Göteborg

Personuppgiftspolicy

Det är viktigt för oss på Fondia att respektera din integritet och skydda dina personuppgifter. Vårt mål är att all behandling av personuppgifter ska vara transparent och vi har därför samlat all information om behandling av dina personuppgifter här.

Fondia är verksam i fyra länder. Varje lands bolag är personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifter. Om du har frågor om hur Fondia behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter som registrerad kan du skicka din fråga eller begäran till privacy(at)fondia.com.

Fondia Sweden
Kungsgatan 56 SE-11122 Stockholm Sweden
Fondia Finland
Aleksanterinkatu 11 (Entrance at Kluuvikatu 6 A) FI-00100 Helsinki Finland
Fondia Estonia
Rotermanni 14 EE-10111 Tallinn Estonia
Fondia Lithuania
Gedimino pr. 20 LT-01103 Vilnius Lithuania

 

Hur behandlar vi personuppgifter?

Nedan ger vi övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar vi på Fondia utför, utifrån vilken roll du som registrerad har.

Vi utför ingen profilering eller automatiskt beslutsfattande.

 

Jag besöker Fondias webbplats

Vilka uppgifter behandlar vi och varför?

Vi har en chattbot på vår webbplats, som kräver att vi accepterar analytiska cookies. Chatbotten fungerar automatiskt och använder maskininlärning för att optimera användbarheten av svaren till dig. De personuppgifter (kontaktuppgifter och andra eventuella uppgifter) som du lämnar i chatten används för att kontakta dig på din begäran och för att utvärdera hur vi bäst kan hjälpa dig. Var vänlig och avslöja inte onödig information om ditt privatliv i chatten.

Du kan också kontakta oss via formuläret på vår webbplats eller boka ett möte i vår kalender. I båda situationerna samlar vi in namn, kontaktuppgifter och information om den juridiska fråga du behöver hjälp med. Uppgifterna används för att kontakta dig och för att utvärdera hur vi bäst kan hjälpa dig.

Vi riktar inte direkt marknadsföring till dig via e-post eller telefon. Vi använder dock marknadsföringscookies på vår webbplats för att rikta marknadsföring till dig på sociala medier.

Behandlingen grundar sig på ditt samtycke. När det gäller cookies kan du när som helst återkalla ditt samtycke till cookieinställningarna genom att klicka på cookien längst ner till vänster på vår webbplats.

Varifrån får vi uppgifter?

Vi samlar in personuppgifter från dig när du besöker vår webbplats.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar de personuppgifter som du har lämnat till oss via chattbotten eller kontaktformuläret så länge som de är nödvändiga för att kontakta dig och för att initiera ett eventuellt uppdrag. Om du eller det företag du företräder blir kund hos Fondia beskrivs behandlingen av dina personuppgifter på avsnittet "Jag är kontaktperson för kund hos Fondia ". Behållningsperioderna för cookies beskrivs i avsnittet "Cookies".

Fondia har riktat marknadsföring till mig

Vilka uppgifter behandlar vi och varför?

Vi samlar in grundläggande uppgifter och kontaktuppgifter, t.ex. namn, e-postadress, telefonnummer och befattning för potentiella kunders kontaktpersoner.

Syftet med att samla in dessa uppgifter är

  • leverera och utveckla våra produkter och tjänster för att bättre möta dina behov

  • marknadsföra våra tjänster till företag

  • riktad marknadsföring i våra webbtjänster.

Behandlingen grundar sig på Fondias berättigade intresse av att säkerställa kontinuiteten i vår affärsverksamhet och kundanskaffning.

Varifrån får vi uppgifter?

Vi får uppgifter från yrkesrelaterade sociala medier, leverantörer av kontaktinformationstjänster och dig själv när du kontaktar oss t.ex. via chattbotten på vår webbplats, e-post, telefon eller VirtualLawyer.

Till vem lämnar vi ut data? Överför vi data utanför EU/EES?

Vi kan lämna ut data till våra partners som bedriver marknadsföring eller genomför kampanjer och evenemang tillsammans med oss och för vår räkning och som anser sig vara personuppgiftsansvariga snarare än bearbetare av personuppgifter för vår räkning (t.ex. olika operatörer av sociala medier och annonsnätverk). I annat fall kommer vi inte att lämna ut din data till tredje parter om det inte krävs enligt lag eller förordning.

Vi använder internationella molntjänster vid behandling av personuppgifter och data kan komma att överföras utanför EU/EES i samband med dessa tjänster. Vi säkerställer att lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med GDPR används vid dataöverföringar.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi riktar marknadsföring till företag. Uppgifterna om kontaktpersonerna i dessa företag lagras så länge de är relevanta för marknadsföringen som riktas till företaget i fråga. Vi raderar uppgifterna när vi inte längre behöver dem för marknadsföringsändamål.

Du har rätt att begära radering av dina uppgifter om du inte längre vill få marknadsföring från oss.

Jag är Fondias kund eller kundens kontaktperson

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Vi samlar in kontaktuppgifter till våra kunder, vilket inkluderar namn, e-postadress och telefonnummer samt position i företaget.

Vi samlar in uppgifter

  • för att hantera kundrelationer

  • för att utföra våra uppdrag

  • för kundundersökningar

  • för eventuella donationer till välgörenhet för din räkning

  • för fakturering.

Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse av att säkerställa kontinuiteten i vår verksamhet, utföra uppdrag och kundhantering. Dessutom behandlar vi uppgifter för bokföring på grund av en rättslig förpliktelse.

I samband med KYC-processen (Know your Customer) behandlar vi även identifieringsuppgifter som nationalitet och personnummer. Om du är kund i egenskap av en privatperson kan vi också kontrollera kreditvärdighet. Om vi inte kan identifiera kunden elektroniskt kan vi också behöva be om en kopia av en identitetshandling, t.ex. ett pass. KYC baseras på vår rättsliga skyldighet som bland annat rör penningtvätt och kännedom om våra kunder.

Varifrån får vi uppgifterna?

Uppgifterna samlas in från dig själv, vårt kundföretag, myndigheter eller kreditföretag.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi lagrar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för användningsändamålet. Personuppgifter i kundärenden raderas när reklamationstiden för en viss kund eller tjänst ett ärende har löpt ut. Denna period är vanligtvis (10) år.

De identifieringsuppgifter som samlas in under KYC-processen lagras i fem (5) år från insamlingen av uppgifterna.

Fondia är kund hos min arbetsgivare

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Vi samlar in uppgifter från leverantörer inkluderande säljarnas namn, e-postadress och telefonnummer samt position i företaget för att sköta leverantörsförhållandet och för fakturering. Behandlingen grundar sig på avtal samt på Fondias berättigade intresse av att säkerställa kontinuiteten i vår verksamhet. Dessutom behandlar vi uppgifter för bokföring på grund av en rättslig förpliktelse.

Varifrån får vi uppgifterna?

Vi samlar in uppgifterna från dig själv och från leverantörsföretaget.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

Vi lagrar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för användningsändamålet. Uppgifter om anställda hos våra leverantörer raderas när leverantörsförhållandet upphör.

Jag söker jobb på Fondia

Vilka uppgifter behandlar vi och varför?

Vi behandlar följande uppgifter om våra arbetssökande för att kunna gå vidare med rekryteringsprocessen:

  • Grundläggande information som namn, födelsedatum, modersmål.

  • Kontaktuppgifter som e-postadress, telefonnummer och hemadress.

  • Information om den sökta tjänsten, t.ex. information om anställningens typ och art och information om de kontaktpersoner som utsetts för ansökningsprocessen, löneanspråk och information om hur man börjar jobba.

  • Annan information som är viktig för lämpligheten och annan information om dig själv och din bakgrund som du har lämnat, t.ex. foto, studie- och annan utbildningsinformation, arbetshistorik (t.ex. arbetsgivare, anställningens startdatum och varaktighet samt arbetsuppgifternas art), språkkunskaper, andra särskilda färdigheter, beskrivning av personliga egenskaper, examina, intyg och utvärderingar samt referenser till portföljer, profiler och andra källor på Internet, referenspersoner samt resultat och uppgifter om den personliga bedömning och lämplighetsbedömning som genomförts med ditt samtycke.

  • Information om rekryteringsprocessen, t.ex. information om ytterligare intervjuer eller om avbrott i rekryteringsprocessen.

  • Annan möjlig information som du frivilligt har lämnat i samband med rekryteringsprocessen eller på annat sätt specifikt publicerat i yrkesmässiga syften, t.ex. i din LinkedIn-profil.

Syftet med behandlingen av dina personuppgifter är att ta emot och behandla jobbansökningar och hantera våra rekryteringsprocesser. Med hjälp av uppgifterna kan vi kontakta de sökande och fatta beslut när vi tillsätter tjänsterna.

Behandlingen grundar sig på ditt samtycke under rekryteringsprocessen. Du kan återkalla ditt samtycke genom att dra dig ur rekryteringsprocessen.

Varifrån får vi uppgifterna?

Vi använder i första hand de uppgifter som du har lämnat till oss i samband med rekryteringsprocessen. Genom att skicka en jobbansökan till oss ger du oss tillåtelse att samla in uppgifter från din LinkedIn-profil och eventuella referenspersoner. Vi använder också externa rekryteringskonsulter som söker efter potentiella medarbetare på uppdrag av oss.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

Vi lagrar dina uppgifter i två (2) år efter att rekryteringsprocessen har avslutats.

Vem kan du kontakta om du vill ha mer information om rekryteringsprocessen?

För mer information om rekryteringsprocessen kan du kontakta Pernilla Petersson per telefon +46 768 24 30 10eller per e-post pernilla.petersson(at)fondia.com.

Jag deltar i Fondias evenemang/webinar

Vilka uppgifter behandlar vi och varför?

Vi samlar in personuppgifter om deltagarna när de anmäler sig för att kunna organisera och genomföra evenemang, t.ex. namn, titel, specialkost, allergier och uppgifter som behövs för fakturering. Vi samlar in uppgifterna med ditt samtycke. Du kan när som helst före evenemanget återkalla ditt samtycke genom att meddela oss.

Efter evenemanget behandlar vi uppgifter för fakturering och bokföring. Behandlingen grundar sig på vår berättigade intressa av att ta hand om fakturering och vår rättsliga förpliktese att bokföra.

Varifrån får vi uppgifterna?

Uppgifterna samlas in från den deltagarblankett som du själv fyller i.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

Vi behåller de nödvändiga deltagaruppgifterna så länge som det är nödvändigt för fakturering och redovisning, övriga uppgifter raderas när evenemanget är slut.

Jag använder Fondias VirtualLawyer

Vilka uppgifter behandlar vi och varför?

Vi samlar in förnamn, efternamn, företag, titel, telefonnummer, e-post och lösenord när du registrerar dig på VirtualLawyer.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på vårt legitima intresse av att hantera och ta hand om våra kundrelationer och säkerställa kontinuiteten i vår verksamhet.

Syftet med behandlingen av uppgifterna är att

  • leverera och utveckla våra produkter och tjänster för att bättre uppfylla våra kunders behov

  • ta hand om kundrelationen

  • bedriva direktmarknadsföring.

Varifrån får vi uppgifter?

Vi får uppgifterna i första hand från dig själv när du registrerar dig i tjänsten.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

Dina uppgifter lagras så länge som din registrering är i kraft.

Mina uppgifter behandlas som en del av ett uppdrag som Fondia har fått av en kund.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

För att hantera de uppdrag som kunderna ger oss måste vi ibland behandla personuppgifter om de personer som är relaterade till uppdraget. Dessa uppgifter kan gälla personal, avtalspartner eller aktieägare hos den kund som har gett uppdraget och vid tvistlösning även andra personer som ingår i motparten eller på annat sätt är inblandade i ärendet.

Uppgifterna består vanligtvis av namn och kontaktuppgifter samt beskrivningar av händelser och omständigheter som är relevanta för uppdraget. Uppgifterna behandlas endast i den utsträckning som krävs för att utföra uppdraget.

Behandlingen grundar sig på vårt legitima intresse av att säkerställa kontinuiteten i vår verksamhet och att utföra vårt uppdrag.

Varifrån får vi uppgifterna?

Uppgifterna samlas främst in från våra kundföretag.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

Vi lagrar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för användningsändamålet. De uppgifter som behandlas i samband med uppdrag raderas när preskriptions- eller återkravsperioden har löpt ut. Denna period är (10) år.

Fondia som personuppgiftsbiträde

Fondia Sága

Fondia Sága är en dokumentgenerator och ett sätt att utarbeta skräddarsydda avtal för kunden med en fast månadsavgift. På Fondia Sága kan kunden själv formulera dokument och ladda ner dokumenten när den nödvändiga informationen är ifylld. Dokumenten kan innehålla uppgifter om kundens anställda och kontaktpersoner.

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i Fondia Sága och Fondia behandlar uppgifterna för kundens räkning. Kunden och Fondia har undertecknat ett avtal om behandling av personuppgifter.

Thomson-Reuters är vår underbehandlare som tillhandahåller den tekniska plattformen för Fondia Sága-tjänsten. Uppgifterna lagras i EU (Nederländerna). Thomson-Reuters använder underbiträden för att tillhandahålla tjänsten, om vilka du kan hitta ytterligare information här.

Uppgifterna lagras så länge som tjänsten erbjuds kunden. Kunden kan också radera uppgifterna i enlighet med sin egen informationshanteringspraxis.

Till vem lämnar vi ut data? Överför vi data utanför EU/EES?

Vi lämnar inte ut data till utomstående såvida inte lagstiftningen eller myndigheterna kräver att vi gör det.

Vi använder internationella molntjänster vid behandling av personuppgifter och data kan komma att överföras utanför EU/EES i samband med dessa tjänster. Vi säkerställer att lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med GDPR används vid dataöverföringar.

Vilka rättigheter har du?

  • Rätten till tillgång

  • Rätten att kräva rättelse eller radering av felaktiga uppgifter

  • Rätten att göra invändningar och rätt till begränsning

  • Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet. Information om hur det går till hittar du på IMY:s (Integritetsskyddsmyndigheten) sida om att Lämna ett klagomål.