Miten moderni fyysinen toimistoympäristö tukee sujuvaa työpäiväkokemusta ja voimistaa yhteisöllisyyttä Fondialla
)
Jotta työntekijä kokisi järkeväksi käyttää aikaa ja muita resursseja toimistolle siirtymiseen, täytyy toimistoympäristön houkutella tulemaan paikalle tarjoamalla jotain parempaa kuin kotitoimistossa. Fondian päätoimipaikassa, Fondia Housessa, olemme panostaneet elämyksellisiin kohtaamisiin kollegojen ja asiakkaidemme kanssa sekä pyrkineet vastaamaan asiantuntijatyön tekemisen korkeisiin vaatimuksiin. Johdan Fondialla Fondia House -tiimiä, jonka tehtävänä on paitsi vastata fyysisestä työympäristöstä myös sujuvoittaa asiantuntijoidemme työarkea monin eri tavoin sekä voimistaa yhteisöllisyyden kokemusta tapahtumien ja muun mukavan toiminnan kautta.
Fondia on jo lähes kahdenkymmen vuoden ajan tullut tunnetuksi inspiroivista ja värikkäästi sisustetuista neuvotteluhuoneistaan toimitiloissaan. Kun pääsin pandemia-aikana vetämään uuden Fondia Housen rakennusprojektia, tarjoutui siinä erinomainen mahdollisuus parantaa työntekijöidemme eli Fondiaanien työpäiväkokemusta toimivampien työtilojen osalta sekä poimia mukaan parhaat ominaisuudet vanhasta toimitilasta ja hienosäätää niitä nykypäivän vaatimuksiin. Betonilattiaisesta ja väliseinättömästä raakatilasta muokattiin juuri meidän tarpeisiimme sopiva tila. Projekti oli valtavan suuri ja työläs, mutta se kannatti. Fondiaanien lisäksi vierailijat ovat poikkeuksetta ihastuneet uusiin tiloihimme ja neuvotteluhuoneisiimme, joissa elämyksellisen ulkonäön lisäksi myös toiminnalliset seikat on laadukkaasti toteutettu.
Vaikka uuden toimitilan pre-pandemiaanisessa suunnitteluvaiheessa emme voineet vielä aavistaakaan miten suuri ja pysyväksi osoittautunut muutos työelämässä olisi tulossa, olimme kuitenkin Fondian jo vuosia käytössä olleen joustavan ja nykyisin hybridiksi kutsutun työskentelymallin mukaisesti rakentamassa monitilatoimistoa. Tavoite oli tarjota runsaasti aiempaa enemmän Teams-kokouksiin ja hiljaiseen työskentelyyn sopivia kunnolla äänieristettyjä tiloja. Toisaalta kollegan kanssa sparrailu ja tiimien kohtaamiset vaativat myös siihen sopivat tilat.
Suurin yksittäinen muutos aiempaan toimitilaan verrattuna oli siirtyminen jaettuihin työpisteisiin, ja siksi mietimme keinoja, joilla ennakoimamme muutosvastarinta clean desk -policya kohtaan olisi mahdollisimman vähäinen. Osallistimme Fondiaanit projektin edetessä viestimällä kuvin ja sanoin raksan edistymisestä ja kilpailutimme heiltä tulleet nimiehdotukset uusille neukkareille. Kutsuimme muuton jälkeen heidät sopimaan yhdessä uuden talon pelisäännöistä, jotta työyhteisössämme kaikkien olisi mukava ja sujuva työskennellä.
)
Fondia Cafésta loihdimme entistä elegantimman ja houkuttelevan kohtaamispaikan herkullisine tarjottavineen ja vastajauhetun kahvin sekä tuoreiden kukkien tuoksuineen. Kotitoimistolla saattavat tauot usein jäädä kokonaan pitämättä, mutta toimistolla ollessa on luontevaa kipaista jätskille kollegan kanssa tai noutaa Fonda Cafésta juuri omaan makuun valmistettu erikoiskahvi. Café ja lounge -alueet luovat loistavat puitteet satunnaisillekin kohtaamisille, niitähän ei etätyömallissa tyypillisesti ole. Monet mahtavat ideat ja niiden eteenpäin kehittelyt on saatu aikaan juuri näissä toimistolla tapahtuneissa käytäväkohtaamisissa.
Uusien kollegoiden on helpompi päästä mukaan työyhteisön imuun, kun kohtaamisille on luotu otolliset puitteet toimistolla. Uskon vahvasti, että luottamus työyhteisössä rakentuu kanssakäymisen kautta. Toimitilan tehtävä nyt ja tulevaisuudessa on tukea ja parantaa organisaation identiteettiä, kulttuuria ja yhteisöllisyyttä. Sillä on jatkossakin iso rooli yhteistyön ja sosiaalisuuden keskuksena.