Kas ettevõtte põhikirja tuleb muuta, et e-koosolekuid pidada ja koosolekuta hääletada?

Hiljutised äriseadustiku muudatused toovad kaasa selle, et juriidilised isikud võivad kõrgema otsustusorgani (osanike, aktsionäride, liikmete) koosolekuid pidada ja otsuseid vastu võtta üle e-kanalite.

Nüüd tasuks teha sisuline sissevaade otsuste vastuvõtmist puudutavatesse küsimustesse, mis võiksid vajada uute reeglite valguses uuesti läbimõtlemist. Äriühingu organite koosolekute pidamise reeglid pannakse tavaliselt paika põhikirjas, seega on kindlasti ka paslik see osa põhikirjast üle vaadata ja vajadusel värskendada. Muutused tehti ju selleks, et leevendada otsuste vastuvõtmise korda, seega võib põhikirjas sätestatu olla juba ajale jalgu jäänud.

Äsjase seadusemuutusega tunnustatakse elektroonilisel teel peetavaid koosolekuid võrdväärse otsuste vastuvõtmise protsessina kõigi juriidiliste isikute jaoks. Aluse annab selleks uus tsiviilseadustiku üldosa seaduse § 33 1, mille kohaselt võib juriidilise isiku organi liige koosolekul osaleda ja teostada oma õigusi elektrooniliste vahendite abil. See tähendab, et inimene ei pea füüsiliselt kohal olema ja võib koosolekut jälgida reaalajas kahesuunalise side abil või muul sarnasel elektroonilisel viisil, mis võimaldab toimuvat jälgida, sõna võtta ning otsuste vastuvõtmisel hääletada, kui seaduse või juriidilise isiku põhikirjaga ei ole ette nähtud teisiti.

Osanike koosolekuid ja aktsiaseltside üldkoosolekuid võis ka varem elektrooniliselt läbi viia, kui põhikiri nii lubas. Muuhulgas tuli põhikirjas sätestada elektroonilise hääletamise korraldamise täpne kord või volitada juhatust sellist korda looma. Siiski seadis seadus hääletamisele piiravad nõuded – häält tohtis anda vaid elektroonilises vormis ehk digiallkirjastatult. Digiallkirja nõue võis olla oluliseks takistuseks veebikeskkonna kaudu nö ametlike koosolekute läbiviimisele, kuna näiteks osaühingud võisid varem otsuseid vastu võtta ka lihtsamal viisil – koosolekut kokku kutsumata, e-kirja teel või konsensuslikult. Uue seadusega on elektroonilise hääletamise ehk digiallkirja nõudest loobutud. Nii et selleks, et e-koosolekuid pidada, pole vaja seda otsesõnu põhikirjas reguleerida. Vastupidi, hoopis siis, kui soovitakse sellest hoiduda, tuleks see põhikirjas sätestada.

Muus osas kehtib edasi varasem koosolekute kokkukutsumise ja pidamise kord. Sarnaselt klassikalise füüsiliselt peetava koosolekuga tuleb ka veebikeskkonnas peetavast koosolekust seaduses sätestatud korras koos päevakorra edastamisega ette teatada, samuti peab koostama ja teatavaks tegema otsuste eelnõud ning vormistama koosolekul osalejate nimekirja ja protokolli.

Osaühingutel ja aktsiaseltsidel, kes põhikirjajärgselt elektroonilise koosoleku pidamise võimalust juba kasutasid, tuleb seega oma põhikiri uute reeglite valguses üle vaadata ja endised piirangud välja jätta. Tegelikult soovitaksin kõigil ühingutel elektrooniliste koosolekute detailid läbi mõelda ja kehtestada täpsemad reeglid, sest seadus annab ettevõtjale suurema otsustusvabaduse. Kuna uue seaduse järgi on küsitav, kui palju vabadust on sellise korra kehtestamiseks juhatusel, olekski mõistlik e-koosolekute pidamise olulisemad osanike ja aktsionäride õigusi ja kohustusi puudutavad reeglid määratleda põhikirjas või määratleda seal küsimused, mille üle võib otsustada juhatus. Muuhulgas võib olla vajalik täpsustada e-koosolekul osalejate tuvastamise korda ning osalejate nimekirja allkirjastamise reegleid. Huvitaval kombel on jäänud muutmata äriseadustiku säte, mis nõuab vaid füüsiliselt osaühingu koosolekul osalenud osanikul osalejate nimekirja allkirjastamist. E-koosolekute puhul tekitab see säte ilmselt küsimusi, kas osalejad peavad nimekirja allkirjastama või mitte. Ilmselt tuleks siinkohal lähtuda seaduse mõttest, et nimekirja allkirjastavad kõik koosolekul osalenud osanikud või nende esindajad, olenemata koosoleku vormist. Siinjuures tekibki praktilisi reeglites lahendamist vajavaid küsimusi, kuidas korraldada osalejate nimekirja allkirjastamine, kui koosolek on osaliselt toiminud füüsiliselt, osaliselt aga elektrooniliselt. Digiallkirja andmise võimalust ei pruugi olla näiteks kõigil välismaistel osanikel või aktsionäridel. Samuti võib potensiaalseid vaidlusi tekitada küsimus, kas ühingul on vabadus otsustada, et koosolekuid peetakse vaid elektrooniliselt või peaksid sellega eelnevalt nõustuma kõik osanikud või aktsionärid. Ei saa ju eeldada, et kõigil asjaosalistel on võrdväärsed digitaalsed vahendid või oskused e-kanaleid kasutada.

Varem kehtinud sätete alusel võisid nii osaühingud kui aktsiaseltsid põhikirjaga kehtestada võimaluse hääletada otsuse eelnõude üle enne koosoleku toimumist, edastades oma hääle kirjalikus vormis posti teel või elektrooniliselt. See võimaldas neil osanikel või aktsionäridel, kes kohale tulla ei saanud, osaleda otsuste tegemisel. Sisuliselt pidi poolt või vastu hääl olema omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud ning jõudma kohale juhatuse poolt kehtestatud tähtajaks enne koosoleku toimumist.

Seadusemuudatus on kaasa toonud olulise leevenduse ka eelnevalt hääletamisele. Nimelt on nüüd lubatud enne koosolekut hääletamine vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ehk e-kirja teel. Aktsiaseltside puhul peab küll kasutama vastavat blanketti, mille vorm tuleb edastada koos üldkoosoleku kutsega. Eelneva hääletamise tingimuseks on, et tagatud peavad olema hääleandja isiku tuvastamine ning hääletamise turvalisus ja usaldusväärsus. Kuigi sel viisil hääletamine ei eelda vastavat lubavat sätet põhikirjas, on soovitatav eelneva hääletamise ja isiku tuvastamise kord kas põhikirjas või muudes ühingu sisereeglites kirja panna, et vältida ebaselgust ja võimalikke vaidlusi. Näiteks võib eeldada, et hääle edastamine on usaldusväärne ja osanik tuvastatud, kui ta kasutab hääle edastamiseks e-posti aadressi, mis on tema kontaktandmetena osanike nimekirjas ning mille kaudu on ta ka varem osaühinguga ühenduses olnud.

Samuti võib paljude osanikega osaühingute puhul olla otstarbekas hääleõiguse teostamise blanketi kasutamine, et hääli oleks lihtsam lugeda.

Kui osaühingus juba kehtis kord kirjaliku või elektroonilise hääletamise lubamise kohta, tuleks kindlasti põhikirja muuta, sest muidu ei saa kasutada leebemat e-kirja teel hääletamise võimalust.

Olulise uuendusena saavad ka aktsiaseltsid nüüd vastu võtta üldkoosoleku otsuseid ilma koosolekut kokku kutsumata, hääletades otsuse eelnõu üle kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ehk e-kirja teel. Selleks saadab juhatus aktsionäridele otsuse eelnõu kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või üle 50 aktsionäriga aktsiaseltsi puhul avaldab otsuse eelnõu üleriigilise levikuga päevalehes. Börsiaktsiaseltsid peavad selle lisaks avaldama oma kodulehel.

Suurim erinevus võrreldes koosolekuta kirjaliku hääletuse ja koosolekul otsuste vastu võtmise vahel seisneb otsuste vastu võtmiseks nõutavas häältearvus. Koosolekul on oluline kvoorumi nõue ja otsuste vastu võtmiseks peab selle poolt olema üldjuhul üle poole üldkoosolekul esindatud häältest (v.a teatud kõrgema häälenõudega otsused). Kvoorumi hulka arvestatakse ka enne koosoleku toimumist edastatud hääled, v.a siis, kui tegemist on päevakorravälise otsusega, mille eelnõud ei olnud eelnevalt osanikele või aktsionäridele edastatud. Kirja teel otsuste vastuvõtmisel kehtib aga praktikas kõrgendatud häälenõue: otsuse vastu võtmiseks peavad selle poolt olema vähemalt pooled kõigist osade ja aktsiatega esindatud häältest. Kui osanik või aktsionär ei teata etteantud tähtaja jooksul oma seisukohast, siis loetakse, et ta hääletab otsuse vastu.

Aktsiaseltside jaoks on koosolekuta otsuste vastu võtmine täiesti uus võimalus. Seega tasub oma põhikiri üle vaadata sellest vaatenurgast, et see ei piiraks otsuste vastuvõtmist jätkuvalt vaid üldkoosoleku pidamise teel.

Värsked seadusemuutused likvideerivad mitmed ajale jalgu jäänud reeglid ning lihtsustavad ettevõtet tegevust Eestis veelgi. Näeme rõõmuga, et seadusandja tegeleb endiselt juba niigi soodsa ettevõtluskeskkonna parendamisega.