Bakgrundskontroller vid rekrytering: Vad är tillåtet och hur gör man rätt?

Vad innebär en bakgrundskontroll?

En bakgrundskontroll innebär att arbetsgivaren kontrollerar en arbetssökandes bakgrund, vilket kan inkludera allt från att verifiera anställningar och utbildningar, till att kontrollera brottsregister eller kreditupplysningar. Omfattningen av kontrollerna beror på vilken typ av tjänst som ska tillsättas. Syftet är att säkerställa att kandidaten är den hen utger sig för att vara och är kvalificerad för tjänsten samt att det inte finns några dolda risker.

Har arbetsgivaren rätt att göra en bakgrundskontroll?

I Sverige regleras arbetsgivares rätt att genomföra bakgrundskontroller i huvudsak av dataskyddsförordningen (GDPR). Generellt gäller att arbetsgivaren har rätt att samla in information om en arbetssökande, men detta måste ske inom vissa ramar.

En grundläggande regel är att du som arbetsgivare måste ha ett legitimt intresse av att genomföra en bakgrundskontroll. Det betyder att du inte kan genomföra långtgående kontroller på alla sökande, utan endast när det finns ett tydligt behov, exempelvis om det handlar om en särskilt känslig tjänst där kandidatens bakgrund kan påverka företagets säkerhet, ekonomi eller anseende.

Vad får du kontrollera?

Vilken typ av information du får kontrollera beror på tjänstens art och hur relevant den är för arbetet. Här är några exempel:

1. Referenser och anställningar

Det är tillåtet att kontrollera tidigare arbetsgivares referenser för att verifiera en sökandes arbetslivserfarenhet. Detta kan göras genom att kontakta tidigare arbetsgivare eller genom att be kandidaten om dokumentation som styrker deras anställningar.

2. Kreditupplysning

Kreditupplysningar regleras av särskilda regler där arbetsgivaren behöver ha ett legitimt behov för att begära upplysningen. Kreditupplysning kan exempelvis vara relevant för tjänster där medarbetaren har en högre position och hanterar stora summor pengar för bolagets räkning, såsom ekonomichef.

3. Belastningsregister

För vissa verksamheter har en arbetsgivare lagstöd att själv begära utdrag från belastningsregistret alternativt kräva att arbetssökanden visar upp ett sådant utdrag, exempelvis inom viss vårdverksamhet.

Inom andra verksamheter där sådant lagstöd saknas kan arbetsgivaren framföra ett önskemål om att den arbetssökande ska visa upp ett registerutdrag vilket arbetssökanden kan göra om hen vill. I syfte att inte bryta mot GDPR bör arbetsgivaren i dessa fall inte spara utdraget utan endast notera att den som ska anställas har visat upp utdraget. Förfarandet har varit föremål för kritik och lagförslag om att framöver förbjuda detta har diskuterats men ännu inte lett till någon ny lagstiftning.

Regler för genomförande – vad måste du tänka på?

För att genomföra en bakgrundskontroll på ett rättssäkert sätt, måste du som arbetsgivare följa vissa regler och förfaranden:

1. Begränsning till relevant information

Kom ihåg att bakgrundskontrollen måste vara proportionerlig i förhållande till tjänstens krav. Om du till exempel rekryterar till ett jobb som inte innebär något ekonomiskt ansvar, bör en kreditupplysning sannolikt inte vara aktuell.

2. Tydlig information och transparens

Som arbetsgivare är du skyldig att informera kandidaten om vilka personuppgifter som kan komma att behandlas, t.ex. vid en bakgrundskontroll. Detta bör framgå av en s.k. integritetspolicy eller ett integritetsmeddelande.

3. Skydda den personliga integriteten

Du får bara samla in och hantera den information som är nödvändig för att fatta ett anställningsbeslut. Personuppgifter måste hanteras med största omsorg och lagras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst.

Vanliga frågor om bakgrundskontroller

Kan jag göra en bakgrundskontroll på alla sökande?

Nej, du måste ha ett legitimt syfte för varje individuell kontroll, och det måste vara klart och tydligt varför just den sökande behöver bli kontrollerad.

Måste jag få samtycke för att göra en bakgrundskontroll?

Eftersom det oftast kan anses råda ett ojämlikt maktförhållande mellan en arbetsgivare och en arbetssökande kan arbetsgivaren som regel inte förlita sig på samtycke från kandidaten för att genomföra bakgrundskontroller. Istället är det viktigt att arbetsgivaren bedömer om det finns ett legitimt intresse för kontrollen och lämnar korrekt och tydlig information till sökanden om hur deras personuppgifter kan komma att behandlas.

Vad händer om jag inte följer reglerna?

Om du bryter mot reglerna kan företaget bli föremål för tillsyn och riskera böter. Dessutom kan det påverka företagets rykte och trovärdighet.

Får jag göra bakgrundskontroll via rättsdatabaser?

Det finns idag inget förbud mot att använda sådana databaser, men de har blivit ifrågasatta från flera myndighetshåll under den senaste tiden. Bland annat så kan tillgången på nya domar i databaserna begränsas och de kanske därför inte är lika tillförlitliga som tidigare.

Slutsats

Att genomföra bakgrundskontroller kan vara ett lämpligt verktyg för att säkerställa att du anställer rätt person till rätt jobb, samtidigt är det viktigt att följa reglerna för att undvika rättsliga problem och att säkerställa att kandidatens integritet respekteras. Genom att ha goda rutiner för vilka uppgifter som samlas in och ge arbetssökande tydlig och korrekt information kan alla dessa syften uppnås.

Behöver du hjälp med att säkerställa att era rekryteringsprocesser följer lagen?

Kontakta oss på Fondia för professionell juridisk rådgivning!