MyFondia VirtuellaJuristen
15 AUGUSTI 2012

På jobbet på sommarstugan – tankar om distansarbete

Man kan njuta av sommaren mycket längre än bara under en månads semester. Många jobbar också allt mer på distans från sommarstugan under sommaren. Man slipper rusningstrafiken och får längre veckoslut. Det är bara att dra på sig mysbrallorna, öppna den bärbara datorn och sätta sig på bryggan.

Gemensamma regler för distansarbete

Tumregeln är att en anställd som jobbar på distans i stor utsträckning lyder under arbetslagstiftningen och kollektivavtal. Också anställningsavtalet gäller som vanligt fastän man byter ut kontoret mot sommartorpet. Med distansarbete förknippas dock vissa särskilda frågor, som till exempel vilken del av distansarbetet som är arbetstid enligt arbetstidslagen och vilken del inte. Därför lönar det sig att upprätta ett skilt avtal om distansarbete eller åtminstone nedteckna de viktigaste punkterna i anställningsavtalet. Med avtalet säkerställer man gemensamma spelregler och undviker onödigt tjafs.

Innan man börjar arbeta på distans borde man minst känna till ”husets regler” om hur arbetstiden registreras och när arbetet i själva verket genomförs; ska man till exempel följa vissa kundtjänsttider när man arbetar på distans? Målet är naturligtvis att kombinera en flexibel arbetstid med att vara nåbar.

Dessutom borde man ha kommit överens om hur arbetets framskridande rapporteras, hurdana verktyg anställda som distansarbetar har till sitt förfogande och vem som skaffar dem, hur länge man arbetar på distans och på vilka villkor hela arrangemanget kan återkallas om det hela inte fungerar. Därtill ska man beakta medarbetarens arbetshälsa och -säkerhet framför allt i praktiken, så att såväl arbetsmängden som längden på arbetsdagarna hålls i styr även när man arbetar på distans. Och innan man börjar arbeta på distans lönar det sig för arbetsgivaren ännu att säkerställa försäkringarnas omfattning och frågor kring dataskydd. Datorn på biblioteket inne i kyrkbyn är inte ett arbetsredskap.

Grunden för distansarbete är förtroende

Om företaget inte har någon som helst överenskommelse om spelreglerna för distansarbete, kan distansarbete vara ett tema vid positiva samarbetsförhandlingar. Distansarbetspolitiken och spelreglerna kan avtalas i samband med den obligatoriska personalplanen som lagen om samarbete inom företag kräver och där man bland annat ska anteckna principerna om tillämpandet av olika anställningsformer. Ett syfte med personalplanen är även att dryfta hur man på en enskild arbetsplats kan ta hänsyn till kombinerandet av arbets- och privatlivet, liksom även eventuella särskilda behov hos äldre anställda. I anslutning till detta, liksom också när man på mer omfattande plan avhandlar förlängning av yrkeskarriärer, är det naturligt att diskutera distansarbete som ett alternativ och dra upp grundläggande riktlinjer för det.

Utöver avtal och spelregler behövs det förtroende och pålitlighet för att distansarbete ska vara framgångsrikt. Traditionellt sett arbetar man under ledning och uppsikt av chefen. I det dagliga arbetslivet verkar en av de största utmaningarna för distansarbete vara hur chefen kan övervaka den anställdas arbetstid. Ofta finns det inget sätt att göra detta på och därför förutsätter distansarbete en alldeles ny synvinkel på ledarskap: chefen övervakar inte timmar utan resultat.

Uppmärksamhet på balansen mellan arbete och fritid

Lugnet på landet kan ge arbetet helt nytt flow. Gränsen mellan arbete och verklig fritid suddas ut och det är lätt hänt att man blir uppslukad av arbetet. Dessutom är det för vissa distansarbetare karakteristiskt att man på sätt och vis vill visa framtassarna, ibland finns även oro över att man blir misstänkt för att man fifflar med sitt distansarbete. Som motdrag till detta arbetar man hårt, är åtminstone i kontaktberedskap 24/7. Med loppet av tiden ställs orkandet och välbefinnandet på prov. För att förebygga detta bör chefen hålla kontakt med distansarbetaren, speciellt om arbetet under långa perioder utförs på andra ställen än på arbetsplatsen, och fråga hur det går och hur distansarbetet känns – på riktigt höra sig efter om den anställdas läge och välmående. Helt enkelt också följa upp när e-postmeddelanden har skickats och ingripa i överlånga dagar eller om meddelanden upprepade gånger skickas nattetid. Även vid distansarbete har emellertid chefen det slutgiltiga ansvaret för att medarbetarna inte slits ut i arbetet.

Chefen bör också ha människokännedom , en viss lyhördhet och vaksamhet som låter honom eller henne dra slutsatser om hur distansarbetet fungerar samt även mod att vid behov återkalla distansarbetet om allt inte löper som det ska. Det finns ingen entydig lösning på övervakningen. Olika arbetsplatser har olika praxis, men i slutändan hänger allt på ledarskapet ända från beslutet om huruvida distansarbete passar för alla arbetsuppgifter eller alla anställda, vad man vill uppnå med distansarbetet och hur resultaten från distansarbetet följs upp. Att leda distansarbete är en kombination av förtroende och uppföljning av utfallet och arbetshälsan. När det hela fungerar är alla nöjda – distansjobbaren på sin sommarstuga och chefen, kanske på sin egen.