MyFondia VirtuaaliLakimies
11. kesäkuuta, 2013

Lomalle levollisin mielin – arkistoi työpöytäsi järjestykseen

Kauan odotettu kesäloma lähestyy. Loman lähestyessä moni meistä yrittää saada ”hommat pakettiin” ja työpöydän järjestykseen. Systemaattinen asiakirjojen arkistointi on olennainen osa työpöydän siivoamista. Tässä järjestelyurakassa hienoa siistin työpöydän lisäksi on se, että monet jo kadonneiksi luullut sopimukset ja asiakirjat ilmaantuvat antaen niiden löytäjälle uuden mahdollisuuden arkistoida ne fiksummin.

Sähköisen sopimusarkiston yleistymisestä huolimatta useassa yrityksessä sopimuksia säilytetään edelleen huolimattomasti. Tämä johtaa helposti siihen, että sopimukset vanhenevat kenenkään huomaamatta tai niitä ei löydy kun niitä tarvittaisiin. Tutkimusten mukaan peräti parikymmentä prosenttia yritysten tekemistä sopimuksista on jatkuvasti hukassa, mikä aiheuttaa merkittävän riskin yrityksen liiketoiminnalle.

Millainen on hyvä sopimusarkisto?

Lomalle lähtöä ja yrityksen dokumenttien järjestykseen laittamista voi helpottaa huomattavasti sopimusten sähköisellä arkistoimisella. Sähköisessä sopimusarkistossa kaikki yrityksen tärkeät dokumentit ja asiakirjat ovat turvallisesti yhdessä paikassa. Palvelun avulla saat yrityksesi asiakirjat helposti järjestykseen sekä haluamiesi henkilöiden saataville organisaatiossanne. Voit myös jakaa asiakirjat esim. hallituksen, tilintarkastajasi tai juridisen neuvonantajasi käyttöön huomattavasti turvallisemmin kuin sähköpostitse lähetettäessä.

Hyvä sopimusarkisto muistuttaa käyttäjiä automaattisesti lähestyvistä eräpäivistä (esimerkiksi sopimuksen umpeutumisen lähestymisestä), ja sopimusmuutospäivämäärät ovat selkeästi näkyvissä sekä sopimusmuutokset helposti jäljitettävissä. Jotta sopimukset löytyisivät arkistosta vaivattomasti, on hyvä hakutoiminto yksi sähköisen sopimusarkiston tärkeimmistä piirteistä.

Hyvässä kunnossa oleva sopimusarkisto tehostaa yritysjärjestelyitä

Hyvin järjestyksessä oleva sähköinen sopimusarkisto palvelee myös mahdollisissa yrityskauppaprosesseissa, kun pohjatyö on jo valmiiksi tehtynä, ja asiakirjat ovat sähköisessä muodossa ja selkeäsi jäsenneltynä. Sopimusarkistosta halutut ja tarvittavat asiakirjat on vaivattomasti ja nopeasti siirrettävissä data roomiin.

Yritys, jonka sopimusarkisto on hyvin hoidettu, on myös huomattavasti houkuttelevampi ja riskittömämpi ostokohde kuin yritys, jossa on epäselvää, mitä sopimuksia yrityksessä on ylipäätään tehty saatikka missä ne sijaitsevat. Sopimusarkistolla voi siis olla merkittävä rooli yrityksen arvonmuodostukselle ja säilyttämiselle.

Sopimusarkisto osaksi yrityksen arkea

Tärkeintä sähköisessä sopimusarkistossa kuitenkin on, että kun yritys sellaisen hankkii, tulee sitä myös käyttää – eihän palovaroitinkaan auta pakkauksesta käsin. On siis tärkeää kouluttaa ja kannustaa yrityksen sopimuksen kanssa työskenteleviä henkilöitä käyttämään palvelua aktiivisesti ja tunnollisesti osana jokapäiväistä bisnestä. Hyvän sopimusarkiston piirteitä on myös asiantunteva käyttäjätuki, joka auttaa palvelun käyttöön liittyvissä kysymyksissä.

Jos sopimusten vieminen sähköiseen arkistoon tästä huolimatta tuntuu hankalalta tai työläältä, on sopimustenhallinta, mukaan lukien niiden skannaus ja arkistointi, mahdollista myös ulkoistaa kokonaan yrityksen ulkopuolelle. Tässä luotettavan yhteistyökumppanin valinta on luonnollisesti ensisijaisen tärkeää.

Kun asiakirjat ovat tallessa ja hyvässä järjestyksessä, niin kesälomallekin voi jäädä levollisin mielin.