Kaip sėkmingai dalyvauti viešuosiuose pirkimuose?

Daugelis viešųjų pirkimų dalyvių bent kartą pateko į situaciją, kai jų pasiūlymas buvo atmestas dėl formalumų. Šiaurės šalių teisinių paslaugų bendrovės „Fondia“ vyr. teisininkas Tomas Paulauskas sako, kad dažniausiai pasitaikančios klaidos dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose – pasiūlymo neatitiktis reikalavimams, techninės klaidos, laiku nepateikta informacija, per didelė pasiūlymo kaina. Viešųjų pirkimų eksperto teigimu, didesnis tiekėjų pasiruošimas padėtų sutaupyti laiko ir išvengti nepigiai kainuojančių bylinėjimosi procesų teismuose.

Dažnai pasiūlymai atmetami dėl neatitinkamų pirkėjo reikalavimų įgyvendinimo, kai kartu su pasiūlymu nepateikiami perkančiosios organizacijos reikalaujami dokumentai. Tarp tokių dokumentų gali būti detalūs projektai, darbų vykdymo grafikai ir panašiai. Tiekėjai padaro ir kitų klaidų, kurių po pasiūlymų pateikimo nėra įmanoma ištaisyti. „Fondia Lietuva“ viešųjų pirkimų teisės ekspertas Tomas Paulauskas sako, kad tokios pasiūlymo atmetimo priežastys yra vienos nemaloniausių.

„Kai pasiūlymas atmetamas dėl techninių klaidų, tiekėjas praranda galimybę toliau dalyvauti pirkime ir jį laimėti. Svarbu labai atidžiai skaityti pirkimo sąlygas, svarbesniuose pirkimuose pasitelkti viešųjų pirkimų ekspertus. Mes dalyvaujantiems viešuosiuose pirkimuose net turime specialų paslaugų paketą, kuris leidžia protingomis sąnaudomis išvengti apmaudžių klaidų“ - sako T. Paulauskas.

Duomenų tikslinimas – ne visiems įveikiama kliūtis

Tiekėjai praranda galimybę toliau dalyvauti pirkime ir dėl to, jog nespėja pateikti reikalingų dokumentų, informacijos, kurios prašo perkančioji organizacija.

„Savo klientams visada rekomenduoju visada atidžiai sekti terminus, prašyti pratęsti duomenų tikslinimo ir pateikimo terminą, jeigu matote, kad nespėsite laiku jų pateikti. Tenka susidurti su situacijomis, kai tiekėjai tiesiog pamiršta pateikti informaciją. Būna situacijų, kai tiekėjai tikslingai neteikia prašomų dokumentų, taip siekdami, jog jų pasiūlymas dėl vienų ar kitų priežasčių būtų atmestas“, - sako „Fondia Lietuva“ viešųjų pirkimų teisės ekspertas.

Per didelė kaina – negalite viršyti pirkėjo nurodytos kainos

„Perkančioji organizacija pirkimo dokumentuose gali ir dažnu atveju nurodo pirkimui skiriamą lėšų sumą. Jeigu tiekėjo pasiūlymas viršija šią sumą – pasiūlymas atmetamas“, - sako „Fondia Lietuva“ viešųjų pirkimų teisės ekspertas Tomas Paulauskas.

Jeigu viešajam pirkimui skiriama suma yra paviešinta, perkančioji organizacija privalo atmesti pasiūlymus, viršijančius pirkimo dokumentuose nurodytą sumą. Perkančioji organizacija pirkimui skirtos lėšų sumos gali ir neišviešinti. Tokiais atvejais tiekėjai lieka nežinioje.

„Visada galima maksimalios pirkimų sumos paklausti perkančiosios organizacijos, tačiau ši neprivalo pateikti tokios informacijos. Norint išvengti klaidų, galima peržiūrėti viešai teikiamus organizacijų metinius pirkimo planus, kuriuose kartais būna pateikiama preliminari pirkimo vertė“, - pasakoja T. Paulauskas.

Per maža kaina – dar viena kliūtis laimėti

Perkančioji organizacija tam tikrais, teisės aktuose numatytais atvejais, privalo tiekėjo paprašyti pagrįsti ir neįprastai mažą pasiūlymo kainą. Kitais atvejais perkančioji organizacija tiesiog turi teisę tą padaryti. Tiekėjas, sulaukęs tokio prašymo, privalo per perkančiosios organizacijos nustatytą terminą pagrįsti savo siūlomą kainą, pateikti įrodymus.

„Ne visada tiekėjai sugeba faktais ir racionaliais argumentais pagrįsti savo siūlomą prekių ar paslaugų kainą. Kartais tiekėjas nėra pajėgus įvykdyti sutartį už pasiūlytą kainą. Pasitaiko situacijų, kai tiekėjas nepakankamai rimtai sureaguoja į prašymą ir nepateikia tinkamo pagrindimo ir įrodymų“ - teigia T. Paulauskas.

Tarptautiniai pirkimai – būtina įsivertinti šalyje taikomų reikalavimų specifiką

Vis daugiau tiekėjų neapsiriboja tik Lietuvos viešaisiais pirkimais. Nepaisant to, kad dauguma viešųjų pirkimų teisinių nuostatų yra įtvirtintos Europos Sąjungos direktyvose, iš esmės dalyvavimas kiekvienos šalies viešųjų pirkimų konkursuose turi savo specifiką. Skiriasi tiek formalūs reikalavimai, tiek pats procesas.

Pavyzdžiui, Lenkijoje, dažnai prašoma originalių, notariškai patvirtintų dokumentų, taikoma nemažai formalių reikalavimų. Estijoje atvirkščiai – jeigu pirkimo dokumentai parengti ir anglų kalba, sėkmingam dalyvavimui dažnu atveju pakanka viešųjų pirkimų sistemoje pateiktoje formoje įrašyti siūlomo objekto kainą ir prisegti skenuotas prašomų dokumentų kopijas.