MyFondia VirtuaaliLakimies
30. tammikuuta, 2019

Tietosuojalaki haltuun - Mitä tarkoitetaan yleisellä edulla?  

Avaamme blogisarjassamme uuden tietosuojalain kiemuroita. Tällä kertaa tutustutaan tietosuojalain 4 pykälään, jossa täsmennetään yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyn oikeusperustetta.

Henkilötietojen käsittely saa yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan perustua tiettyihin oikeusperusteisiin, kuten esimerkiksi sopimukseen tai suostumukseen. Kaikkiaan asetuksessa mainitaan kuusi oikeusperustetta, joista yleiseen etuun perustuvaa käsittelyperustetta täsmennetään tietosuojalain 4 pykälässä.

Yleinen etu

Yleinen etu on varsin lavea käsite, joten on hyvä, että saamme hieman täsmennystä siihen. Tämä on tarpeen etenkin, koska säännös ei koske henkilötietojen käsittelyä ainoastaan viranomaistoiminnassa. Avaan kirjoituksessani niitä olennaisimpia täsmennyksiä, joiden perusteella muutkin kuin viranomaiset voivat arvioida käsittelynsä yleisen edun mukaisuutta.

Kun käsittely on tarpeen yleisen edun mukaista tieteellistä tai historiallista tutkimusta, tilastointia tai arkistointitarkoituksia varten, ei toimijoiden piiriä ole rajoitettu. Henkilötietoja voivat siten käsitellä sekä julkiset että yksityiset oikeushenkilöt. Koska käsittelyllä näihin tarkoituksiin saattaa olla eri käsittelyperuste, kuin mikä rekisteröidyille on alun perin ilmoitettu, mutta joka kuitenkin sopii yhteen alkuperäisen tarkoituksen kanssa, tulee käsittelyä arvioida aina erikseen ja ottaa huomioon käsittelyn tarve ja että se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden. Edellä mainittuja tarkoituksia varten tapahtuvaan käsittelyyn on tietosuoja-asetuksen mukaan sovellettava asetuksessa tarkemmin määriteltyjä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia koskevia asianmukaisia suojatoimia. Näillä suojatoimilla (kuten tietojen pseudonymisointi) varmistetaan, että on toteutettu riittävät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla taataan etenkin tietojen minimoinnin periaate.  Lisäksi tulee kiinnittää huomiota tietosuoja-asetuksen muihin periaatteisiin, erityisesti säilytyksen rajoittamiseen sekä tietenkin osoitusvelvollisuuteen.

Eräs olennainen muutos aiempaan on tieteellisen tutkimuksen määritelmän laajentuminen tietosuoja-asetuksen voimaantulon myötä. Asetuksen määritelmä kattaa myös kaupalliset tutkimukset. Asetuksen mukaan henkilötietojen käsittelyä tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten olisi tulkittava laajasti niin, että se tarkoittaa myös teknologian kehittämistä ja esittelyä, perustutkimusta, soveltavaa tutkimusta ja yksityisin varoin rahoitettua tutkimusta. Lisäksi arviointiin vaikuttavat mm. tutkimusluvan ehdot ja aiempi oikeusperuste. Konkreettinen esimerkki arkistointarkoituksesta on palkkatilastointi , jota tämän lainkohdan mukaan voidaan tehdä.

Kulttuuriperintöaineistot

Kun halutaan käsitellä sellaisia tutkimusaineistoja, kulttuuriperintöaineistoja sekä näiden kuvailutietoja, joissa on henkilötietoja, voidaan käsittely jälleen perustaa yleiseen etuun, kunhan se on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun päämäärään nähden. Säännös ei määrittele yleisen edun mukaisesta arkistointitarkoituksesta seuraavaa käytön laajuutta. Tämä määräytyy viime kädessä EU-tuomioistuimen tulkintakäytännössä. Kyseessä voidaan kuitenkin katsoa olevan myös muu aineiston käsittely kuin säilyttäminen. Yleisen edun mukaiseen arkistointiin liittyy yleensä ainakin aineistojen järjestämistä, metatietojen määrittelemistä ja tietojen yhdistelyä.

Kulttuuriperintöaineistoa voivat tallentaa sekä viranomaiset että yksityiset toimijat. Olennaista on yleisen edun mukainen toiminta sekä suhde rekisteröidyn oikeuksiin. Säilyttämisen oikeutus tuleekin arvioida säännönmukaisesti kunkin säilytettävän henkilötiedon osalta suhteessa yleisen edun mukaiseen arkistointitarpeeseen, johon taas vaikuttavat tiedon mahdollinen tutkimuskäyttö ja muu kulttuuriperintöön liittyvä arvo. Arviossa tulee kiinnittää huomioita tietosuoja-asetuksen periaatteisiin. Sääntely koskee sekä muun toiminnan yhteydessä syntyviä kulttuuriperintöaineistoja että tutkimuksen puitteissa kertyviä tutkimusaineistoja. Kulttuuriperintöaineistoja voivat olla ihmisten toiminnassa kertyvien, toiminnan historiasta ja merkityksestä kertovien aineistojen lisäksi muun muassa tietoa luonnonperinnöstä ja taiteesta. Ne voivat olla esimerkiksi asiakirjoja, esineitä, painotuotteita, taideteoksia, luonnontieteellisiä aineistoja, kuvia ja audiovisuaalisia aineistoja, sekä dokumenttiaineistoja ja kyselyaineistoja.

Käsittelyperuste pitää sisällään myös mahdollisuuden käsitellä kulttuuriperintöaineistoja siinä tarkoituksessa, että kyseiset aineistot saatetaan käytettäväksi. Rekisterinpitäjän on tässäkin käsittelytarkoituksessa arvioitava, onko käsittely tarpeellista ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuihin päämääriin nähden. Rekisterinpitäjän on käsittelyn oikeasuhtaisuutta arvioidessaan otettava huomioon rekisteröidyn oikeudet ja henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet. Kun saatetaan esimerkiksi laajoja valokuva-aineistoja käytettäväksi, voi rekisterinpitäjä kiinnittää huomiota esimerkiksi aineiston ikään ja siihen, missä laajuudessa aineisto saatettaisiin käytettäväksi.