MyFondia VirtuaaliLakimies
21. toukokuuta, 2013

Tehokasta kiireettömyyttä?

”Kiirettä on pitänyt”. Aika normaali lausahdus kun vaihdat kuulumisia kaupungilla tuttuun törmätessäsi. Mitä jos ensi kerralla vastaatkin, että kuuluu mielenrauhaa, tyyneyttä ja selkeyttä? Aika raflaavaa, varsinkin jos se olisi totta. Turhan kiireinen alkuvuosi vei minut valmentaja Iina Rytikankaan päivän mittaiselle Tehokas ajankäyttö -kurssille. Kurssilta saikin tukun hyviä vinkkejä parempaan ajanhallintaan.

Päivän aikana kävimme läpi sitä, että lähtökohtana on kokonaisvaltainen hyvinvointi ja tasapaino elämän eri osa-alueiden välillä. Tasapaino löytyy siitä, että oikeasti käyttää aikaa niihin asioihin, jotka ovat omien arvojen mukaan itselle tärkeimpiä. Elämässä täytyy kaikkien tukijalkojen (työ, oma aika, perhe ja sosiaalinen elämä) olla vakaita. Kuulostaa järkevältä ja helpolta, mutta oikeassa elämässä kalenterit taitavat usein vääntyä aika yksipuolisesti ja ne itselle tärkeimmät asiat saattavat jäädä muiden, kiireellisemmiltä tuntuvien asioiden jalkoihin.

Myös oma arvio siitä, kuinka paljon aikaa mihinkin käyttää saattaa olla vääristynyt. On tutkittu, että tiettyihin asioihin käytämme todellisuudessa luultua vähemmän aikaa. Näitä ovat esimerkiksi hankalat tehtävät, asioiden suunnitteleminen, ihmisten johtaminen ja motivointi sekä perheen kanssa oleminen. Luultua enemmän aikaa käytämme puolestaan muun muassa netissä oloon, sähköpostien vilkuiluun, helppoihin ja kivoihin tehtäviin sekä päivälehtien lukemiseen.

Tarvitseeko kaikki tehdä täydellisesti vai riittäisikö tarpeeksi hyvin?

Juristin työn kannalta mielenkiintoinen harjoitus oli pohtia sitä, tarvitseeko kaikki tehtävät tehdä kympin arvoisesti vai voisiko aikaa käyttää enemmän valikoiden sen mukaan onko kyseessä A-, B- vai C-luokan tehtävä. Hankala kysymys, varsinkin jos sattuu olemaan perfektionisti. Asiaa avasi se, että jos haluaa kymppiä tehdä, niin kympin suoritus voi olla aivan erilainen A- ja C-luokan tehtäville. Haluaakohan asiakaskaan maksaa siitä, että tehtävät ylisuoritetaan, jos tarvetta siihen ei todellisuudessa ole?

Yksi vinkki, minkä päätin ottaa käyttöön, on aloittaa päivä ajattelemalla, että minulla on tänään riittävästi aikaa kaikkeen oleelliseen. Tulee aika erilainen, mukavan levollinen tunne sen sijaan että aivot ylikierroksilla puhkuisi aamusta lähtien sitä, kuinka stressaa eikä mitenkään ehdi tehdä kaikkea mitä pitäisi. Muutaman viikon testauksen perusteella tällainen positiivinen affirmaatio tuntuu todella toimivan (tarvitsen kylläkin useita toistoja päivän aikana). Mieli rauhoittuu tekemään järkeviä ratkaisuja.

Tärkeää on myös huomion kiinnittäminen siihen, mikä on oma luontainen tehokas työaika vuorokauden aikana. Minulla, niin kuin ilmeisesti monella muullakin, tehokkain työaika on aamulla kello 9-11. Tällöin on hyvä välttää edellisen päivän pieniä rästihommia ja sen sijaan pyhittää tämä aika kaikkein tärkeimpien asioiden tekemiseen. Sähköpostikin kannattaisi pitää tällöin kiinni, ettei keskittyminen häiriinny tulevista viesteistä. Vaikeaa, mutta ehkä tähänkin voi oppia.

Tehokasta työviikkoa kaikille!