MyFondia VirtuaaliLakimies
21. marraskuuta, 2011

Kuinka pelastautua tietotulvasta?

Kansainvälinen tutkimuslaitos IDC:n mukaan vuonna 2010 syntyneen digitaalisen tiedon määrä vastaa tunnin mittaisen TV-sarjan jatkumista 125 miljardia vuotta taukoamatta. Samalla IDC arvioi digitaalisen tiedon määrän nelikymmenkertaistuvan seuraavan kymmenen vuoden aikana. Tuntuuko sinusta, että tietoa tulvii ovista ja ikkunoista?

Vähemmän on enemmän

Nykyään on entistä tärkeämpää osata suodattaa tietoa. Ihmisen oppimiskyky on rajallinen eikä tietoa voi enää ahmia samalla tapaa kuin ennen, koska tiedon määrä kasvaa valtavan nopeasti. Lisäksi tiedon omaksumiseen ja sulatteluun on entistä vähemmän aikaa, koska maailma on entistä reaaliaikaisempi ja tieto vanhenee nopeasti.

Tämän vuoksi on entistä tärkeämpää erottaa olennainen epäolennaisesta, hyvä tieto huonosta tiedosta sekä järjestää tieto nopeasti ja helposti löytyvään muotoon. Internetin sosiaalisista ja taloudellisista vaikutuksista kirjoittanut Clay Shirky toteaakin , että kokemamme informaatioähky ei johdu pelkästään siitä, että tietoa olisi tarjolla liikaa vaan enemmänkin siitä ettemme osaa suodattaa sitä.

Tiedon valtameressä on opeteltava uimaan

Sähköpostia tulee päivittäin valtava määrä ja viestien lukeminen ja niihin vastaaminen vie paljon aikaa. Asiakkaat, yhteistyökumppanit ja kollegat odottavat nopeaa reagointia viesteihin. Lisäksi olisi seurattava oman alan uutisia, firman sisäistä tiedottamista ja tiedettävä, mitä maailmalla tapahtuu. Tietotyön menestyksekäs suorittaminen edellyttää myös jatkuvaa kouluttautumista ja uuden opettelua.

Jatkuvan kiireen vuoksi asioita tehdään vanhoilla totutuilla työtavoilla ja välineillä. Työntekijöillä ei ole aikaa opetella käyttämään uusia tapoja tiedon käsittelyyn ja hallintaan. Täysin hullua! Kenelläkään ei pitäisi olla niin kiire, että jatkaa vain kävelyä kun voisi opetella ajamaan polkupyörällä. Sama pätee tietotyöläisen arkeen.

Tässä muutamia tapoja tietotulvan hallintaan ja ajan käytön tehostamiseen:

  • opettele käyttämään työpaikkasi sähköisiä työkaluja
  • poista uuden sähköpostiviestin hälytys ja lue sähköpostit vain 2-3 kertaa päivässä
  • pidä kalenteri aina ajan tasalla ja varaa sinne tunti päivässä omaa aikaa tärkeille töille
  • älä pidä turhia palavereja, valmistele ja valmistaudu palavereihin huolella, ole henkisesti läsnä ja ajoissa paikalla. Delegoi kun voit.
  • organisoi työt niin, että vältät turhia keskeytyksiä
  • hyödynnä älypuhelinta ja lue tärkeät uutiset RSS-feedeinä junassa tai bussissa
  • priorisoi työt tärkeisiin, ei-tärkeisiin, kiireellisiin ja ei-kiireellisiin. Jos asia ei ole kiireellinen eikä tärkeä, mieti kannattaako sitä tehdä.

Mitä tapoja itse käytät tietotulvan kesyttämiseen?