Työnantaja, onko rekrytointimenettelysi ajan tasalla?

Määräaikaisia työsopimuksia koskeva merkittävin uudistus on mahdollisuus tehdä määräaikainen työsopimus ilman perusteltua syytä. Edellytyksenä on, että kyse on työnantajan ja työntekijän välisestä ensimmäisestä työsopimuksesta sen solmimishetkeä edeltäneen viiden vuoden aikana Tällaisen työsopimuksen enimmäiskesto on yksi vuosi, eikä pysyvä työvoimatarve estä tällaisen määräaikaisuuden käyttöä.

Uuden mallin mukaisesta määräaikaisesta työsopimuksesta on käytävä ilmi päättymisajan lisäksi, että kyseessä on ilman perusteltua syytä tehty määräaikainen työsopimus. Vaihtoehtoisesti työnantaja voi antaa tiedot työsuhteen ehtoja koskevassa selvityksessä. Kirjausten tekeminen on lakisääteinen velvollisuus, ja myös työnantajan etu. Se yksilöi, mitä sääntöjä sovelletaan työsuhteen päättyessä. Kirjaus työsopimukseen määrittää:

• voiko määräaikaista sopimusta jatkaa

• mitä velvoitteita syntyy työsuhteen päättymisvaiheessa

• sovelletaanko uusia irtisanomissääntöjä.

Työsopimus voidaan tehdä edelleen myös määräaikaisena perustellusta syystä.  Perusteltu syy on mainittava työsopimuksessa tai työsuhteen ehtoja koskevassa selvityksessä. Perusteltuna syynä on pidetty esimerkiksi työn luonnetta, sijaisuutta ja harjoittelua. Toisin kuin ilman perusteltua syytä tehtyyn työsopimukseen, perustellusta syystä tehtyyn määräaikaiseen työsopimukseen ei sovelleta uusia työsopimuksen kestoon ja päättymiseen liittyviä rajoituksia ja velvoitteita eikä sitä voi irtisanoa kesken sopimuskauden.

Ilman perusteltua syytä tehtävää määräaikaista työsopimusta ei voi uusia, vaan saman työnantajan ja työntekijän välillä voidaan solmia vain yksi tällainen sopimus viiden vuoden seurantajaksolla. Jos sopimuksen kestoa halutaan pidentää kesken sopimuskauden, tätä arvioidaan oikeudellisesti uutena työsopimuksena, jota ei tällaisessa tilanteessa ole mahdollista tehdä ilman perusteltua syytä. Työntekijän kanssa voidaan tehdä vain toistaiseksi voimassa oleva työsopimus tai määräaikainen työsopimus perustellusta syystä.

Yleinen ketjuttamiskielto säilyy voimassa kaikkien muiden määräaikaisuuksien osalta: toistuvia määräaikaisia sopimuksia ei saa käyttää, jos kokonaisuus osoittaa työvoimatarpeen olevan pysyvää.

Lainvastaisesti tehtyä määräaikaista työsopimusta pidetään toistaiseksi voimassa olevana.

Uusi säännös tuo merkittävän muutoksen työsopimuksen päättämiseen kesken sopimuskauden: sekä työnantaja että työntekijä voivat irtisanoa ilman perusteltua syytä tehdyn määräaikaisen sopimuksen, kun se on kestänyt vähintään kuusi kuukautta. Irtisanomiseen sovelletaan samoja perusteita ja menettelytapoja kuin toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen irtisanomiseen.

Tämä muuttaa molempien osapuolten asemaa merkittävästi, sillä työnantajalla on aiempaa suurempi liikkumavara, mutta vastaavasti myös työntekijä voi siirtyä helpommin esimerkiksi vakituiseen työsuhteeseen kesken sopimuskauden.

Kun määräaikainen työsopimus on tehty ilman perusteltua syytä, työnantajalle syntyy uusi velvollisuus antaa ennen määräajan päättymistä perusteltu selvitys siitä, onko mahdollista jatkaa työsuhdetta – joko toistaiseksi voimassa olevana tai perustellusta syystä määräaikaisena. Jos työntekijä pyytää selvitystä kirjallisena, se on annettava kuukauden kuluessa pyynnöstä.

Lisäksi työnantajalle tulee erillinen työn tarjoamisvelvollisuus. Jos työnantaja työsuhteen päättyessä harkitsee uusien työntekijöiden palkkaamista samaan tai vastaavanlaiseen tehtävään, on entiselle määräaikaiselle tarjottava työtä viivytyksettä. Tällainen työn tarjoamisvelvollisuus on voimassa myös työsuhteen päättymisen jälkeen ajan, joka on kolmasosa päättyneen työsuhteen kestosta.

Käytännössä tämä työnantajan velvollisuus korostaa ennakoivien rekrytointikäytäntöjen merkitystä. Velvollisuus tuo määräaikaisuuksiin myös elementtejä takaisinottovelvollisuudesta.

Pitkäaikaistyöttömän kanssa tehtävää määräaikaista työsopimusta koskeva erityissäännös säilyy laissa ennallaan. Tämä tarkoittaa, että henkilön, joka on ollut yhtäjaksoisesti työtön työnhakija edellisen 12 kuukauden ajan, kanssa voidaan edelleen tehdä määräaikainen työsopimus ilman perusteltua syytä. Sopimuksen enimmäiskesto on yksi vuosi ja enintään kahdesti uusittavissa vuoden sisällä, kunhan yhteenlaskettu kesto ei ylitä vuotta. Työnantajan uusia selvitys- ja työn tarjoamisvelvollisuuksia sekä kuuden kuukauden voimassaoloajan jälkeen syntyvää irtisanomismahdollisuutta ei sovelleta pitkäaikaistyöttömiä koskeviin sopimuksiin, joten tämä malli toimii edelleen omalla logiikallaan erillään uudistuksesta.

• Kirjaa peruste selvästi: Mainitse työsopimuksessa, onko kyse "ilman perusteltua syytä" tehdystä sopimuksesta vai perustellusta syystä tehdystä – kirjaus vaikuttaa siihen, mitä velvoitteita seuraa.

• Rakenna selvitysprosessi: Laadi käytäntö, jolla työnantaja antaa perustellun selvityksen työsuhteen jatkomahdollisuuksista ennen määräaikaisen työsuhteen päättymistä – ja pystyy toimittamaan sen kirjallisesti kuukauden kuluessa pyydettäessä työntekijälle.

• Seuraa työn tarjoamisvelvollisuutta: Jos työsuhteen päättyessä tai päätyttyä suunnitellaan uusia rekrytointeja samaan tai vastaavaan tehtävään, muista tarjota työtä entiselle määräaikaiselle työntekijälle viivytyksettä – tarjoamisvelvollisuuden kesto on kolmasosa päättyneen työsuhteen kestosta.

• Päivitä esihenkilöiden ohjeistus irtisanomisesta: Kuuden kuukauden jälkeen "ilman erityistä perustetta" -sopimus voidaan irtisanoa samoin edellytyksin kuin toistaiseksi voimassa oleva, joten esihenkilöillä tulee olla selkeä tieto menettelytavoista.

• Dokumentoi syrjimättömyys: Varmista, että kaikki määräaikaisuutta, sen jatkamista tai päättämistä koskevat päätökset on dokumentoitu asianmukaisesti syrjintäväitteiden varalta.

• Tarkista mahdolliset TES -määräykset: Tarkista, onko sovellettavassa työehtosopimuksessa määräaikaisen työsopimuksen tekemiseen liittyviä määräyksiä, joita tulisi noudattaa.

Uudistus tarjoaa työnantajille aiempaa enemmän joustoa rekrytoinnin alkuvaiheeseen, mutta vastapainoksi velvoitteet työsuhteen päättymisvaiheen hallinnassa kasvavat selvästi. Jatkossa työnantajalla voi olla kahdenlaisia määräaikaisia työsuhteita, joihin liittyy erilaisia velvoitteita ja oikeuksia. Nämä erot on syytä pitää mielessä.

Parhaat edellytykset onnistumiseen syntyvät silloin, kun sisäiset prosessit ja rekrytointiohjeet – sopimusten kirjaamisesta selvitysvelvollisuuden täyttämiseen ja mahdollisiin työtarjouksiin – on suunniteltu etukäteen huolellisesti.