Etätyöskentely ulkomailla
Työntekijöiden kiinnostus ulkomailla tehtävään etätyöhön on lisääntynyt ja moni haaveileekin mahdollisuudesta tehdä töitä, vaikka Espanjasta käsin. Työnantajan näkökulmasta etätyö ulkomailla sisältää kuitenkin velvollisuuksia ja riskejä, jotka edellyttävät huolellista etukäteissuunnittelua.
Ulkomaan etätyöskentelyssä mahdollistetaan työn tekeminen ulkomailla Suomessa olevan työnantajan lukuun. Etätyöskentely ulkomailla on tyypillisesti tilapäistä ja siitä tulisi sopia kirjallisesti etukäteen työntekijän kanssa. Työsuhteeseen sovellettava laki määräytyy Rooma I -asetuksen mukaisesti, jolloin sovellettavaksi tulee pääsääntöisesti sen maan laki, jossa työntekijä työskentelee vaikkakin vain väliaikaisesti. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia sopimukseen otetulla lakiviittauksella, minkä maan lakia ulkomaan etätyöhön sovelletaan. Lakiviittauksella ei kuitenkaan saa vähentää niitä työntekijän oikeuksia, jotka tällä olisi sen maan pakottavan lainsäädännön mukaan, joka soveltuisi lakiviittauksen puuttuessa.
Ulkomaan työskentelystä sovittava kirjallisesti
On tärkeää, että työnantaja ja työntekijä sopivat kirjallisesti ulkomaan etätyöstä, mutta työnantajalla on myös työsopimuslakiin perustuva velvollisuus ilmoittaa hyvissä ajoin työntekijälle esimerkiksi minkä maan valuutan mukaan palkka maksetaan ja mitkä ovat kotiuttamisen ehdot. Lisäksi on selvitettävä, onko sovellettava suomalainen työehtosopimus voimassa ulkomailla. Työnantajan on myös hyvä ymmärtää, miten sovellettavaksi tulevat etätyövaltion pakottavat työlait muuttavat esimerkiksi irtisanomistilanteita tai työaikaan kuten ylitöihin liittyviä kysymyksiä.
Ulkomaan etätyösopimuksella ennakoidaan yllättäviä tilanteita. Miten toimitaan työntekijän sairastuttua vakavasti tai etätyövaltion poikkeuksellisten olosuhteiden vallitessa. Samalla voidaan sopia viisumeihin, oleskelu- ja työlupaan liittyvien asioiden hoidosta.
Verotuksesta
Työntekijän etätyöskentely ulkomailla voi muodostaa työnantajalle kiinteän toimipaikan työskentelyvaltioon. Kiinteää toimipaikkaa koskevat säännökset vaihtelevat maittain, mutta käytännössä se voi muodostua, mikäli työnantajalla on työskentelyvaltiossa esim. toimisto, josta käsin työntekijä tekee etätöitä tietyn ajanjakson ajan. Kiinteä toimipaikka voi muodostua myös pelkästään työntekijän työtehtävien perusteella; erityisesti, mikäli työntekijä tekee myyntityötä ja/tai hänellä on oikeus solmia ja neuvotella olennaisia sopimuksia työnantajansa puolesta. Kiinteä toimipaikka luo työnantajalle verovelvollisuuden työskentelyvaltioon ja monesti tuo mukanaan myös useita rekisteröinti-, raportointi-, ja ilmoitusvelvoitteita.
Suomen verosäännösten näkökulmasta ulkomaille lähtenyttä (tai muuttanutta) Suomen kansalaista pidetään lähtökohtaisesti Suomessa yleisesti verovelvollisena muuttovuoden ja kolme seuraavaa vuotta. Tämä tarkoittaa, että useimmissa tapauksissa työntekijän verovelvoitteet Suomeen pysyvät samanlaisena kuin mitä ne olivat ennen etätyöskentelyn alkamista. Ulkomaantyöskentelystä saatu palkkatulo voi kuitenkin olla Suomen verotuksessa verovapaa, jos ns. kuuden kuukauden säännön edellytykset täyttyvät tai työntekijän verosopimuksen mukaiseksi asuinvaltioksi katsotaan etätyöskentelyvaltio. Ulkomaan kansalaisen yleinen verovelvollisuus päättyy sitä vastoin yleensä välittömästi muuttohetkellä.
On hyvä tiedostaa, että verovelvollisuus määräytyy kussakin maassa aina kansallisen lainsäädännön pohjalta. Verosopimustilanteissa verosopimus voi kuitenkin rajoittaa työskentelyvaltion verotusoikeutta. Peukalosääntönä voidaan todeta, että useimmiten verovelvollisuus syntyy, jos oleskeluaika työskentelyvaltiossa ylittää 183 päivää. Jos ulkomailta saatu palkkatulo on veronalaista Suomessa ja työntekijän verosopimuksen mukainen asuinvaltio on Suomi, poistaa Suomi mahdollisen kaksinkertaisen verotuksen.
Sosiaaliturvan lähtökohtana työskentelyvaltio
Lähtökohtaisesti työntekijä kuuluu sen maan sosiaaliturvan piiriin, jossa hän tosiasiallisesti työskentelee. Tämä lähtökohtaisesti muodostaa työnantajalle rekisteröitymisvelvoitteen ja sosiaaliturvamaksujen maksamisvelvoitteen etätyöskentelyvaltioon. Mikäli työntekijä työskentelee EU-/ETA-maassa tai sosiaaliturvasopimusmaassa, voidaan työntekijälle kuitenkin hakea Eläketurvakeskukselta todistus, jonka turvin hän pysyy Suomen sosiaaliturvan piirissä. Tämä onkin työnantajan näkökulmasta suositeltavaa, koska muutoin sosiaaliturva tulee järjestää työskentelyvaltiossa.
Mikäli työskentely tapahtuu muissa valtiossa, on mahdollista, että sosiaalivakuutusmaksuja joudutaan maksamaan myös tuohon valtioon – näissä tapauksissa kannattaa olla yhteyksissä Kelaan, eritoten, mikäli työntekijä haluaa pysyä Suomen asumisperusteisen sosiaaliturvan piirissä.