MyFondia VirtuaaliLakimies

Fondian asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 14.4.2020

Huomioithan, että tämä tietosuojaseloste koskee lähtökohtaisesti Suomessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä. Joissain kohdissa saattaa olla pieniä maakohtaisia eroja johtuen eri maiden kansallisesta lainsäädännöstä.

Rekisterinpitäjä:

Fondia Oyj (päävastuullinen taho)

PL 4

00101 Helsinki

+358 20 7205 400

fondia[at]ondia.com

sekä konserniyhtiömme Fondia Legal Services AB, Fondia Baltic Oü ja Fondia Lietuva UAB (jäljempänä ”me” tai ”Fondia”)

Yhteystieto tietosuoja-asioissa: privacy[at]fondia.com

Mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin ja mitkä ovat käsittelyn oikeusperusteet?

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja sinulta itseltäsi, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteistietopalveluiden tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi saatamme kerätä ja päivittää henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten sanomalehdistä ja uutisista, ammatillisista sosiaalisen median verkostoista ja yhtiöiden internetsivuilta sekä viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Saatamme luovuttaa tämän asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin alaisia tietoja yhteistyökumppaneillemme, jotka suorittavat markkinointia tai järjestävät kampanjoita ja tapahtumia kanssamme ja puolestamme, ja jotka katsovat olevansa rekisterinpitäjiä eivätkä lukuumme toimivia henkilötietojen käsittelijöitä (tällaisia tahoja ovat mm. erilaiset sosiaalisen median toimijat ja mainosverkostot). Muutoin emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei lainsäädäntö tai viranomaisen määräys velvoita meitä niin tekemään.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita (ajantasaisen listan alihankkijoistamme löydät täältä: Listaus alihankkijoista. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan sekä asiakas- ja markkinointijärjestelmiemme ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle osana toimintaamme. Henkilötietoja siirtäessämme varmistamme, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla käyttämällä EU-komission mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla tietojen vastaanottajan kuuluvan Privacy Shield -järjestelmän piiriin.

Miten käytämme evästeitä sivuillamme?

Verkkosivumme hyödyntävät evästeitä ja vastaavia tekniikoita verkkosivuston toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, käyttökokemuksen parantamiseksi ja analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi meidän tai kumppaneidemme tarjoamissa palveluissa. Evästeiden avulla voimme kerätä tietoja esimerkiksi siitä, miltä sivulta osoitteeseen siirrytään, mitä verkkosivujamme selataan ja milloin, mitä selainta käytetään ja mikä on tietokoneen IP-osoite.

Lisätietoja siitä, miten käsittelemme evästeitä, saat evästepolitiikastamme.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun tiettyyn asiakassuhteeseen, toimittajasuhteeseen tai palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Tämä aika on tyypillisesti kymmenen (10) vuotta. Markkinointitarkoituksiin käsiteltävää tietoa säilytämme toistaiseksi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisterissä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi niiltä osin, kuin käsittelemme tietoasi suostumukseesi perustuen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Voit toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen privacy@fondia.com.

Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Jos tekemämme muutokset ovat merkittäviä, voimme tiedottaa niistä sinulle muilla keinoilla, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tai laatimalla asiasta tiedotteen kotisivuillemme. Suosittelemme, että tarkastat tämän selosteen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista.