Isikuandmete kaitse fondias

Fondias on meie jaoks oluline austada Teie privaatsust ning kaitsta hoolikalt Teie isikuandmeid. Meie eesmärgiks on, et kogu isikuandmete töötlemine oleks läbipaistev, mistõttu oleme käesolevasse sektsiooni koondanud kogu teie isikuandmete töötlemist puudutava informatsiooni.

Fondia tegutseb neljas riigis, kellest igaüks tegutseb andmete vastutava töötlejana. Kõik päringud ja taotlused palume saata e-posti aadressile: privacy(at)fondia.com.

Fondia Estonia
Rotermanni 14 EE-10111 Tallinn Estonia
Fondia Finland
Aleksanterinkatu 11 (Entrance at Kluuvikatu 6 A) FI-00100 Helsinki Finland
Fondia Lithuania
Gedimino pr. 20 LT-01103 Vilnius Lithuania
Fondia Sweden
Kungsgatan 56 SE-11122 Stockholm Sweden

Kuidas me isikuandmeid töötleme?

Käesolevaga oleme jaotanud isikuandmete töötlemisega seonduvad selgitused erinevatesse sektsioonidesse vastavalt sellele, millises rollis soovite oma andmete töötlemise kohta teavet saada. Me ei teosta profileerimist ega automaat-otsustamist.

Külastades Fondia veebilehte

Milliseid andmeid me töötleme ja miks?

Meie veebisaidil on vestlusrobot, mis nõuab analüütiliste küpsiste aktsepteerimist. Vestlusrobot töötab automaatselt, kasutades masinõpet optimeerimaks Teile antavate vastuste kasulikkust. Teie poolt vestlusaknasse sisestatud isiklikke andmeid (kontaktandmed jms teave) kasutatakse Teie soovil Teiega ühenduse võtmiseks ja hindamaks, kuidas saame Teile kõige paremini abiks olla. Palume Teil vestlusaknas mitte avaldada ebaolulist teavet enda eraelu kohta.

Te võite meiega ühendust võtta ka meie veebilehel oleva vormi kaudu või broneerida kohtumise meie kalendri kaudu. Kummalgi juhul salvestame Teie nime, kontaktandmed ja Teie poolt esitatud  õigusliku sisuga küsimusega seonduva teabe. Kõnealuseid andmeid kasutatakse Teiega ühenduse võtmiseks, samuti hindamaks, kuidas saame Teid antud küsimuses kõige paremini aidata.

Me ei tee Teile otseturunduspakkumisi e-posti ega telefoni teel. Küll aga kasutame oma veebilehel turundusliku iseloomuga küpsiseid, mille abil edastatakse Teile sotsiaalmeedia kaudu turunduslikku sisu.

Andmete töötlemine toimub Teie nõusoleku alusel. Turundusküpsiste osas saate oma nõusoleku küpsiste seadistuste kaudu igal ajal tagasi võtta, klikkides meie veebilehe vasakus allnurgas oleval küpsisel.

Kust me andmeid saame?

Meie veebilehe külastamisel kogume meie Teie andmeid.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie poolt meile vestlusroboti kaudu edastatud isikuandmeid seni, kuni need on vajalikud Teiega ühenduse võtmiseks ning vajadusel töövõtu algatamiseks. Juhul, kui Teist saab meie klient, on Teie isikuandmete töötlemisega seonduv kirjeldatud sektsioonis „Olen Fondia klient või kliendi kontaktisik“. Küpsiste säilitusperioodid on kirjeldatud sektsioonis „Küpsised“.

Fondia on suunanud mulle turunduslikku sisu

Milliseid andmeid me töötleme ja miks?

Me kogume lähte- ja kontaktandmeid nagu näiteks nimi, tööalane e-posti aadress, töötelefoni number ja meie potentsiaalsete klientide ettevõtete ametipositsioonid. Selliste andmete kogumise eesmärgiks on:

  • meie toodete ja teenuste pakkumine ja arendamine, et need vastaksid paremini Teie vajadustele

  • meie teenuste turundamine ettevõtetele

  • turunduse suunamine meie veebiteenustes.

Töötlemine põhineb meie õigustatud huvil tagada meie äritegevuse järjepidevus ja klientide hankimine.

Kust me andmeid saame?

Me saame andmeid professionaalsete sotsiaalmeedia võrgustike, kontaktteabe teenusepakkujate ja Teie enda kaudu, kui võtate meiega ühendust nt meie veebisaidil oleva vestlusroboti, e-posti, telefoni või Virtuaaljuristi kaudu.

Kellele me andmeid avaldame? Kas me edastame andmeid väljaspoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda?

Me võime avaldada andmeid oma koostööpartneritele, kes tegelevad turundusega või korraldavad meiega koos või meie jaoks kampaaniaid ja üritusi ning kes loevad end vastutavateks töötlejateks, mitte meie nimel tegutsevateks volitatud töötlejateks (nt erinevad sotsiaalmeedia mõjuisikud ja turundusvõrgustikud). Muul juhul ei avalda me Teie andmeid kõrvalistele isikutele, välja arvatud kui see kohustus tuleneb õigusaktidest või vastavad ametiasutused seda nõuavad.

Isikuandmete töötlemisel kasutame rahvusvahelisi pilveteenuseid, mistõttu võidakse Teie andmeid edastada väljapoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda. Me tagame, et andmete edastamisel kasutatakse isikuandmete kaitse üldmääruse kohaseid kaitsemeetmeid.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Me suuname turundust ettevõtetele. Selliste ettevõtete kontaktisikute andmeid säilitatakse seniks kuniks need on sellisele ettevõttele suunatud turunduse seisukohalt olulised. Kustutame andmed niipea, kui me neid turunduslikel eesmärkidel enam ei vaja.

Teil on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui te ei soovi meilt enam turundust saada.

Olen Fondia klient või kliendi kontaktisik

Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Me kogume oma kliendi kontaktisiku nime, tööalase e-posti aadressi ja telefoninumbri ning tema ametipositsiooni ettevõttes. Andmekogumise eesmärgiks on

  • kliendisuhte haldamine

  • tellimuste täitmine

  • kliendiuuringute läbiviimine

  • võimalike heategevusannetuste tegemine Teie nimel

  • arveldamine.

Töötlemine põhineb õigustatud huvil tagada meie äri järjepidevus, niisamuti lepingu täitmisel (s.o tellitud teenuse osutamine, sellega seonduv kliendihaldus) ja samuti seadusjärgse kohustuse täitmisel (s.o andmetöötlus seoses seadusest tuleneva raamatupidamiskohustuse täitmisega).

Seoses KYC (tunne oma klienti) protsessiga töötleme ka isiku identifitseerimist võimaldavaid andmeid nagu tema kodakondsus ja isikukood. Kui klient on eraisik, võime kontrollida ka tema krediidireitingut. Samuti, kui me ei suuda klienti elektrooniliselt tuvastada, võib tekkida vajadus küsida isikut tõendava dokumendi, näiteks passi koopiat. KYC-d teostatakse seadusest tuleneva rahapesu tõkestamise ja oma kliendi tundmise kohustuse täitmiseks.

Kust me andmeid saame?

Andmeid kogutakse Teilt endalt, meie kliendist ettevõttelt, ametiasutustelt või krediidiasutustelt.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie isikuandmeid seni kuni see on kasutamise eesmärgi saavutamiseks vajalik. Kliente puudutavad isikuandmed kustutatakse, kui konkreetse kliendi või teenuse osas on möödunud aegumise- või pretensioonide esitamise tähtaeg.

KYC-protsessi käigus kogutud isikusamasuse tuvastamise andmeid säilitatakse viis aastat pärast kliendisuhte lõppemist.

Fondia on meie klient

Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Me kogume tarnijate kohta nime, tööalase e-posti aadressi ja telefoninumbri ning ametipositsiooni ettevõttes, et hallata suhteid ja arveldada tarnijatega. Andmete töötlemine põhineb õigustatud huvil tagada meie äri järjepidevus, samuti tarnijaga sõlmitud lepingu täitmisel ja seadusjärgse kohustuse täitmisel (s.o andmetöötlus seoses seadusest tuleneva raamatupidamiskohustuse täitmisega).

Kust me andmeid saame?

Kogume andmeid Teilt endalt ja müüjaettevõttelt.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie isikuandmeid seni kuni see on kasutamise eesmärgi saavutamiseks vajalik. Tarnijaid puudutavad andmed kustutatakse tarnijasuhte lõppemisel.

Ma kandideerin Fondiasse tööle

Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Värbamisprotsessis töötleme meile tööle kandideerijate järgmisi andmeid:

  • põhiinformatsioon s.o näiteks nimi, sünniaeg, emakeel

  • kontaktandmed s.o näiteks e-posti aadress, telefoninumber, kodune aadress

  • soovitud ametikohaga seotud informatsioon s.o näiteks teave töösuhte liigi ja laadi kohta ning teave kandideerimisprotsessi jaoks määratud kontaktisikute kohta, palgasoov ja teave tööle asumise kohta

  • muu sobivusega seotud oluline teave ning muu teave Teie enda ja Teie tausta kohta, mille olete ise esitanud s.o näiteks foto, õpingute- ja muu haridusalane teave, tööajalugu (nt varasemad tööandjad, töösuhte alguskuupäevad ja kestused ning senised tööülesanded), keeleoskus, muud erioskused, isikuomaduste kirjeldus, teaduskraadid, tunnistused ja hinnangud ning viited profiilidele ja muudele internetis leiduvatele allikatele ning Teie nõusolekul läbiviidud isikuhindamise ja sobivuse hindamise tulemused ja üksikasjad

  • teave värbamisprotsessi kohta s.o näiteks teave edasiste intervjuude või värbamisprotsessi katkestamise kohta

  • muu vabatahtlikult esitatud teave seoses värbamisprotsessiga või muul viisil spetsiaalselt professionaalsetel eesmärkidel avaldanud teave, näiteks LinkedIni profiil.

Teie isikuandmete töötlemise eesmärk on tööavalduse vastuvõtmine ja selle menetlemine ning värbamisprotsesside haldamine. Andmete abil saame kandideerijatega ühendust võtta ja teha otsuseid ametikohtade täitmisel.

Töötlemine põhineb värbamisprotsessi ajal Teie nõusolekul. Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, taandudes seeläbi värbamisprotsessist.

Kust me andmeid saame?

Kasutame eelkõige andmeid, mille olete meile seoses värbamisprotsessiga esitanud. Saates meile tööavalduse, annate loa koguda andmeid oma LinkedIn-profiililt ja võimalikelt referentidelt. Kasutame ka väliseid värbamiskonsultante, kes otsivad meie nimel potentsiaalseid töötajaid.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie nõusoleku alusel andmeid kaks aastat pärast värbamisprotsessi lõppu.

Kelle poole pöörduda, kui soovite värbamisprotsessi kohta lisateavet?

Värbamisprotsessi kohta lisateabe saamiseks võite võtta ühendust Wilma Laukkaneniga telefonil +358 20 720 5674 või e-posti aadressil wilma.laukkanen(at)fondia.com.

Ma osalen Fondia korraldatud üritusel/webinaril

Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Kogume ürituste korraldamiseks ja läbiviimiseks osalejate isikuandmeid, nagu näiteks nimi, ametinimetus, eridieedid, allergiad, samuti arveldamiseks vajalikke andmeid, mida esitatakse meile registreerumisel. Andmeid kogutakse Teie nõusolekul. Saate oma osalemisest igal ajal enne üritust loobuda, teatades sellest meile ja me kustutame Teie andmed.

Pärast üritust töötleme andmeid arvete esitamiseks ja raamatupidamiseks. Selline töötlemine põhineb meie seadusjärgse kohustuse täitmisel (s.o andmetöötlus seoses seadusest tuleneva raamatupidamiskohustuse täitmisega).

Kust me andmeid saame?

Andmed kogutakse osalemisvormilt, mille Te täidate.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Osalejate andmed kustutame pärast ürituse lõppu.

Ma kasutan Fondia Virtuaaljuristi

Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Kogume Virtuaaljuristi kasutajaks registreerumisel Teie ees- ja perekonnanime, ettevõtte nime, ametinimetuse, telefoninumbri, e-posti aadressi ja parooli.

Isikuandmete töötlemine põhineb lepingust tuleneva kohustuse täitmisel ja õigustatud huvil, et pakkuda Teile teenust ja hoolitseda oma kliendisuhte eest.

Andmete töötlemise eesmärk on:

  • müüa ja arendada oma tooteid ja teenuseid, et olla paremini vastavuses meie kliendi vajadustega

  • hoolitseda kliendisuhete eest

  • teha otseturundust.

Kust me andmeid saame?

Saame andmed eelkõige Teilt endalt, kui Te teenuse kasutajaks registreerute.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Teie andmeid säilitatakse seni, kuni kehtib teie kasutaja registreering.

Minu andmeid töödeldakse Fondia kliendilt saadud tööülesande käigus

Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Selleks, et osutada oma kliendi poolt tellitud teenust, tuleb meil mõnikord töödelda tellimusega seonduvalt ka kolmandate isikute andmeid. Need andmed võivad puudutada teenust tellinud kliendi töötajaid, lepingupartnereid või osanikke/aktsionäre ning vaidluste lahendamisel ka muid vastaspoolel olevaid või asjaga muul viisil seotud isikuid.

Andmed koosnevad tavaliselt nimedest ja kontaktandmetest ning teenuse osutamiseks oluliste sündmuste ja asjaolude kirjeldustest. Andmeid töödeldakse vaid ulatuses, mis on vajalik tellitud teenuse osutamiseks.

Töötlemine põhineb lepingulise kohustuse täitmisel.

Kust me andmeid saame?

Andmeid kogutakse eelkõige meie kliendist ettevõtetelt.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie isikuandmeid seni kuni see on kasutamise eesmärgi saavutamiseks vajalik. Teenuse osutamisega seoses töödeldud andmed kustutatakse aegumise- või pretensioonide esitamise tähtaja möödumisel.

Fondia kui volitatud töötleja

Fondia Sága

Fondia Sága on dokumendigeneraator, mis võimaldab koostada fikseeritud kuutasuga kliendile kohandatud lepinguid. Fondia Ságas on kliendil võimalik dokumente ise vormistada ja need alla laadida, kui nõutud andmed on sisestatud. Dokumendid võivad sisaldada kliendi töötajate ja kontaktisikutega seotud andmeid.

Klient on Fondia Ságas töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja ja Fondia töötleb andmeid klientide nimel. Klient ja Fondia on sõlminud isikuandmete töötlemise lepingu.

Thomson-Reuters on meie all-töötleja, mis pakub Fondia Sága teenuse tehnilist platvormi. Andmeid säilitatakse Hollandis, Euroopa Liidus. Thomson-Reuters kasutab teenuse osutamiseks omakorda all-töötlejaid, mille kohta leiate lisateavet siit.

Andmeid säilitatakse seni kuni kliendile teenust pakutakse. Samuti võib klient andmeid kustutada vastavalt enda infohaldustavadele.

 

Kellele me andmeid avaldame? Kas edastame andmeid väljapoole Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda?

Me ei avalda andmeid kõrvalistele isikutele, välja arvatud juhul, kui seda tuleb teha tulenevalt õigusaktist või seda nõuavad ametiasutused.

Isikuandmete töötlemisel kasutame rahvusvahelisi pilveteenuseid ja seoses nende teenustega võidakse andmeid edastada väljapoole Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda. Tagame, et andmete edastamisel rakendatakse GDPR-i kohaseid kaitsemeetmeid.

Millised on Teie kui andmesubjekti õigused?

  • Õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega.

  • Õigus nõuda ebatäpsete andmete parandamist või kustutamist.

  • Õigus esitada vastuväiteid enda andmete töötlemisele või taotleda nende piiramist.

  • Õigus esitada isikuandmete töötlemise kohta kaebus järelevalveasutusele, milleks Eestis on Andmekaitse Inspektsioon https://www.aki.ee/et