset omaksuvat kokonaisvaltaisen lähestymistavan näiden työkalujen käytön vaikutusten arvioinnissa ja tekevät tietoon perustuvia valintoja heti ensimmäisestä päivästä lähtien ja jo ennen kuin uusia tekoälytyökaluja otetaan käyttöön. Kalliiden ja aikaa vievien korjaavien toimenpiteiden riskit ovat hallittavissa arvioimalla ne etukäteen, ymmärtämällä tekoälytyökalujen toimintatavat ja käyttämällä niitä hallitusti ja tietoisesti.
Fondia auttaa yrityksiä hallitussa siirtymässä kohti entistä datavetoisempaa ja sitä kautta tehokkaampaa työskentelyä ja auttaa arvioimaan oikeudellisia riskejä ennen tekoälytyökalujen käyttöönottoa.
