Kansainväliset työmatkat - mitä jokaisen yrityksen on syytä huomioida?

Kansainväliset työmatkat kuuluvat yhä monien yritysten arkeen. Niihin liittyvät juridiset kysymykset jäävät kuitenkin usein liian vähälle huomiolle – työmatkoja ei aina mielletä tilanteiksi, joihin liittyy erillisiä velvoitteita kohdemaassa. 

Kansainväliseen työmatkustamiseen voi kuitenkin liittyä useita työoikeudellisia, verotuksellisia ja sosiaaliturvaan liittyviä velvollisuuksia. Esimerkiksi työntekijän toiminta kohdemaassa voi tietyissä tilanteissa johtaa siihen, että yritykselle muodostuu verotuksellinen kiinteä toimipaikka kohdemaahan. Tällöin yritykselle syntyy paikallisia vero- ja ilmoitusvelvoitteita, joihin ei välttämättä ole varauduttu etukäteen. 

Velvoitteet kohdemaassa voivat tulla esiin vasta jälkikäteen, kun paikallinen viranomainen pyytää selvityksiä tai esittää maksuvaatimuksia takautuvasti. Tästä syystä kansainvälisiin työmatkoihin liittyvät riskit on hyvä tunnistaa jo etukäteen – ennakointi on keskeinen osa toimivaa riskienhallintaa. 

Kansainvälisiin työmatkoihin liittyy myös työoikeudellisia kysymyksiä – yksi on se, milloin matkustamiseen käytetty aika katsotaan työajaksi. Yleisenä lähtökohtana pidetään, ettei matkustusaika ole työaikaa, ellei kyseistä matkustamista voida rinnastaa työsuoritukseen. Jos kuitenkin matkustamisen aikana tehdään työtä työnantajan määräyksestä, kyseinen matkustaessa tehty työ on työaikaa.   

Muita työoikeudellisia kysymyksiä ovat esimerkiksi varallaoloon liittyvät kysymykset. Työnantajan tulee arvioida, edellytetäänkö työntekijältä varallaoloa eli onko hänen oltava tavoitettavissa matkan aikana – esimerkiksi vaaditaanko työntekijältä välitöntä vastaamista puhelimeen tai sähköpostiin kellonajasta riippumatta. 

Työnantajan on huolehdittava työturvallisuudesta työturvallisuuslain mukaisesti myös kansainvälisten matkojen yhteydessä. Työnantajan velvollisuutena on esimerkiksi ehkäistä työajan ulkopuoliseen matkustamiseen liittyvää liiallista rasitusta.  

Käytännössä tämä tarkoittaa aikaeron huomioimista ja riittävien lepoaikojen turvaamista matkustusohjelmissa. Myös matkustamisen jälkeinen palautuminen tulee varmistaa työaikajärjestelyin, vaikka matkustusaika ei olisikaan työaikaa.  

Lisäksi työnantajan tulee lisäksi arvioida matkakohteen turvallisuustilannetta esimerkiksi kriisitilanteiden ja terveysuhkien osalta. 

Moni tuntee verosopimuksien 183 päivän säännön: jos työntekijä oleskelee toisessa maassa enintään 183 päivää tietyllä ajanjaksolla, verotus tapahtuu lähtökohtaisesti vain kotivaltiossa. Tätä sääntöä pidetään usein jonkinlaisena automaattisena suojana – mutta kyseiseen sääntöön on kuitenkin olemassa poikkeuksia.  

Kohdevaltio saattaa esimerkiksi soveltaa niin sanottua taloudellisen työnantajan käsitettä, jolloin 183 päivän sääntö ei estä kohdevaltiota verottamasta työntekijän palkkatuloa. Verotuksessa taloudelliseksi työnantajaksi katsotaan lähtökohtaisesti se yritys, joka tosiasiallisesti hyötyy työntekijän työpanoksesta ja kantaa siihen liittyvän riskin – ei välttämättä se yritys, joka muodollisesti maksaa palkan.  

Kun taloudellisen työnantajan katsotaan olevan kohdevaltiossa, työnantajalle syntyy myös erilaisia paikallisia velvoitteita, kuten palkan raportointi- ja ennakonpidätyksen toimittamisvelvollisuus. Taloudellisen työnantajan käsitettä sovelletaan monissa EU-maissa - Ruotsi ja Saksa ovat esimerkkejä maantieteellisesti läheisistä valtioista, joissa tätä käsitettä sovelletaan.   

Ulkomaantyöskentelyyn liittyvä ikivihreä kysymys on se, voiko yritykselle syntyä verotuksellinen kiinteä toimipaikka kohdevaltioon. Riski voi konkretisoitua esimerkiksi tilanteissa, joissa työntekijä työskentelee kohdemaassa toistuvasti tai pidempiaikaisesti ja osallistuu yhtiön liiketoimintaan olennaisella tavalla. 

Kiinteän toimipaikan syntyminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yhtiölle syntyy kohdemaahan verovelvollisuus ja tähän liittyy erilaisia rekisteröinti- ja raportointivelvoitteita. Samalla myös matkustavan työntekijän verotusasema voi muuttua kiinteän toimipaikan muodostumisen myötä, jolloin työntekijä on herkemmin verovelvollinen kohdemaassa. 

Koska kiinteän toimipaikan muodostuminen on harvoin yrityksen tavoitteena, riski on syytä arvioida etukäteen. Tarvittaessa riskiä voidaan hallita esimerkiksi rajaamalla työntekijän toimivaltuuksia, muokkaamalla toimenkuvaa tai järjestämällä paikallinen läsnäolo hallitusti. 

Ennen ulkomaille suuntautuvaa työmatkaa tulee selvittää, tarvitaanko työmatkalle todistus Suomeen kuulumisesta sosiaaliturvan piirissä. EU- ja ETA-maissa tämä osoitetaan A1-todistuksella, jonka myöntää Eläketurvakeskus. 

A1-todistus osoittaa, että työntekijä kuuluu Suomen sosiaaliturvan piiriin, jolloin henkilöä ei vakuuteta kohdemaan sosiaaliturvan piirissä eikä kohdemaahan siten makseta sosiaaliturvamaksuja. 

Lisäksi vakuutusyhtiö voi ulkomaantyömatkaan liittyvässä vahinkotilanteessa edellyttää A1-todistuksen esittämistä vakuutuskorvausten myöntämiseksi. Monilla eurooppalaisilla rakennustyömailla sekä turvallisuusluokitelluilla kohteilla A1-todistus on myös käytännössä edellytys alueelle pääsemiselle. 

Kansainvälisiin työmatkoihin liittyvät velvoitteet sekä Suomessa että kohdemaassa on syytä kartoittaa etukäteen. 

Käytännön tasolla tämä tarkoittaa esimerkiksi työmatkapäivien systemaattista seurantaa, A1-todistusten hakemista ajoissa sekä kohdemaiden vaatimusten selvittämistä jo ennen matkaa. 

Ennakoiva valmistautuminen on lähes aina kevyempi ja kustannustehokkaampi tapa hallita riskejä kuin tilanteiden selvittäminen jälkikäteen.