MyFondia VirtuellaJuristen
3/27/2012 9:55:00 AM

Varje företag skräddarsyr sitt eget Compliance-program

Den engelska termen compliance är tråkig och intetsägande. Den svenska översättningen av termen, ”överensstämmelse med lagar, förordningar och bestämmelser', gör inte saken bättre. Man får en bild av något stelt och omfångsrikt som inte väcker några känslor eller någon passion. En djupdykning in i ämnet compliance och behandling av de frågor som termen innefattar ger dock upphov till många diskussioner och känslor.

Under evenemanget General Counsel Round Table, som ordnades vid Fondia den 22 mars 2012 med temat ”How to build a Compliance programme”, upptäckte vi att frågan skulle kunna diskuteras i det oändliga. En mycket viktig fråga som ställdes av deltagarna var vilka olika saker ett företags compliance kan omfatta? Jag svarade att det kan omfatta precis allt. Företagens Compliance-program är i praktiken baserade på företagets egna värden.

Bakgrunden till Compliance-programmet finner man ofta i ledningens omsorgsfullt utarbetade riskanalys av händelser som är ogynnsamma för företaget och som kan orsaka företaget ekonomiska förluster (såsom påföljdsavgifter, uteblivna inkomster, förlorade affärer, investerarflykt o.s.v.) eller negativ publicitet. Varje företag skräddarsyr självt sina värden och sitt Compliance-program.

Compliance som en del av företagets kultur

När ett Compliance-program utarbetas bör företaget koncentrera sig på väsentliga faktorer, där riskerna är som störst. Sådana faktorer är t.ex. efterföljande av konkurrensrättsregelverk, åtgärder mot mutor och korruption samt efterföljande av miljö-, arbets- och finanslagstiftningen. Compliance-programmet mognar under årens lopp och blir effektivt i det skede när det blir en del av företagets interna kultur. Compliance-programmet ska stödja affärsverksamheten, inte väsentligt försvåra den.

Många finländska storföretag har nyligen skapat egna Compliance-program. I vissa företag anser sig juristerna vara interna poliser, som svarar på vad man får och inte får göra. Andra företag, t.ex. banker, har egna compliance-avdelningar. Det räcker dock inte att företagets compliance endast är några få personers uppgift och ansvar. Förutsättningen för att företaget ska få en stark Compliance-kultur är att företagets hela ledning är starkt engagerad i företagets värden och Compliance-programmet. Engagemanget ska synas också på andra sätt än enbart i ord. Det behövs också handling för att garantera trovärdigheten.

Handlingar, inte enbart ord

Shell, där jag hann arbeta som jurist i 14 år, har efter år 2007 ordnat många utbildningar med temat compliance och bolaget kan anses vara en föregångare inom dessa frågor. Med användning av ett elektroniskt utbildningsprogram har Shell gått igenom ämnen förknippade med bl.a. mutor, korruption, penningtvätt, export- och importbegränsningar, intressetvister, ekonomirapportering, personalens mångformighet och diskriminering, gåvor och gästvänlighet. Det allra effektivaste sättet att utbilda personalen har dock visat sig vara face to face-utbildning som dras av den lokala ledningsgruppen, där varje deltagare har fått fundera över vilka konkreta åtgärder som förväntas av honom eller henne.

Shell har under många år också satsat pengar på compliance. Shell har bl.a. ställt upp målet att säkerheten ska förverkligas inom alla av bolagets verksamhetsområden utan förlust av människoliv. Detta mål vill bolaget uppnå bl.a. genom att i Compliance-programmet inkludera anvisningar och regler för arbete på höga platser och för bilkörning samt genom utbildning. Shell har som mål att alla som arbetar inom bolagets verksamhetsområden, såväl den egna personalen och entreprenörer som leverantörer, ska komma hem levande. Många företag kan tycka att detta är en självklarhet, men inte Shell.

Ibland kan compliance-politiken innehålla bestämmelser som är striktare än lagstiftningen: Shell har förbjudit alla sina yrkeschaufförer, bolagets leasing-chaufförer och anställda som kör bil i arbetet att tala i mobiltelefon när de kör bil. Det är inte ens tillåtet att tala i hands-free under körningen, eftersom det äventyrar både förarens och andras säkerhet. Dessutom ska ovan nämnda förare med tre års mellanrum delta i obligatorisk utbildning som innefattar teoretiska studier i bilkörning och ett teoriprov, halkkörning med egen bil samt en testkörning som utförs tillsammans med en bilskollärare.

I bästa fall är compliance en del av företagskulturen. Denna företagskultur kan när den är som starkast förändra människor permanent. Shell ändrade mitt sätt att tänka på säkerhetsfrågor för resten av mitt liv, och det är jag stolt över. Hur ser er företagskultur ut? Vad har ert bolag gjort för att främja sina värden och sitt compliance-program? Det tål att tänka på.