HR juristin näkökulmia tekoälyyn

Työelämän peruskuvioita tekoäly ei muuta: Työnantajan työnjohto-oikeuteen kuuluu sen linjaaminen, miten, missä, milloin ja millä välinein työtä tehdään. Työntekijällä on siten velvollisuus noudattaa myös työnantajan tekoälyn käyttöön perustuvien sovellusten ja ohjelmistojen käyttöä koskevia ohjeita ja määräyksiä.

Toinen puoli asiaa on se, että työnantajalle syntyy ehkä kokonaan uudenlaisia tarpeita ohjeistaa ja kouluttaa työntekijöitä. Valveutunut työnantaja on huomioinut mahdolliset uuden teknologian käyttöönotosta johtuvat muutostarpeet sekä osaamisen kehittämisen tarpeet jo hyvissä ajoin työyhteisön kehittämissuunnitelmassa. Tarkoittaako tekoälyn käyttöönotto muutoksia osaamisvaatimuksiin, toimenkuvien sisältöihin tai yhteistyötapoihin? Miten toimitaan, jos tekoälyä käytettäessä ilmenee väärinkäytöksiä tai tehdään ylilyöntejä? Projektin alkuvaiheeseen kuuluu myös sen tunnistaminen, miltä osin olemassa olevia politiikkoja ja toimintaohjeita tulee muuttaa tai täydentää tai mikä ohjeistus puuttuu itse asiassa vielä kokonaan.

HR:n näkökulmasta yksi keskeinen kysymys tekoälyn käyttöönotossa on, tarkoittaako se muutoksia työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn. Mahdollisten muutosten läpivientiä helpottaa, jos tietosuojavaatimukset ovat organisaatiossa olemassa olevan HR-datan osalta jo valmiiksi kunnossa.

Yleisen tietosuojalainsäädännön lisäksi tulee huomioida työelämän tietosuojalaista tulevat erityisvaatimukset. Vaikka tekoäly tarjoaakin lähes rajattomasti mahdollisuuksia, työnantaja voi käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja ja näitäkin vain siihen tarkoitukseen, joita varten ne on kerätty.

Olennaista on siis tunnistaa, aiheutuuko tekoälyn käyttöönotosta muutoksia työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn ja jos kyllä, onko käsittelyperuste kunnossa, muuttuko käyttötarkoitus ja onko muutokset käsitelty vuoropuhelussa henkilöstön tai sen edustajien kanssa.

Mahdollista on sekin, että tekoälyn myötä jotkut tehtävät voivat pysyvästi vähentyä tai yritykseen voi syntyä kokonaan uudenlaisia liiketoimintamahdollisuuksia ja uudenlaisen työn tarvetta, jolloin on järjestettävä muutosneuvottelut. On hyvä huomioida, että muutosneuvottelujen piiriin kuuluvat myös työnjohto-oikeudella toteutettavan olennaiset muutokset työtehtäviin tai työjärjestelyihin.

Kun konkreettiset muutokset tunnistettu ja tarvittavat linjaukset on tehty, voidaan ruveta suunnittelemaan muutosten ja uusien asioiden jalkauttamista käytäntöön. Tässä yhteydessä myös lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat voivat vaatia päivittämistä. Jos asioiden edistäminen edellyttää yhteistoimintalain mukaista vuoropuhelua tai muutosneuvotteluja, on nämä aikataulutettava ja suunniteltava.

Henkilöstön kouluttamiseen on syytä panostaa, ja koska työntekijöiden osaamisessa, kiinnostuksessa, työnkuvissa sekä lähtökohdissa muutoinkin voi olla suuriakin eroja, tarvittavan koulutuksen sisältö voi vaatia hyvinkin erilaisten elementtien huomioimista. Koulutuksen ja osaamisen kehittämisen toteuttamisessa olennaista on asioiden tekeminen suunnitelmallisesti ja dokumentoidusti.

Olemme kaikki enemmän tai vähemmän uuden äärellä, ja organisaatioissa edetään hieman eri tahdissa tekoälyn käyttöönotossa. Yhteisenä tavoitteena lienee, että tekoälyn avulla organisaation toimintaa ja työyhteisöä kehitetään jatkuvaluonteisesti samalla parantaen toiminnan tuloksellisuutta ja työhyvinvointia. Koko organisaation sitoutumisen kannalta olennaista on riittävä ja oikea-aikainen tiedonkulku työnantajan ja henkilöstön välillä, sekä henkilöstölle vaikutusmahdollisuuksien varmistaminen tekoälyn käyttöönottoon liittyvissä asioissa silloin, kun sillä on vaikutuksia henkilöstön työhön ja työoloihin.