MyFondia VirtuaaliLakimies
10. syyskuuta, 2013

Eihän tämä ollutkaan edullista? – Julkisten hankintojen sudenkuoppia

Julkisissa hankinnoissa on usein kyse merkittävistä hankinnoista hankintayksikön kannalta. Suuret hankinnat voivat kuormittaa huomattavasti hankintayksikön budjettia, jolloin erehtymisen varaa ei juuri ole. Kyseessä voi olla esimerkiksi tärkeä tietojärjestelmän hankinta, suuri tavarahankinta tai asiantuntijapalveluiden hankinta, jolloin on ensiarvoisen tärkeää, että kilpailutus onnistuu ja valituksi tulee paras mahdollinen tarjoaja hankintayksikön näkökulmasta. Ihannetilanteessa valituksi tulee siis hankintayksikön tarpeiden mukainen tarjoaja edullisimmalla hinnalla. Hankintajargonissa puhutaan myös nk. kokonaistaloudellisesta edullisuudesta.

Tähän ihanteeseen ei kuitenkaan päästä, mikäli tarjouspyyntöä ei suunnitella ja laadita huolellisesti. Huonosti ja puutteellisesti laadittu tarjouspyyntö johtaa useimmiten päinvastaiseen lopputulokseen sekä valituksiin, aikataulujen venymiseen ja huomattaviin ylimääräisiin kustannuksiin. Tämän lisäksi on syytä muistaa, että hankintayksikkö on sidottu tarjouspyynnön sisältöön ja tarjouspyynnön mukaisesti arvioituun parhaimman tarjouksen esittäjään. Mikäli jälkikäteen huomataan, että tarjouspyynnön vaatimukset eivät olekaan olleet riittävät tai hinnoittelun pisteytys johtaa epätoivottuun lopputulokseen, on liian myöhäistä. Hankintayksikön on valittava tarjouspyynnön mukaisesti arvioitu ”paras” tarjoaja. Tämä saattaa johtaa siihen, että ”edullisesta” tuleekin kallis sekä pahimmillaan siihen, että hankinta joudutaan uusimaan ja sama palvelu tai tuote ostamaan kahteen kertaan.

Esimerkkejä huonosti toteutetuista hankinnoista ei ole kovinkaan vaikea löytää, monesti niitä löytyy lehtiä lukemalla. Miltä esimerkiksi kuulostaa se, että huonosti toteutetun puolustusvoimien kilpailutuksen johdosta alokkaat saivat käyttää maihinnousukenkiä vain kasarmilla ja lomilla, koska muutoksenhaku oli keskeyttänyt uusien kenkien hankinnan. Tai se, että kirkon kupolit seisovat turistisesongin yli varastossa, koska niiden kultaustyötä ei voida aloittaa markkinaoikeudessa käydyn riidan takia? Esillä on myös ollut useita miljoonaluokan tietojärjestelmähankintoja, joita ei ole kilpailutettu lainkaan. Miten tällaisessa tilanteessa hankintayksikkö voi mitenkään varmistua siitä, että saa varmasti parhaimman tietoteknisen ratkaisun ja hinnan järjestelmän toimittajalta?

Erityisesti asiantuntijapalveluita hankittaessa ja tarjouspyyntöä laadittaessa on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, millä perusteella tarjoajien hinnoittelu pisteytetään. Ei varmaankaan kuulosta hankintayksikön kannalta järkevältä, että se joutuisi maksamaan jokaisesta asiantuntijan lähettämästä sähköpostista 90 euroa ja tämä ei vaikuttaisi millään tavalla tarjouksen arviointiin? Tai se, että puhelinneuvottelu asiantuntijan kanssa maksaa hankintayksikölle 90 euroa, neuvottelun pituudesta riippumatta. Nämä esimerkit ovat todellisia ja hankintayksiköt ovat joutuneet mm. valitsemaan tarjoajan, joka veloitti tuntihinnan lisäksi jokaisesta sähköpostista ja puhelinneuvottelusta erikseen 90 euroa. Lienee ilmeistä, että tilanne ei ole hankintayksikön kannalta kovin onnistunut lopputulos.

Toinen hinnoitteluun liittyvä perustavanlaatuinen ongelma asiantuntijapalveluissa on se, että tarjouspyynnöt arvioidaan useimmiten ainoastaan tuntihintojen perusteella. Tällöin valinnan on kohdistuttava edullisimman tuntihinnan ilmoittaneeseen tarjoajaan. Kaikki on näennäisesti hyvin, ainakin ensimmäiseen laskuun saakka. Mikäli tuntihinta on ainoa vertailtava kriteeri, eikä itse käytettävien tuntien määrää ole millään tavoin rajoitettu tarjouspyynnössä, edullisimman tuntihinnan tarjonnut voikin käyttää vaikka kaksinkertaisen määrän tunteja tehtävän suorittamiseen. Jälleen kerran, ”edullisesta” tuleekin kallis…

Asiantuntijapalveluita kilpailuttaessa toinen tärkeä kysymys hinnoittelun ohella on se, millaista laatua ja ominaisuuksia tarjoajilta vaaditaan. Tarjouspyyntö tulisi laatia mahdollisimman lähelle hankintayksikön todellisia tarpeita. Ei ole hankintayksikön etujen mukaista rajata mahdollista tarjoajajoukkoa pieneksi merkityksettömillä kriteereillä. Asiantuntijapalveluita hankittaessa muodollinen pätevyys ei aina takaa tosiasiallista pätevyyttä. Esimerkiksi oikeudellisia palveluita hankittaessa voidaan miettiä, onko tarpeellista vaatia tarjoajalta ehdottomana vaatimuksena jotain tiettyä titteliä (kuten esimerkiksi asianajaja, varatuomari, tms.)? Takaako pelkästään titteli osaamisen tietyllä erityisalalla vai olisiko kuitenkin parempi vaihtoehto saada projektiin kyseisen oikeudenalan erikoisosaaja? Hankintayksikön on siten tarkoin pohdittava ja kartoitettava omia tarpeitaan ennen tarjouspyynnön laatimista.

Yksi hyväksi todettu tapa välttää tässä kirjoituksessa esitettyjä sudenkuoppia on ottaa jo tarjouspyynnön laatimisvaiheessa yhteyttä hankinta-asiantuntijaan, joka voi auttaa hankinta-asiakirjojen laatimisessa siten, että yleisimmät valituksiin johtavat riskit poistetaan etukäteen. Samalla varmistaudutaan siitä, että hankintayksikkö on todellakin heijastanut tarpeensa tarjouspyyntöön, eikä sido vahingossa käsiään absurdeihin lopputuloksiin.