Konfidencialumo užtikrinimas įmonėse: kaip pasiruošti, nuotoliniam darbui tampant norma?

Populiarėjant nuotoliniam darbui kaip niekad aktualūs tampa konfidencialios informacijos, komercinių paslapčių apsaugos, nekonkuravimo, interesų konflikto vengimo klausimai. Žalos ir nesusipratimų norintys išvengti darbdaviai turi pasiruošti, sąvokas apsibrėžti ir darbuotojus informuoti iš anksto.

Pirmas žingsnis, norint užtikrinti konfidencialumą įmonėje yra apibrėžti, kas yra konfidenciali informacija, ir išskirti, kas yra komercinė paslaptis. Tai padaryti galima valdybos, o jei ji nesudaroma, vadovo sprendimu. Viešai prieinama informacija apie įmonę (pvz., tai, kas matoma www.rekvizitai.lt) ar tokia, kuri pagal įstatymus privalo būti vieša, neturėtų būti įvardijama kaip konfidenciali. Svarbu ir tai, kad ne visa konfidenciali informacija pripažįstama komercine paslaptimi.

Informacija laikoma komercine paslaptimi, jeigu ji yra slapta, dėl to turi tikros ar potencialios komercinės vertės, ir yra protingai saugoma. Tai gali būti techninė (pvz., formulės, brėžiniai) ar verslo (pvz., klientų sprendimų priėmėjai, strategija) informacija. Pareiga saugoti (gauti, naudoti ir neatskleisti be turėtojo sutikimo) komercinę paslaptį kyla iš įstatymo.

Konfidenciali informacija – platesnė sąvoka, kuri apima ne tik komercines paslaptis, bet ir kitą viešai neprieinamą informaciją. Ji saugoma šalių susitarimu.

Susitarime dėl konfidencialios informacijos apsaugos svarbu apibrėžti tokią informaciją sudarančius duomenis, susitarimo galiojimo terminą, darbdavio pareigas padedant darbuotojui išsaugoti informacijos slaptumą, galite sulygti dėl netesybų už šio susitarimo nevykdymą ar netinkamą jo vykdymą. Jeigu nenumatoma kitaip, toks susitarimas galioja vienerius metus nuo darbo santykių pabaigos.

Susitarimu dėl nekonkuravimo galima sulygti dėl to, kad darbuotojas tam tikrą laiką nevykdys tam tikros darbo veiklos pagal darbo sutartį su kitu darbdaviu arba savarankiškai, jeigu ši veikla tiesiogiai konkuruotų su Jūsų veikla.

Kadangi šiuo susitarimu apribojama asmens teisė pasirinkti darbą, jam keliami tam tikri reikalavimai: gali būti sudaromas tik su specialių žinių ar sugebėjimų turinčiais darbuotojais ne ilgesniam negu 2 metų nuo darbo sutartis pabaigos terminui.

Taip pat reikia numatyti nekonkuravimo teritoriją ir kompensacijos dydį, kuris negali būti mažesnis negu 40 proc. darbuotojo vidutinio darbo užmokesčio. Galima susitarti ir dėl darbdavio teisės vienašališkai nutraukti tokį susitarimą (pvz., pasibaigus darbo sutarčiai) bei netesybų, kurių dydis ribojamas už 3 mėnesius gautos kompensacijos suma.

Jeigu susitarimo dėl konfidencialios informacijos ar nekonkuravimo pažeidimu darbdaviui padaroma žala, darbuotojas privalo ją atlyginti visą, suma nėra ribojama trimis vidutiniais darbo užmokesčio dydžiais kaip numato bendra taisyklė.

Darbo kodekse įtvirtintos bendros šiuos klausimus reguliuojančios nuostatos, numatančios pareigas ir be papildomų susitarimų. Pavyzdžiui, darbuotojas įsipareigoja dirbti darbdavio naudai, saugoti darbdavio turtinius ir neturtinius interesus, šalys privalo veikti sąžiningai ir nepiktnaudžiauti teisėmis, vengti interesų konflikto ir siekti bendros gerovės.

Tam tikra apsauga (ne tik pareigos ar draudimai darbuotojams, bet ir kitiems asmenims) numatyta ir kituose tesiės aktuose. Pavyzdžiui, Konkurencijos įstatyme įtvirtintas draudimas naudoti, perduoti ar skelbti kito ūkio subjekto komercines paslaptis, jas gauti iš asmenų, neturinčių teisės perduoti tokią informaciją, o darbuotojams – pareiga nenaudoti komercinių paslapčių ne trumpiau kaip vienerius metus po sutarties pasibaigimo. Taip pat draudžiama vilioti darbuotojus.

Baudžiamasis kodeksas, savo ruožtu, numato atsakomybę už komercinį šnipinėjimą, komercinės paslapties atskleidimą, neteisėtą prisijungimą prie informacinės sistemos bei elektroninių duomenų perėmimą ir panaudojimą.

Pirma – pareigų detalizavimas. Darbo sutartyse, įmonės taisyklėse, pareiginiuose nuostatuose detalizuokite bendrąsias Darbo kodekse numatytas pareigas (pvz., dėl interesų konflikto vengimo).

Antra – konfidencialumo ribų apsibrėžimas. Įvardinę, kokia informacija yra konfidenciali, kuri jos dalis sudaro komercines paslaptis, aptarkite tai su darbuotojais, kad jiems būtų aišku. Pasikeitus aplinkybėms (pvz., pradedant naują projektą, pasikeitus pareigoms), priminkite apie įsipareigojimus.

Trečia – netesybų dydžio nustatymas. Susitarimuose dėl nekonkuravimo ir konfidencialios informacijos apsaugos numatomų netesybų dydį siekite su atlyginimo dydžiu, pvz., 3 mėnesių vidutinis darbo užmokestis.

Ketvirta – priemonių informacijos apsaugai paruošimas. Imkitės protingų (priklausomai nuo veiklos, informacijos pobūdžio) priemonių konfidencialios informacijos apsaugai.

Penkta – išankstinis darbuotojų informavimas apie jų kontrolės mechanizmus. Tinkamai patvirtinkite tvarkas dėl informacinių ir komunikacinių technologijų naudojimo bei darbuotojų stebėsenos ir kontrolės darbo vietoje, supažindinkite darbuotojus.

Šešta – darbo pareigų pažeidimų sąrašo papildymas. Peržiūrėkite ir, reikalui esant, papildykite darbo pareigų pažeidimų, kurie laikomi šiurkščiais, sąrašą.

Septinta – lankstesnių susitarimų galimybė. Su darbuotojais, kurių atlyginimai ne mažesni negu 2 šalies vidutinio mėnesinio bruto darbo užmokesčio dydžiai, galimi lankstesni susitarimai, jeigu darbo sutartimi pasiekiama darbdavio ir darbuotojo interesų pusiausvyra.

Aštunta – apsauga sutartyse su verslo partneriais. Įtraukite nuostatas dėl konfidencialios informacijos apsaugos, darbuotojų neviliojimo (priklausomai nuo aktualumo).