MyFondia VirtuaaliLakimies
13. kesäkuuta, 2011

Huonot työvälineet kiusaavat tietotyöläistä

Olin asentamassa puutarhakeinua kaverini mökillä. Touhukas kaverini kaivoi vajastaan yhdellä akulla varustetun akkuporakoneen, josta loppui virta ja lataamista piti odottaa, jotta työtä voitiin jatkaa.

Odottelu tuntui puuduttavalta, koska mielessä oli jo rentouttava hetki toimivassa keinussa. Otimme käyttöön sähköllä toimivan tavallisen porakoneen, jolla pääsimme jatkamaan työtä, mutta rikoimmekin tällä työkalulla ruuvinkannat.

Tämän jälkeen irrotimme ruuveja hohtimilla, ja osa ruuveista katkesi. Keskeytimme asennuksen, mutta jatkoimme mökkeilyä ilman keinua. Tällainen touhottaminen hävetti, mutta samalla muistutti, kuinka tärkeää oikeat ja toimivat työkalut ovat työn sujuvuudelle.

Tehokkuutta tietotekniikasta

Miten onkaan tietotyöläisen työkalujen laita? Liian usein törmäämme työpaikoilla tilanteeseen, jossa työn tekeminen ei vain tahdo onnistua huonojen tai väärien työkalujen takia. Harvoin kuitenkaan nousemme barrikadeille, vaan hyväksymme hiljaisesti meille annettuina tekijöinä hankalat tietojärjestelmät – niihin kun ei itse voi vaikuttaa sen jälkeen, kun työnantaja tietoturvaan ja IT-politiikkaan vedoten julistaa yhteisesti ATK-osaston kanssa sovitut työvälineet työntekijän käyttöön.

Tietotekniikan pitäisi parantaa tuottavuutta ja lisätä tehokkuutta. Tehokkuus ja tuottavuus ovat kuitenkin sanoja, joiden merkitys on hämärtynyt puhuttaessa tietotekniikan hyödyistä. Tehokkuudella tarkoitetaan oikeiden asioiden tekemistä, oikeaan aikaan ja riittävän hyvin. Tuottavuus on tuotos- ja panosmäärän välinen suhde. Siis vähemmällä pitäisi saada enemmän aikaiseksi ja tehdä oikeita asioita eikä sortua perfektionismiin. Vastuu on työntekijällä, vaikka työnantaja vastaa työnteon edellytyksistä.

Sähköpostit ja monet muut erilaiset rinnakkain ja päällekkäin käytettävät ohjelmistot ovat lisänneet turhaa touhotusta. Saamme samassa ajassa vähemmän aikaiseksi. Joskus saattaa jopa käydä siten, että jotain tärkeämpää jää tekemättä, kun odotamme saapuvia viestejä ja touhotamme niiden perässä kuvitellen antavamme itsestämme tehokkaan kuvan.

Lisäksi tuottavuus heikkenee, kun työ keskeytyy riittävän monta kertaa ja ajatteluun tarvittava aikaa menee tietoteknisten apuvälineiden käyttöön ja valitettavan usein vielä hankalan käytön kanssa painiskeluun. Verkkoyhteys pätkii, ohjelmat kaatuvat ja tehty työ voi jopa kadota. Joskus työsopimuksessa kuvattu työaika ei riitäkään ja töitä on jatkettava kotona.

Asiantuntija ansaitsee arvoisensa työkalut

Aiemmin työpaikan tietotekniikkaa hyödynnettiin myös kotona. Nyt tilanne on kääntymässä päinvastoin. Jos työntekijä kokee välineet jäykiksi ja hankaliksi, alkaa omien, paremmaksi koettujen laitteiden salakuljetus työpaikoille. Puhutaan varjo-IT: stä, jonka seurauksena ihmiset joutuvat jopa rikkomaan sääntöjä tehdäkseen työnsä paremmin. On helpompi saada anteeksi kuin saada lupa.

Nuorempi sukupolvi, jota myös diginatiiveiksi kutsutaan, ei yksinkertaisesti suostu tekemään työtä huonoilla vehkeillä. Ikääntyneemmät saattavat joskus todeta tietotekniikan olevan nuorempien juttu, kun he jo niin pienestä pitäen ovat niillä pelanneet.

Aivot eivät kuitenkaan aseta mitään esteitä oppimiselle ikääntyessä. Ilokseni voin todeta, että esimerkiksi hallitustyötä tekevät eläkeläiset ovat olleet ensimmäisinä ottamassa käyttöön uusia toimintatapoja tehostavia palveluita ja työtä helpottavia työkaluja. Kun keski-ikäistyvät johtajat pyytävät assistenttejaan tulostamaan ja postittamaan heille kokousmateriaalin, lukevat seniorimmat jäsenet kokouksen aineistoja sujuvasti taulutietokoneiltaan. Asenne ratkaisee, tässäkin.

Työkalut joko auttavat saamaan asioita aikaiseksi tai hankaloittavat työntekoa merkittävästi. Huonoilla työvälineillä syntyy touhotusta mutta ei tuloksia. Ratkaisu ei ole tietoturvan ja estojen lisääminen. Oleellista on ratkaista työvälineiden käytettävyys- ja osaamisasiat ja antaa tietotyöläiselle arvoisensa työkalut.