MyFondia VirtuaaliLakimies
27. maaliskuuta, 2012

Jokainen yritys on oman Compliance-ohjelmansa räätäli

Englanninkielinen compliance-termi on tylsä ja mitäänsanomaton. Termin kääntäminen suomeksi ”lakien, sääntöjen ja määräysten noudattaminen” ei ainakaan tuo asiaan parannusta. Tulee kuva jähmeästä laajamittaisesta aiheesta, joka ei herätä minkäänlaisia tunteita tai intohimoa. Kun compliance-asioihin kuitenkin sukeltaa pintaa syvemmälle ja käsittelee niitä koskevia asioita, herättävät ne paljon keskustelua ja tunteita.

Fondialla 22.3.2012 järjestetyssä General Counsel Round Table –tilaisuudessa, jossa oli aiheena ”How to build a Compliance programme”, huomasimme että asiasta olisi voitu jatkaa keskustelua loputtomiin. Yksi erittäin hyvä osallistujien taholta esitetty kysymys oli, mitä kaikkea yrityksen compliance voi kattaa? Vastasin kysyjälle, että se voi kattaa ihan kaikkea. Yritysten compliance-ohjelmat perustuvat käytännössä yrityksen omiin arvoihin.

Compliance-ohjelman taustalla on yleensä yrityksen johdon huolellisesti tekemä riskianalyysi yrityksen kannalta epäsuotuisista tapahtumista, jotka saattavat aiheuttaa sille taloudellisia menetyksiä (kuten seuraamussakot, saamatta jääneet tulot, hävityt kaupat, sijoittajien pako jne.) tai negatiivista julkisuutta. Jokainen yritys on itse omien arvojensa ja Compliance-ohjelmansa räätäli.

Compliance osaksi yrityksen kulttuuria

Compliance-ohjelmaa luotaessa yrityksen kannattaa keskittyä oleellisiin asioihin, joissa riskit ovat suurimpia. Tällaisia asioita ovat esim. kilpailuoikeussäännöstöjen noudattaminen, lahjonnan sekä korruption vastaiset toimet, ympäristö- sekä työ- ja finanssilainsäädännön noudattaminen. Compliance-ohjelma kypsyy vuosien varrella, ja siitä tulee tehokas siinä vaiheessa kun siitä tulee osa yrityksen sisäistä kulttuuria. Compliance-ohjelman tulisi tukea liiketoimintaa, ei hankaloittaa sitä olennaisesti.

Monet suomalaiset suuryritykset ovat luoneet omat Compliance-ohjelmansa hiljattain. Jossakin yrityksissä lakimiehet kokevat olevansa sisäisiä poliiseja, joilta kysytään mitä saa tehdä ja mitä ei. Toisissa yrityksissä, kuten pankeissa on omat compliance-osastonsa. Ei kuitenkaan riitä, että compliance on yrityksessä vain muutamien kädessä ja vastuulla oleva asia. Yrityksen vahvan Compliance-kulttuurin edellytys on, että yrityksen koko johto on sitoutunut vahvasti yrityksen arvoihin ja Compliance-ohjelmaan. Sitoutuminen tulee näkyä myös muutoin kuin vain sanoina. Tarvitaan myös tekoja uskottavuuden takeeksi.

Tekoja, ei pelkästään sanoja

Shellissä , jossa ehdin toimia 14 vuoden ajan lakimiehenä, on järjestetty paljon koulutusta 2007 jälkeen compliance-asioista ja yhtiön voidaan sanoa olevan edelläkävijä näissä asioissa. Elektronisen koulutusohjelman kautta on käyty läpi aiheita mm. lahjontaan, korruptioon, rahanpesuun, tuonti- ja vientirajoituksiin, intressiristiriitoihin, talousraportointiin, henkilöstön moninaisuuteen ja syrjintään, lahjoihin ja vieraanvaraisuuteen liittyen. Kaikista tehokkaimmaksi henkilökunnan koulutustavaksi on kuitenkin osoittautunut paikallisen johtoryhmän vetämä face to face -koulutus, jossa jokainen on saanut miettiä mitä konkreettisia toimia häneltä odotetaan.

Shell on satsannut vuosikausia complianceen myös rahallisesti. Shell on mm. asettanut tavoitteekseen, että turvallisuus toteutuu sen kaikissa toiminnoissa ilman ihmishenkien menetyksiä. Tähän tavoitteeseen yhtiö uskoo pääsevänsä mm. asettamalla compliance-ohjelmassa työohjeita ja -sääntöjä korkeilla paikoilla työskentelyyn ja autoiluun sekä koulutuksella. Shellin tavoite on että kaikki sen toiminnoissa työskentelevät, niin oma henkilökunta, urakoitsijat kuin toimittajakin pääsevät elävinä kotiin. Moni yritys voi pitää tätä itsestäänselvyytenä, Shell ei.

Joskus compliance-politiikka voi sisältää lakiakin tiukempia määräyksiä: Shell on kieltänyt kaikilta Shell-ammattiautoilijoita, yhtiön leasing-autoilijoilta sekä työajoa ajavilta matkapuhelimeen puhumisen ajon aikana, puhuminen ei ole sallittua ajon aikana edes hands-freen kautta, koska se vaarantaa ajajan omaa sekä muiden tuvallisuutta. Lisäksi näiden autoilijoiden tulee osallistua kolmen vuoden välein pakolliseen koulutukseen, joka sisältää autoilun teoriaopinnot sekä teoriatestin, liukkaan kelin ajoharjoittelun omalla autolla sekä autokoulunopettajan kanssa suoritettavan testiajon.

Compliance on parhaimmillaan osa yrityskulttuuria. Tämä yrityskulttuuri voi vahvimmillaan muuttaa ihmisiä pysyvästi. Shell muutti omaa ajattelutapaani turvallisuusasioissa koko loppuelämäkseni, ja olen siitä ylpeä. Minkälainen yrityskulttuuri teillä on? Mitä yhtiönne on tehnyt arvojensa ja Compliance-ohjelmansa edistämisen eteen? Siinäpä mietittävää.