MyFondia VirtuaaliLakimies
14. maaliskuuta, 2011

Yrityskauppa tulossa – ovatko paperisi kunnossa?

Yrityskauppa lähenee ja materiaali yrityskaupan mahdollisia riskejä ja vastuita kartoittavaa due diligence -ennakkotarkastusta varten pitäisi koota viikossa. Osa yhtiöoikeudellisista pöytäkirjoista ja muista tärkeistä asiakirjoista löytyy pitkän etsimisen jälkeen siivouskomerosta. Viime vuoden sopimuksia löytyy hujan hajan eri toimipaikoista ja myyntimiesten pöytälaatikoista ympäri maailmaa - siis jos hyvin käy.

Tuttu tilanne? Valmistautuminen due diligence -prosessiin vaatii sopimuspapereiden etsimistä, järjestämistä ja tarkastamista. Tämä johtaa usein siihen, että yrityksen ylin johto joutuu keskittymään asiakirja-arkiston perkaamiseen liiketoiminnan johtamisen sijaan. Onkin todennäköistä, että yrityksessä aletaan epäillä jotakin olevan tekeillä ja erilaiset huhut alkavat elää omaa elämäänsä firman käytävillä.

Valmistaudu ajoissa

Due diligence -tarkastusta pidetään poikkeuksena yrityksen liiketoiminnassa, minkä takia siihen ei usein varauduta ajoissa. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla, vaan asiat voi hoitaa myös fiksusti ennakoiden. Ajan tasalla pidetty sähköinen sopimusarkisto helpottaa valmistautumista yrityskauppaan jokapäiväisen liiketoiminnan lisäksi.

Kehittyneetkin järjestelmät ovat kuitenkin juuri niin hyviä kuin niiden käyttäjät. Helpoin tapa välttää kaaos on alusta lähtien tallentaa sopimukset digitaalisesti oikeaan paikkaan ja pitää sopimusarkisto ajan tasalla. Jos yrityksessä ei ole riittäviä resursseja sopimusarkiston päivittämiseen, voi arkiston ylläpidon ulkoistaa. Yrityskauppatilanteissa tämä investointi kannattaa, sillä ajantasainen sopimustietokanta parantaa yrityksen reagointikykyä due diligencen edetessä.

Nopeus on valttia

Nopea toimintakyky on eduksi, sillä ostajat haluavat saada kohteet haltuunsa nopeasti. Tarjolla olevat rahoitusmuodot ja -tahot lisääntyvät, ja niiden oikea-aikainen hyödyntäminen lisää yritysten kilpailukykyä. Kilpailu lisärahoituksesta kasvaa, kun yhä suurempi osa yrityksistä etsii resursseja kasvunsa ja asemansa turvaamiseksi. Tämä johtaa siihen, että yhä useampi yritys saattaa olla due diligencen kohteena jopa kerran vuodessa.

Ajantasainen ja hyvin ylläpidetty sähköinen sopimusarkisto tekee suuremman vaikutuksen sijoittajiin kuin uskotkaan, sillä se nopeuttaa ja helpottaa yrityskaupan kulkua säästäen kaikkien osapuolien aikaa ja hermoja.

Due diligencessä jatkuvan sähköpostirumban sijasta yhä useammin käytettävän sähköisen datahuoneen perustaminen on myös huomattavasti helpompaa ja nopeampaa järjestyksessä olevan sopimusarkiston pohjalta. Sähköinen datahuone tarjoaa turvalliset puitteet yrityskauppaa koskevien asiakirjojen jakamiseen ja kommentointiin sekä muuhun tiedonvaihtoon projektitiimin jäsenten välillä.

Olisiko sinunkin yrityksessäsi aika sopimusarkiston kevätsiivoukselle?