5 klausimai, kurie gali kilti naudojantis elektroniniu parašu

Praeitais metais mes jau rašėme apie elektroninį parašą ir jo teisinę galią. Remiantis LR ryšių reguliavimo tarnybos (toliau – RRT) skelbiamais duomenimis, per 2020 m. elektroninio parašo sertifikatų skaičius padidėjo net 36,5 proc. Dėl toliau taikomų Covid-19 pandemijos ribojimų bei technologinių sprendimų populiarėjimo, yra akivaizdu, kad elektroniniu būdu pasirašytų dokumentų skaičius tik augs, todėl žemiau pateikiame 5 klausimus, kurie gali kilti naudojantis elektroniniu parašu, bei atsakymus į juos.

Elektroninė laiko žyma – tai elektroninės formos duomenys, kuriais kiti elektroninės formos duomenys susiejami su tam tikru laiku ir taip sukuriamas įrodymas, kad pastarieji tuo metu egzistavo. Kitaip tariant, tai yra elektroniniu būdu pasirašytame dokumente padaryta žyma, kurioje matosi, kas ir kada pasirašė tam tikrą dokumentą.

Pagrindinė elektroninės laiko žymos funkcija yra įrodyti, kad dokumentas buvo pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu. Tai ypač palengvina įrodinėjimo naštą tais atvejais, kai pasibaigia kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikato galiojimo laikas.

Kaip ir elektroniniai parašai, elektroninės laiko žymos būna kvalifikuotos ir nekvalifikuotos. Kvalifikuotas elektronines laiko žymas sudaro ūkio subjektai, kuriems RRT suteikė kvalifikacijos statusą (Lietuvoje šiandien tokį statusą turi tik UAB „Baltstamp“ ir VĮ Registrų centras). Taipogi, kvalifikuotai elektroninei laiko žymai taikoma prezumpcija dėl datos ir laiko, kurie joje nurodomi, tikslumo ir duomenų, su kuriais susieta data ir laikas, vientisumo. Pagaliau, kvalifikuota elektroninė laiko žyma, išduota vienoje Europos Sąjungos (toliau – ES) valstybėje narėje, pripažįstama kaip kvalifikuota elektroninė laiko žyma visose ES valstybėse narėse.

Neretai pasitaiko atvejų, kai viena sutarties šalis dokumentą pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu, o kita šalis neturi elektroninio parašo ir dokumentą pasirašo paprastuoju rašytiniu būdu. Tokioje situacijoje yra svarbu nepamiršti, kad atspausdinus kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytą dokumentą, toks parašas praranda savo teisinę galią. Todėl yra patartina dokumentą pasirašyti vienu iš aukščiau nurodytų būdu, o tais atvejais, kai negalima išvengti „hibridinio“ pasirašymo, iš pradžių pasirašyti dokumentą „ranka“, o kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti nuskenuotą dokumentą.

Pasirašius dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu, vėliau iškyla poreikis tokį dokumentą saugoti. Be abejo, elektroninį dokumentą galima išsaugoti kompiuterio kietajame diske, USB atmintuke, serveryje (debesyje) ir pan. Aukščiau paminėti elektroninių dokumentų saugojimo būdai yra įprasti šiandien, tačiau kalbant apie ilgalaikį saugojimą, iškyla klausimas, ar minimi būdai išliks aktualūs po 20, 30 arba 50 metų? Juk prieš 30 metų elektroniniai dokumentai buvo saugomi „Floppy“ diskeliuose, o šiuolaikiniuose kompiuteriuose net nėra tokių diskelių skaitytuvų. Taigi, technologijoms vystantys kiekvieną dieną, nėra aišku kokie įrenginiai ir elektroninių dokumentų formatai bus naudojami ateityje, bei ar bus galimybių konvertuoti šiandien sukurtus elektroninius dokumentus.

Šiame kontekste paminėtina, kad teisės aktai gali numatyti reikalavimus tam tikrus privačių įmonių dokumentus perduoti saugoti į valstybės archyvą. Pavyzdžiui, likviduojant juridinį asmenį nepasibaigė darbo sutarties saugojimo terminas (dokumentų saugojimo terminus galima rasti čia), todėl aptariamas dokumentas turi būti perduotas į valstybės archyvą. Jeigu darbo sutartis buvo pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu ir dokumentas yra saugomas „PDF“ formatu, iškyla klausimas, ar archyvas priims tokį dokumentą saugoti. Deja, bet vadovaujantis dabartiniu teisiniu reguliavimu, archyvui teikiami rašytiniai elektroninės formos dokumentai, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, turi būti „ADOC“ formatu. Kadangi darbo sutarties rengimą numato LR darbo kodeksas, šis reikalavimas būtų taikomas nagrinėjamu atveju.

Vykstant globalizacijos procesui, bei prisidėjus Covid-19 pandemijos sukeltiems ribojimams, tiek verslui, tiek privatiems asmenims vis aktualesnis tampa dokumentų pasirašymas su kitoje ES valstybėje narėje esančiu subjektu nuotoliniu būdu. Be abejo, tokiose situacijos kyla klausimas, ar kontrahento iš kitos ES valstybės narės kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas dokumentas galios Lietuvoje?

Kitoje ES valstybėje narėje kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas dokumentas Lietuvoje galioja tuo atveju, jei kvalifikuotą elektroninio parašo sertifikatą išdavė paslaugų teikėjas, su šia paslauga įtrauktas į patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjų patikimą sąrašą.

Sparčiai vystantys technologijoms, atsiranda vis naujų būdų perduoti elektroninius dokumentus. Vienas iš tokių būdų yra elektroninio registruoto pristatymo paslauga, kuria sudaroma galimybė perduoti duomenis elektroninėmis priemonėmis tarp trečiųjų šalių, gaunant elektroniniu duomenų išsiuntimo ir gavimo įrodymus, bei kartu apsaugant duomenis nuo praradimo, vagystės, sugadinimo arba neteisėto pakeitimo rizikos.

Teikti kvalifikuotas elektroninio registruoto pristatymo paslaugas gali tik tam teisę turintys kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai, kurių sąrašas yra pateikiamas čia. Deja, bet šiame sąraše kol kas nėra registruota paslaugų teikėjų iš Lietuvos. Tačiau, įvertinus tai, jog šiai dienai Lietuvoje veikia kvalifikuoto statuso neturinti elektroninio registruoto pristatymo sistema, kurią tvarko VĮ Registrų centras, sudarantis kvalifikuotus elektroninius parašus, spaudus ir laiko žymas, kvalifikuotos elektroninio registruoto pristatymo paslaugos atsiradimas Lietuvoje galimai yra tik laiko klausimas.

Apibendrinant visus aukščiau nurodytus klausimus su atsakymais, darytina išvada, kad elektroninio parašo bei su juo susijusių paslaugų aktualumas tik didėja ir neatmetamas scenarijus, kad elektroniniai dokumentai ateityje gali pakeisti popierinius dokumentus (kaip išmanieji mobilieji telefonai su liečiamuoju ekranu pakeitė „mygtukinius“ mobiliuosius telefonus). Todėl pratintis prie elektroninių dokumentų bei ruoštis pakeitimų ir papildymų įgyvendinimui reikia jau dabar. Nuo ko pradėti, siekiant įgyvendinti reikalavimus?

„Fondia“ visada yra pasiruošusi atsakyti į visus Jums rūpimus teisinius klausimus, susijusius su elektroniniu parašu ir ne tik, todėl kviečiame pasinaudoti nemokamos pirminės konsultacijos galimybe ir pasitarti su vienu iš mūsų teisininkų. Pokalbį galite paskirti Jums patogiu laiku paspaudę Calendly nuorodą.