MyFondia VirtuaaliLakimies
26. syyskuuta, 2011

Kauanko vielä luotamme kivikautisiin allekirjoituksiin?

Parin viikkoa sitten ilmestyneen Talouselämän artikkelissa kerrottiin kesähelteillä kasaan puristetusta Suominen Oyj:n yritysjärjestelystä. Projekti huipentui siihen, että lakitoimiston kesätyöläiset kävivät erikseen hakemassa papereihin hallituksen jäsenten allekirjoituksia Järvi-Suomesta ja saaristosta.

Palasin jälleen pohtimaan, pitääkö näin ihan oikeasti olla vielä 2010-luvulla.

Jäänne menneisyydestä

Mieleeni muistuu jo edesmenneen isoäitini kertoma tarina upporikkaasta ystävättärestään, jolla oli ongelma. Keväisin osinkojen irtoamisen aikaan ystävätär suuntasi aina Munkkiniemen Kansallis-Osake-Pankkiin, jossa pankinjohtaja päästi hänet holviin tallelokerolleen. Rouva alkoi leikata osakkeistaan osinkokuponkeja, ja joka kevät toistui aina sama draama: osakkeita ja osinkokuponkeja oli niin paljon, että ensin rouva sai saksista jännetupentulehduksen, mutta jatkoi kuitenkin uurastustaan, kunnes lopulta pyörtyi tunkkaiseen holviin.

Kuka meistä edelleen leikkaa osinkokuponkeja? Ei kukaan, sillä arvo-osuusjärjestelmä pitää huolen siitä, että osingot löytävät automaattisesti ja sähköisesti tiensä pankkitileilleen.

Miksi me sitten edelleen käsin allekirjoitamme sopimuspapereita ja pöytäkirjoja, vaikka tekniset ratkaisut sähköisiä allekirjoituksia varten ovat olleet olemassa jo hyvän aikaa?

Sähköiseen työskentelyyn on vielä matkaa

Kun aikaansa seuraavat ja edistykselliset yritykset neuvottelevat sopimuksia, ne käyttävät moderneja ryhmätyöohjelmistoja (collaboration software) aineiston kokoamiseen. Sopimusluonnokset pidetään yhteisessä tietoturvallisessa sähköisessä työtilassa, jossa osapuolet voivat työstää samoja dokumentteja vaikka yhtä aikaa, tai sitten niitä vaihdetaan salattuina sähköpostilla.

Mutta mitä tapahtuu, kun monta mapillista käsittävä sopimusaineisto on valmiina hyväksyttäväksi? Se tulostetaan, minkä jälkeen lakimiehet parafoivat sen eli merkitsevät nimikirjaimensa jokaisen sivun alalaitaan. Kun koko aineisto on parafoitu, niin osapuolet juhlallisesti allekirjoittavat paperit. Tämän jälkeen aineisto luonnollisestikin skannataan, jotta se on jälleen sähköisesti saatavilla. Koomista, eikö?

Ainut papereja edellyttävä vaihe oli sopimusten allekirjoittaminen. Lopuksi allekirjoitetut sopimukset sitten luonnollisestikin arkistoidaan arkistohuoneeseen, jossa ne vievät toimistotilasta kalliita neliöitä.

Mikä meitä vielä pidättelee?

Lainsäädäntö ei juuri aseta muotovaatimuksia yleisimmin allekirjoitettaville asiakirjoille, vaan lakinäkökulmasta ne voidaan vapaasti tehdä myös sähköisesti. Samoin sähköisiä allekirjoituksia ja varmenteita koskeva lainsäädäntö on ollut olemassa jo hyvän aikaa. Tietoturva- ja todistusvoimanäkökulmista sähköinen allekirjoitus pesee perinteisen mennen tullen. Ja markkinoilla on saatavilla useita mielenkiintoisia ja käteviä ratkaisuja sähköiseen allekirjoittamiseen.

Mikä meitä siis vielä pidättelee? Miksi haluamme tässä asiassa pitää kiinni vanhasta? Mitkä ovat sinun kokemuksesi?

Minä väitän, että seuraavien viiden vuoden aikana tulemme näkemään sähköisten allekirjoitusten läpimurron ja alamme oikeasti luopua papereiden allekirjoittamisesta. Sille, joka osoittaa minun olevan väärässä, tarjoan syyskuussa 2016 illallisen Ravintola Savoyssa . Ja lupaan laskua maksaessani ehdottaa tarjoilijalle, että PIN-koodin käyttämisen sijaan allekirjoittaisin luottokorttitositteen käsin. Epäilen, että tätä ei enää katsota hyvällä.